建设单位档案查询制度

PAGE建设单位档案查询制度一、总则（一）目的为加强建设单位档案管理，规范档案查询行为，保障档案信息的合理利用，维护档案的真实性、完整性和安全性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本建设单位内部各部门、分支机构以及与本单位档案查询相关的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则档案查询活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保查询行为合法合规。2.安全保密原则在档案查询过程中，要高度重视档案信息的安全保密工作，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务利用原则以服务本单位业务工作和合理需求为出发点，在确保档案安全的前提下，积极提供档案查询服务，提高档案利用效率。4.规范有序原则明确档案查询流程和要求，做到查询申请、审批、办理等环节规范有序，保证档案查询工作的顺利进行。二、档案查询范围（一）建设项目前期文件1.项目建议书、可行性研究报告及批复文件。2.环境影响评价报告及审批文件。3.建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关证件。（二）工程设计文件1.初步设计文件、施工图设计文件及变更设计文件。2.设计交底、图纸会审记录。（三）工程施工文件1.施工组织设计、施工方案。2.工程开工报告、施工日志。3.原材料、构配件及设备的质量证明文件、试验检测报告。4.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录。5.工程质量事故报告及处理记录。（四）工程监理文件1.监理规划、监理实施细则。2.监理月报、监理会议纪要。3.工程质量评估报告、监理工作总结。（五）工程竣工验收文件1.单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表。2.工程竣工决算报告、审计报告。3.工程质量保修书。（六）其他相关文件1.与建设项目有关的合同文件，如勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等。2.建设过程中形成的各类往来文件、函件、通知等。三、档案查询申请（一）内部人员查询申请1.本单位内部各部门因工作需要查询档案的，应由部门负责人填写《建设单位档案查询申请表》（以下简称“申请表”），注明查询目的、查询内容、查询期限等信息，并签字盖章。2.将申请表提交至本单位档案管理部门。（二）外部单位查询申请1.外单位因工作需要查询本单位档案的，应提前与本单位档案管理部门联系，说明查询目的、查询内容等情况。2.档案管理部门审核同意后，外单位应填写申请表，并提交相关证明材料，如单位介绍信、查询人身份证明等，经签字盖章后提交至档案管理部门。（三）个人查询申请1.涉及个人权益的档案查询，如本人的工程建设相关档案，个人应填写申请表，注明查询目的、查询内容等信息，并签字。2.提交本人身份证明等相关证明材料，经档案管理部门审核同意后进行查询。四、档案查询审批（一）审批流程1.档案管理部门收到查询申请后，应及时对申请内容进行审核。审核内容包括查询目的是否合理、查询内容是否明确、查询期限是否适当等。2.对于内部人员查询申请，档案管理部门审核通过后，报本单位分管领导审批。分管领导审批同意后，档案管理部门方可办理查询手续。3.对于外部单位查询申请，档案管理部门审核通过后，需报本单位主要领导审批。主要领导审批同意后，档案管理部门按照规定办理查询手续，并与外单位签订档案查询保密协议。4.对于个人查询申请，档案管理部门审核通过后，由档案管理部门负责人审批。审批同意后，即可办理查询手续。（二）审批期限档案管理部门应在收到查询申请后的[X]个工作日内完成审核，并将审核结果告知申请单位或个人。对于需报领导审批的申请，领导应在收到审批材料后的[X]个工作日内完成审批。五、档案查询办理（一）查询方式1.现场查询：申请单位或个人可到本单位档案管理部门指定的场所，在档案管理人员的协助下进行档案查询。2.复制查询：对于符合条件的查询申请，档案管理部门可根据申请内容提供档案复印件。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件清晰、完整。3.电子查询：对于已数字化的档案，档案管理部门可根据申请单位或个人的需求，提供电子档案查询服务。在提供电子档案时，应确保电子档案的真实性、完整性和安全性，并按照规定进行加密处理。（二）查询限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经法定程序批准，不得查询。2.档案原件一般不得外借。确因工作需要外借的，须经本单位主要领导批准，并办理相关借阅手续。外借期限不得超过[X]个工作日，到期应及时归还。3.对于重要档案或涉及多个项目的档案，如需进行批量查询或长时间查阅的，应经档案管理部门负责人同意，并安排专人协助查询。（三）查询记录1.档案管理部门应对每一次档案查询进行详细记录，记录内容包括查询申请时间、申请单位或个人、查询目的、查询内容、审批情况、查询方式、查询期限、查询结果等信息。2.查询记录应妥善保存，保存期限不少于[X]年。查询记录可采用纸质或电子形式保存，以便日后查阅和审计。六、档案查询监督与检查（一）内部监督1.本单位纪检监察部门负责对档案查询制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对档案查询工作进行抽查。2.档案管理部门应建立健全内部监督机制，加强对档案查询流程的管理和控制，确保查询工作规范有序。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合提供档案查询相关资料和信息。2.对于外单位提出的档案查询申请，应按照规定进行审核和办理，并及时反馈查询结果。同时，应接受外单位对档案查询工作的监督和评价。（三）违规处理1.对于违反本制度规定进行档案查询的单位或个人，档案管理部门应及时制止，并要求其纠正违规行为。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育等处理；对于情节严重的违规行为，如泄露档案信息、篡改档案内容等，应依法依规追究相关单位或个人的责任，并视情节轻重给予相应的行政处罚。3.因违规查询导致档案信息泄露、丢失或其他损失的，责任单位或个人应承担相应的赔偿责任。七、档案查询收费（一）收费原则1.本单位档案查询收费应遵循合理、公平、公开的原则，不得擅自提高收费标准或变相增加收费项目。2.收费标准应根据档案查询的成本、工作量等因素合理确定，并报本单位财务部门备案。（二）收费项目及标准1.现场查询：按照实际发生的人工成本、场地占用等费用收取查询服务费，收费标准为每小时[X]元。不足一小时的，按一小时计算。2.复制查询：根据复制档案的数量、纸张规格、复制方式等因素收取复制费。具体收费标准如下：A4纸黑白单面复印：每张[X]元；A4纸黑白双面复印：每张[X]元；A3纸黑白单面复印：每张[X]元；A3纸黑白双面复印：每张[X]元；彩色复印：根据实际情况另行收费。3.电子查询：对于提供电子档案查询服务的，按照查询的电子档案数量收取查询费，收费标准为每[X]兆字节[X]元。（三）收费方式1.档案管理部门在办理档案查询手续时，应向申请单位或个人明确告知收费项目及标准，并出具收费凭证。2.收费方式可采用现金、转账、支票等方式支付。申请单位或个人应在规定的时间内缴纳查询费用，逾期未缴纳