档案馆档案室制度汇编

PAGE档案馆档案室制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案室的管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门及人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保无重要遗漏。3.保密性原则：严格保护档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范。二、档案管理职责（一）档案馆档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案（如红头文件、会议纪要等）、业务档案（如项目档案、合同档案等）、人事档案、财务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、编目、装订等基础工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查询与利用。5.负责档案的安全保管，包括档案库房的日常管理、温湿度控制、防火防盗防虫等措施。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。7.组织开展档案业务培训，提高公司/组织整体档案管理水平。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类，并定期移交至档案馆档案室。2.明确本部门兼职档案管理人员，负责本部门日常档案管理工作的落实。3.在各项业务活动中，同步做好档案的形成、积累和保管工作，确保档案的完整性和准确性。4.配合档案馆档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：公司/组织各类文件、通知、报告、请示、批复、信函等。2.业务档案：项目档案：项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、验收报告等。合同档案：各类合同文本、补充协议、合同变更记录等。营销档案：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。3.人事档案：员工入职登记表、劳动合同、工资档案、考核记录、培训记录、奖惩记录等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。5.其他档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（奖杯、证书等）。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的档案收集齐全，不得拖延或遗漏。对于重要文件，应在形成后[X]个工作日内移交。2.档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.收集的档案应字迹清晰、内容完整，如有破损或褪色等情况，应进行修复或复制。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。例如，文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等；业务档案可按项目类别、合同类型等分类。2..编号：为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。编号规则应统一制定并在全公司/组织范围内执行。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和美观。四、档案保管（一）库房管理1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。2.温湿度控制：库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。配备温湿度监测设备，定期记录温湿度数据。3.安全防护设施：安装防火报警装置、防盗门窗、监控摄像头等安全设备，确保库房安全。4.库房布局：合理划分档案存放区域，设置不同类型档案的专用货架，并标明存放类别。（二）档案存放1.上架存放：档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体档案存放：纸质档案应存放在专用档案柜中；声像档案、电子档案等应分别采用不同的存储方式，并做好标识和备份。3.特殊档案存放：对于机密档案、重要档案等应单独存放，采取加密存储或专人保管等措施。（三）档案保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.确定原则：反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映公司/组织一般活动，在一定时期内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。反映公司/组织局部工作，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，列为短期保管。（四）档案定期检查1.档案馆档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.检查内容：包括档案的数量、完整性、保管状况、存储环境等。3.检查记录：对检查情况进行详细记录，发现问题及时采取措施进行处理，并将处理情况记录在案。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因合法事由，按照规定程序查阅档案。3.根据法律法规要求，相关部门调阅档案。（二）利用流程1.内部查阅：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后交档案馆档案室。档案馆档案室工作人员根据申请表提供档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人信息、查阅时间、查阅档案内容等。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案馆档案室工作人员同意，并进行登记。2.外部查阅：查阅单位提交查阅申请函，说明查阅档案的用途、范围等，并加盖单位公章。公司/组织相关部门对查阅申请进行审核，审核通过后报公司/组织领导审批。档案馆档案室凭审批同意的申请函，按照内部查阅流程提供档案，并做好相关记录。查阅过程中，档案馆档案室应安排专人陪同，确保档案安全。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密、商业秘密的档案，未经批准不得查阅、复制或传播。2.档案利用应遵循原始性原则，不得擅自更改档案内容。3.利用档案时，不得损坏档案载体，如造成损坏应承担相应责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆档案室负责人、相关业务部门代表、档案管理专家等组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，对档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否仍具有查考利用价值，是否涉及重要历史事件、业务活动等。3.考虑档案的完整性、准确性等因素。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行逐卷审查。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。3.将《档案销毁清册》提交公司/组织领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁后，由档案馆档案室指定专人负责销毁工作。2.销毁方式：纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；电子档案应进行彻底删除，并做好存储介质的销毁处理。3.销毁记录：销毁过程中应安排专人监销，并在《档案销毁清册》上记录销毁时间、地点、方式等信息，监销人签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门在业务活动中形成的电子文件，应按照档案管理要求及时收集，并进行规范整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保能够长期有效读取。（二）电子档案存储1.建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，进行数据备份。2.定期对电子档案进行数据迁移和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）电子档案利用1.提供电子档案在线查阅功能，方便公司/组织内部人员利用。2.如需下载电子档案，应经授权，并按照规定进行登记。（四）电子档案安全管理1.采取防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止电子档案被非法入侵和篡改。2.对电子档案管理人员进行定期培训，提高其安全意识和操作技能。八、声像档案管理（一）声像档案收集1.公司/组织在各类活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，应及时收集整理。2.收集的声像资料应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息。（二）声像档案整理1.按照声像资料的类别、时间顺序等进行分类整理。2.对照片进行冲印、标注，并制作相册或电子相册；对录音、录像资料进行转录、编辑，并刻录成光盘或存储在电子存储设备中。（三）声像档案保管1.声像档案应存放在专门的音像柜或存储设备中，确保存放环境适宜。2.定期对声像档案进行检查，防止音像资料损坏或丢失。（四）声像档案利用1.根据需要提供声像档案的查阅、播放服务。2.利用声像档案时，应注意保护音像资料的原始状态。九、实物档案管理（一）实物档案收集1.公司/组织获得的奖杯、证书、奖牌、纪念品等实物，应作为实物档案进行收集。2.实物档案应在获得后[X]个工作日内移交至档案馆档案室，并详细登记实物的名称、颁发单位、颁发时间、来源等信息。（二