营销管理档案制度标准

PAGE营销管理档案制度标准一、总则（一）目的为加强公司营销管理档案工作，确保营销管理档案的真实、完整、有效和安全，提高营销管理水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司营销管理活动中形成的各类档案，包括但不限于市场调研、客户信息、营销策划、销售合同、广告宣传、售后服务等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司营销管理档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则营销管理档案应如实反映营销管理活动的全过程，数据准确、内容真实，不得篡改或伪造。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.便于利用原则档案管理应便于营销人员及其他相关人员查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善营销管理档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责营销管理档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立营销管理档案信息数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。4.定期对营销管理档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.为公司营销决策提供档案信息支持和服务。（二）各部门职责1.负责本部门营销管理档案的收集、整理和初步审核工作，并按规定定期移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的真实、完整和及时归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和统计工作，按照规定提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.市场调研档案包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料、消费者需求调查等。2.客户信息档案客户基本资料（如名称、地址、联系方式、经营范围等）、客户信用档案、客户交易记录、客户投诉与反馈等。3.营销策划档案营销策划方案、促销活动计划、广告宣传计划、营销预算等。4.销售合同档案销售合同文本、订单、销售协议、销售变更记录等。5.广告宣传档案广告策划书、广告投放计划、广告制作资料、广告效果评估报告等。6.售后服务档案客户售后服务记录、维修记录、退换货记录、客户满意度调查等。7.其他与营销管理相关的档案如营销会议纪要、营销培训资料、营销业绩统计报表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.分类整理按照档案的形成来源、时间顺序、内容性质等进行分类，形成一级类目、二级类目等多层次的分类体系。例如：市场调研档案行业研究竞争对手分析消费者调研客户信息档案潜在客户现有客户重点客户营销策划档案年度营销策划季度营销策划专项营销策划销售合同档案国内销售合同国际销售合同合同变更记录广告宣传档案平面广告视频广告户外广告售后服务档案客户投诉处理产品维修记录客户回访记录其他档案营销会议纪要营销培训资料营销业绩报表2.编号标识为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号标识。编号应具有唯一性和系统性，可采用数字编码、字母编码或数字与字母混合编码的方式。例如：市场调研档案：SC001、SC002……客户信息档案：KH001、KH002……营销策划档案：YC001、YC002……销售合同档案：HT001、HT002……广告宣传档案：GG001、GG002……售后服务档案：SF001、SF002……其他档案：QT001、QT002……3.编目装订对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。档案应按照编目顺序进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在档案整理完毕后，按照规定的时间和要求及时向档案管理部门移交档案。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案应退回原部门进行补充或修正。3.档案归档应按照分类体系进行，确保档案存放有序，便于查找和利用。（二）保管期限营销管理档案的保管期限根据档案的重要性和时效性分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管档案涉及公司重大营销决策、核心客户信息、重要销售合同等具有长期保存价值的档案。2.长期保管档案保存期限为[X]年的档案，如年度营销策划方案、主要客户的交易记录等。3.短期保管档案保存期限为[X]年的档案，如一般性的市场调研资料、临时性的营销活动档案等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应分类存放在档案柜中，排列整齐，并定期进行检查和清点。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储和标识，确保数据的安全性和可访问性。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅营销管理档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应经公司主管领导批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位或个人查阅公司营销管理档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司主管领导批准，档案管理部门应安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或拍照档案内容。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.将审批后的申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息查找相应档案，并办理查阅登记手续。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记或损坏。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记册上注明归还日期。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司营销决策、业务开展等提供档案信息支持和服务。根据需要，可对档案进行整理、汇总、分析，形成专题报告或数据统计报表，供相关人员参考。2.对于涉及营销管理的重要档案资料，档案管理部门可组织相关人员进行研讨和学习，促进公司营销管理水平的提升。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定方法1.对保管期限已满的档案，鉴定小组应逐卷（件）进行审查，根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，判断其是否仍有保存价值。2.对于仍有查考利用价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司主管领导批准后予以销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门根据批准的《档案销毁申请表》，编制《档案销毁清单》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、数量等信息