档案迁移制度及流程表

PAGE档案迁移制度及流程表一、总则1.目的为了规范公司/组织档案迁移工作，确保档案的安全、完整和有效利用，保障员工权益，特制定本制度及流程表。2.适用范围本制度适用于公司/组织内部员工档案的迁移，包括因工作调动、离职、退休等原因导致的档案转移。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案迁移工作合法合规。准确及时原则：保证档案信息准确无误，及时完成迁移手续，避免因延误造成不良影响。安全保密原则：妥善保管档案，防止档案丢失、损坏或泄露，维护档案的保密性和安全性。二、档案迁移的类型及适用情况1.工作调动迁移员工因公司内部工作调动，需要将档案从原工作部门或岗位所在地区迁移至新的工作部门或岗位所在地区。2.离职迁移员工因辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开公司/组织，需将档案迁移至新的接收单位或人才市场等指定地点。3.退休迁移员工达到法定退休年龄办理退休手续后，档案需要迁移至相应劳动保障部门或指定的档案管理机构。三、档案迁移流程（一）工作调动迁移流程1.申请员工填写《工作调动档案迁移申请表》，详细说明调动原因、新工作岗位及接收部门等信息，并提交给原工作部门负责人审核签字。原工作部门负责人对申请进行审核，确认调动情况属实，签字同意后将申请表交至人力资源部门。2.审核人力资源部门收到申请表后，对员工调动的合理性、合规性进行审核。审核内容包括调动是否符合公司规定的工作调动条件、新岗位与员工能力和资质是否匹配等。审核通过后，人力资源部门在申请表上加盖部门章，并将申请表转至档案管理部门。3.档案整理档案管理部门接到申请表后，对员工档案进行整理。检查档案的完整性，确保档案中各项材料齐全、真实有效，无缺失或涂改情况。对档案进行分类、编号，制作档案清单，详细记录档案内包含的文件名称、日期等信息。4.档案交接档案管理部门与原工作部门进行档案交接。双方核对档案清单，确认档案数量和内容无误后，在档案交接清单上签字确认。原工作部门将档案密封，并在封口处加盖部门章，移交给档案管理部门。5.迁移手续办理档案管理部门根据新工作部门所在地区及接收要求，办理档案迁移手续。对于跨地区迁移档案的情况，按照国家档案管理相关规定，通过机要交通或专人送达等方式进行迁移，确保档案安全、准确送达。在迁移过程中，档案管理部门要及时跟踪档案迁移进度，确保档案按时到达新的接收部门。6.档案接收确认新工作部门收到档案后，对档案进行核对。确认档案的完整性和准确性，检查档案是否在迁移过程中出现损坏或丢失情况。如发现问题，新工作部门及时与档案管理部门沟通，协商解决办法。核对无误后，新工作部门在档案接收回执上签字盖章，并将回执返回给档案管理部门。（二）离职迁移流程1.离职申请员工向所在部门提交书面离职申请，详细说明离职原因、预计离职日期等信息。所在部门负责人对离职申请进行审批，签字同意后将申请转至人力资源部门。2.离职手续办理人力资源部门收到离职申请后，通知员工办理离职手续。包括工作交接、财务结算、归还公司物品等。员工完成离职手续后，人力资源部门在离职申请表上加盖部门章，并注明离职手续已办理完毕。3.档案整理档案管理部门接到离职申请表后，对员工档案进行整理。重点检查档案中与离职相关的材料是否齐全，如离职证明、解除劳动合同协议等。对档案进行再次核对，确保档案信息准确无误。4.档案交接档案管理部门与员工进行档案交接。员工确认档案内容无误后，在档案交接清单上签字。档案管理部门将档案密封，并在封口处加盖部门章。5.迁移手续办理根据员工新的接收单位或人才市场要求，档案管理部门办理档案迁移手续。对于迁移至人才市场的情况，按照人才市场的规定，提供相关材料，办理档案托管手续。对于迁移至其他单位的情况，按照对方单位要求，通过合适的方式将档案送达。6.迁移结果反馈档案管理部门及时跟踪档案迁移情况，确保档案成功迁移至新的接收单位。将档案迁移结果反馈给人力资源部门，由人力资源部门通知员工档案迁移已完成。（三）退休迁移流程1.退休申请员工达到法定退休年龄前一个月，向所在部门提交《退休申请表》，并附上身份证、户口本等相关证明材料。所在部门对退休申请进行初审，核实员工年龄、工作年限等信息，签字同意后将申请及材料转至人力资源部门。2.退休审核人力资源部门对退休申请进行审核。审核内容包括员工的退休条件是否符合国家规定、工作年限计算是否准确、社保缴纳情况是否达标等。审核通过后，人力资源部门在申请表上加盖部门章，并将申请表及相关材料转至档案管理部门。3.档案整理档案管理部门接到退休申请表及材料后，对员工档案进行全面整理。重点检查档案中与退休相关的材料，如招工表、工资表、劳动合同等，确保档案能够完整反映员工的工作经历。核对档案信息与退休申请信息是否一致，对发现的问题及时进行核实和更正。4.档案交接档案管理部门与员工进行档案交接。员工确认档案内容无误后，在档案交接清单上签字。档案管理部门将档案密封，并在封口处加盖部门章。5.迁移手续办理根据当地劳动保障部门要求，档案管理部门办理档案迁移手续。提供退休审批表、档案清单等相关材料，确保档案准确无误地迁移至劳动保障部门指定的档案管理机构。在办理迁移手续过程中，与劳动保障部门保持密切沟通，及时了解办理进度和要求。6.迁移结果确认档案管理部门跟踪档案迁移情况，确保档案成功迁移至劳动保障部门指定机构。收到劳动保障部门关于档案接收的确认信息后，将结果反馈给人力资源部门，由人力资源部门通知员工退休档案迁移已完成。四、档案迁移过程中的注意事项1.档案材料的真实性和完整性在档案整理过程中，要严格审核档案材料的真实性，确保所有材料均为原件，无伪造、篡改情况。检查档案材料的完整性，对于缺失的重要材料，要及时与相关部门或人员核实补充。2.档案的保密性档案管理人员要严格遵守保密制度，在档案迁移过程中，不得泄露档案内容。对于涉及员工个人隐私信息的档案材料，要采取加密、专人传递等措施，确保信息安全。3.迁移时间的把控根据不同类型的档案迁移，合理安排迁移时间。避免因时间安排不当导致档案迁移延误，影响员工正常工作或退休手续办理。对于紧急的档案迁移情况，要开辟绿色通道，优先处理。4.迁移方式的选择根据档案迁移的目的地、重要性等因素，选择合适的迁移方式。对于重要档案或跨地区迁移，优先采用机要交通或专人送达方式，确保档案安全可靠。5.与相关部门的沟通协调在档案迁移过程中，档案管理部门要与原工作部门、新接收部门、人力资源部门、劳动保障部门等相关部门保持密切沟通协调。及时了解各方需求和要求，解决迁移过程中出现的问题。五、档案迁移的监督与检查1.内部监督公司/组织内部设立档案迁移监督小组，由人力资源部门、审计部门等相关人员组成。监督小组定期对档案迁移工作进行检查，重点检查档案迁移流程是否合规、档案材料是否真实完整、迁移时间是否符合要求等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保档案迁移工作规范有序进行。2.外部监督接受上级主管部门、档案管理部门等外部机构的监督检查。积极配合外部监督机构的工作，如实提供档案迁移相关资料和信息。对于外部监督机构提出的意见和建议，认真落实整改，不断完善档案迁移工作。六、档案迁移过程中的责任追究1.对档案管理人员的责任追究档案管理人员在档案迁移过程中，如因工作失误导致档案丢失、损坏、泄露或迁移延误等情况，视情节轻重给予相应的纪律处分。情节较轻的，给予警告、批评教育等处分；情节严重的，给予记过、降职、撤职等处分；造成重大损失或恶劣影响的，依法追究法律责任。2.对相关部门及人员的责任追究原工作部门、新接收部门、人力资源部门等相关部门及人员，在档案迁移过程中，如因故意拖延、提供虚假信息等原