干事人事档案借阅制度

PAGE干事人事档案借阅制度一、总则（一）目的为规范干事人事档案的借阅行为，确保档案的安全与完整，维护档案信息的保密性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及干事人事档案借阅的部门和个人。（三）基本原则1.严格审批原则：借阅人事档案必须经过严格的审批流程，确保借阅用途合法合规。2.安全保密原则：借阅过程中要确保档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.限时归还原则：借阅者应在规定时间内归还档案，不得逾期。二、借阅申请（一）申请条件1.因工作需要，确需查阅干事人事档案的部门或个人。2.查阅内容与本人工作直接相关，且符合法律法规和公司/组织规定。（二）申请流程1.借阅人填写《干事人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、查阅内容、预计借阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表提交至档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人应重点审查借阅申请是否符合本制度规定，以及对档案安全和保密的潜在影响，审批通过后签署意见。4.借阅申请获得批准后，借阅人持批准后的申请表到档案管理部门办理借阅手续。三、审批权限（一）一般查阅审批1.查阅本部门干事人事档案，由部门负责人审批。2.查阅其他部门干事人事档案，需经档案管理部门负责人和借阅人所在部门负责人共同审批。（二）特殊查阅审批1.涉及干部选拔任用、重大人事决策等重要事项查阅人事档案，需经公司/组织主要领导审批。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织干事人事档案，需经公司/组织主要领导审批，并按照国家有关规定办理相关手续。四、借阅手续（一）借阅登记档案管理部门在办理借阅手续时，应详细登记借阅人姓名、部门、借阅日期、预计归还日期、档案名称及数量等信息，并由借阅人签字确认。（二）借阅凭证发放档案管理部门根据借阅登记情况，向借阅人发放《干事人事档案借阅凭证》，借阅人凭此凭证到档案库房提取档案。（三）档案提取借阅人应在档案管理部门工作人员的陪同下，到档案库房提取所需档案。提取档案时，档案管理部门工作人员应与借阅人共同核对档案名称、数量等信息，确保准确无误。五、借阅期限（一）一般借阅期限一般情况下，干事人事档案的借阅期限为[X]个工作日。借阅人应在规定期限内归还档案，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（二）特殊借阅期限对于因特殊原因需要长期借阅人事档案的情况，如干部考察、审计等，借阅期限由档案管理部门根据实际工作需要确定，但最长不得超过[X]个月。六、借阅要求（一）借阅场所要求借阅人事档案应在档案管理部门指定的阅览室进行，不得将档案带出指定场所。如因工作需要必须带出的，需经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。（二）查阅方式要求借阅人应在档案管理部门工作人员的监督下查阅档案，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得在档案上批注、污损。如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并由档案管理部门工作人员负责复印，复印件应加盖档案管理部门印章。（三）安全保密要求1.借阅人应对所借阅的人事档案严格保密，不得向无关人员泄露档案内容。2.借阅人在借阅期间应妥善保管档案，不得遗失、损坏档案。如发生档案遗失或损坏情况，借阅人应立即向档案管理部门报告，并承担相应责任。七、归还手续（一）档案核对借阅人归还档案时，档案管理部门工作人员应与借阅人共同核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（二）归还登记档案管理部门工作人员在办理归还手续时，应在借阅登记册上注明档案归还日期，并由借阅人签字确认。（三）借阅凭证收回档案管理部门收回借阅人所持的《干事人事档案借阅凭证》，并进行妥善保管。八、监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对人事档案借阅情况进行检查，检查内容包括借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规、档案归还是否及时等。（二）违规处理对于违反本制度规定借阅人事档案的行为，档案管理部门应及时进行制止，并视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予批评教育；情节严重的，按照公司/组织有关规定追究责任。九、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案