档案专审工作责任制度

PAGE档案专审工作责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案专审工作的规范化管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高档案管理水平，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案专审工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案专审工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，不受任何外部因素干扰，客观公正地开展档案专审工作。3.责任明确原则：明确各岗位在档案专审工作中的职责，做到责任到人。4.严谨细致原则：对档案内容进行全面、细致的审查，不放过任何疑点和问题。二、档案专审工作组织架构及职责（一）档案专审工作领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员担任组长，各相关部门负责人为成员。2.职责全面领导公司档案专审工作，制定档案专审工作方针和政策。审议档案专审工作年度计划和重大事项。协调解决档案专审工作中出现的重大问题。（二）档案专审工作小组1.组成人员：由档案管理部门牵头，抽调各相关业务部门熟悉档案管理和业务流程的人员组成。2.职责具体实施档案专审工作，按照规定的程序和方法对档案进行审查。对档案审查过程中发现的问题进行记录、分析，并提出整改建议。定期向档案专审工作领导小组汇报档案专审工作进展情况。（三）各部门职责1.档案管理部门负责制定档案专审工作制度和流程，并组织实施。对档案专审工作小组的工作进行指导和监督。负责档案专审工作相关文件、资料的收集、整理和归档。对档案审查结果进行汇总、分析，形成档案专审工作报告。2.业务部门负责提供本部门形成的档案资料，并确保其真实、完整、准确。配合档案专审工作小组开展档案审查工作，如实提供相关情况和信息。根据档案专审工作小组提出的整改建议，对本部门档案进行整改。三、档案专审工作流程（一）计划制定1.档案管理部门根据公司档案管理工作实际情况和上级要求，制定年度档案专审工作计划，明确审查范围、内容、时间安排、人员分工等。2.年度档案专审工作计划报档案专审工作领导小组审议通过后实施。（二）准备工作1.档案管理部门根据档案专审工作计划，向各业务部门发出档案审查通知，要求其按照规定时间和要求提交相关档案资料。2.档案专审工作小组人员熟悉档案审查相关法律法规、行业标准和公司档案管理制度，掌握档案审查的方法和技巧。3.准备档案审查所需的工具和材料，如档案审查清单、记录表格、计算机设备等。（三）审查实施1.档案专审工作小组按照档案审查清单，对各业务部门提交的档案资料进行逐卷、逐页审查。2.审查内容包括档案的形成过程、内容完整性、准确性、真实性、规范性等方面。3.审查过程中，如发现档案存在问题，应详细记录问题的性质、所在位置、影响程度等，并及时与业务部门沟通核实。4.对于重要档案或存在重大疑问的档案，可采取实地查阅、访谈相关人员等方式进行深入审查。（四）问题反馈与整改1.档案专审工作小组对审查过程中发现的问题进行梳理、汇总，形成档案审查问题清单。2.将档案审查问题清单反馈给相关业务部门，要求其在规定时间内进行整改，并提交整改报告。3.业务部门对档案审查问题进行分析，查找问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并组织实施。4.档案专审工作小组对业务部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。（五）结果汇总与报告1.档案专审工作小组对档案审查结果进行汇总、分析，形成档案专审工作报告。2.档案专审工作报告内容包括审查基本情况、审查发现的问题及整改情况、审查结论等。3.档案专审工作报告报档案专审工作领导小组审核通过后，作为公司档案管理工作的重要参考依据。四、档案专审工作质量控制（一）审查标准制定1.档案管理部门根据国家有关档案管理的法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定详细的档案审查标准。2.档案审查标准应明确档案的分类、编号、装订、内容填写等方面的具体要求。（二）审查人员培训1.定期组织档案专审工作小组人员参加业务培训，提高其业务水平和审查能力。2.培训内容包括档案管理法律法规、行业标准、审查方法和技巧、职业道德等方面。（三）审查过程监督1.档案管理部门对档案专审工作小组的审查过程进行全程监督，确保审查工作按照规定的程序和方法进行。2.定期对审查工作质量进行抽查，发现问题及时纠正。（四）审查结果复核1.对重要档案或存在重大疑问的档案审查结果，实行双人复核制度。2.复核人员应独立对审查结果进行再次审查，确保审查结果的准确性。五、档案专审工作责任追究（一）责任界定1.因业务部门提供虚假、不完整、不准确的档案资料，导致档案审查出现问题的，由业务部门承担主要责任。2.因档案专审工作小组人员审查不认真、不负责，未能发现档案存在的问题，导致审查结果失实的，由档案专审工作小组人员承担相应责任。3.因档案管理部门对档案专审工作组织不力、监督不到位，导致档案审查工作出现重大失误的，由档案管理部门承担领导责任。（二）责任追究方式1.对于责任较轻的，给予批评教育、责令作出书面检查等处理。2.对于责任较重的，给予警告、记过、记大过等行政处分。3.对于因工作失误给公司造成重大损失的，依法依规追究相关人员的法律责任。（三）责任追究程序1.由档案管理部门会同公司纪检监察部门对档案审查过程中发现的问题进行调查核实，确定责任主体。2.根据责任界定情况，提出责任追究建议，报公司领导审批。3.公司领导批准后，按照规定的责任追究方式对相关责任人员进行处理。六、档案专审工作保密管理（一）保密范围1.档案审查过程中涉及的公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等信息。2.档案审查工作中形成的各类文件、资料、记录等。（二）保密措施1.档案专审工作小组人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.审查工作应在专门的场所进行，无关人员不得进入。3.对审查过程中涉及的保密信息，应采取加密存储、专人保管等措施。4.未经公司批准，档案专审工作小组人员不得向任何单位和个人泄露保密信息。（三）泄密处理1.如发现档案专审工作小组人员存在泄密行为，应立即停止其工作，并采取措施防止泄密范围扩大。2.对泄密人员进行调查核实，依法依规追究其责任。3.及时采取补救措施，消除泄密