EPC项目对外协调方案

EPC项目对外协调方案一、总则1.1编制目的为规范EPC项目（工程总承包项目）对外协调工作，明确协调职责、流程和措施，高效统筹协调与项目相关的外部单位，保障项目立项、设计、采购、施工、验收、交付等各阶段工作顺利推进，减少外部因素对项目进度、质量、安全、成本的影响，确保项目总体目标实现，特制定本方案。1.2编制依据依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国招标投标法》《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，以及项目总承包合同、业主方要求、行业管理规范等，结合项目实际情况编制。1.3适用范围本方案适用于本EPC项目全生命周期内，与所有外部单位（含政府主管部门、业主方及相关方、设计协作单位、供应商、分包商、周边社区及居民、公用事业单位等）的协调沟通工作，涵盖项目各阶段的信息对接、问题解决、关系维护等各类对外协调事项。1.4核心原则目标导向，统筹兼顾：以项目总体目标为核心，围绕进度、质量、安全、成本等关键指标开展协调工作，兼顾各方合理诉求，实现共赢。主动前置，预防为主：提前预判项目各阶段可能出现的外部协调风险，主动开展沟通对接，提前化解潜在矛盾，避免问题滞后影响项目推进。依法合规，规范高效：严格遵守法律法规及相关规定，规范协调流程和沟通方式，确保协调工作有序、高效开展。分级负责，协同联动：明确各层级、各部门的协调职责，建立内部协同机制，形成对外协调合力，提升协调效率。二、组织架构与职责分工2.1对外协调领导小组成立项目对外协调领导小组，作为对外协调工作的决策机构，统筹全局协调工作。组成人员：组长由项目经理担任，副组长由项目副经理、总工程师担任，成员由各部门负责人（设计管理部、采购部、施工管理部、安全质量部、成本合约部、综合办公室等）组成。主要职责：

审定对外协调工作方案、重大协调策略和协调事项的解决方案；统筹协调解决项目对外协调中的重大问题，决策跨部门、跨领域的复杂协调事项；对接业主方、政府主管部门等核心外部单位的高层沟通工作；监督检查对外协调工作的落实情况，考核协调工作成效。2.2对外协调办公室在综合办公室下设对外协调办公室，作为对外协调工作的日常执行机构，负责协调工作的统筹、组织、推进和归档。组成人员：主任由综合办公室负责人兼任，成员由各部门指定的专职/兼职协调专员组成。主要职责：

制定和修订对外协调工作方案、流程和细则，组织落实协调工作任务；统筹管理项目对外协调信息，建立协调台账，跟踪协调事项的进展情况；组织开展日常对外协调沟通工作，协调解决一般性协调问题；汇总协调工作情况，定期向领导小组汇报，提出需领导小组决策的重大协调事项；负责对外协调资料的收集、整理、归档工作。2.3各专项协调小组根据项目对外协调的主要对象和内容，设立各专项协调小组，负责对应领域的专项协调工作，接受对外协调办公室的统筹管理。政府协调小组（牵头部门：综合办公室）：

负责与项目所在地的政府主管部门对接，包括发改委、住建委、自然资源局、生态环境局、应急管理局、城管执法局、消防救援支队、人防办等；办理项目立项、规划许可、施工许可、环评、安评、消防审批、人防审批、竣工验收备案等各类行政审批手续；跟踪落实政府相关政策法规变化，及时传达至项目各部门，确保项目建设符合政策要求。业主协调小组（牵头部门：项目经理部）：

负责与业主方及业主相关方（如监理单位、造价咨询单位）的日常沟通对接；及时向业主方汇报项目进展情况、存在的问题及解决方案，争取业主方的支持和配合；协调落实业主方提出的需求和要求，办理项目变更、签证、进度款支付等相关手续；组织开展与业主方的定期沟通会议，协调解决项目实施过程中与业主方相关的争议和问题。设计协作协调小组（牵头部门：设计管理部）：

负责与项目设计分包单位、勘察单位、设计审查单位的沟通协调；协调推进设计方案优化、施工图设计、设计交底、图纸会审等工作，确保设计进度和质量满足项目要求；协调解决设计过程中存在的技术问题，对接业主方和施工部门提出的设计变更需求，推进设计变更的审批和落实。采购供应协调小组（牵头部门：采购部）：

负责与项目设备供应商、材料供应商、采购代理机构的沟通协调；协调落实设备材料的采购、生产、运输、到货验收、安装调试等工作，确保设备材料按时、按质、按量供应；协调解决采购过程中出现的质量问题、交付延迟问题、合同争议等。施工协调小组（牵头部门：施工管理部）：

负责与项目施工分包单位、劳务分包单位、检测单位的沟通协调；协调推进施工进度、质量、安全管理工作，解决施工过程中出现的技术难题、交叉作业冲突等问题；协调落实施工场地、施工用水用电、施工道路等施工条件，保障施工顺利开展。周边关系协调小组（牵头部门：综合办公室）：负责与项目周边社区、居民、企事业单位、物业公司等的沟通协调；开展项目建设宣传工作，告知项目建设意义、进度安排及环保、安全措施，争取周边各方的理解和支持；协调解决项目施工过程中对周边产生的噪音污染、扬尘污染、交通影响、采光影响等问题，处理周边居民的投诉和诉求；组织开展公益活动、慰问活动等，维护良好的周边关系。公用事业协调小组（牵头部门：施工管理部）：负责与供水、供电、供气、供热、通信、排水、环卫等公用事业单位的沟通协调；办理项目施工及运营所需的水、电、气、热、通信等配套设施的接入手续；协调落实配套设施的施工、验收和开通工作，保障项目建设和运营的正常需求。三、对外协调对象与核心内容3.1政府主管部门协调对象：发改委、住建委、自然资源局、生态环境局、应急管理局、城管执法局、消防救援支队、人防办、市场监督管理局等。核心协调内容：

项目立项审批、可行性研究报告批复、规划选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证办理；施工许可证、质量监督备案、安全监督备案等施工前期手续办理；环境影响评价、安全评价、水土保持评价、地震安全性评价等专项评价审批；施工现场安全文明施工监督检查对接，扬尘、噪音污染防治管控；消防工程设计审核、消防验收或备案；人防工程审批、验收；项目竣工验收备案、竣工结算备案等后期手续办理。3.2业主方及相关方协调对象：业主单位、监理单位、造价咨询单位、业主指定分包单位等。核心协调内容：

项目总体目标、进度计划、质量标准的确认与对接；施工图纸会审、设计交底、设计变更的沟通与审批；施工现场签证、工程变更价款的确认；工程进度款支付申请与审核对接；分项工程验收、竣工验收的组织与对接；项目资料移交、竣工结算的推进。3.3设计与勘察协作单位协调对象：设计分包单位、勘察单位、设计审查机构、施工图审查单位等。核心协调内容：

设计任务书的交底与确认，设计方案的优化与评审；勘察现场作业的协调，勘察成果的审核与反馈；施工图设计进度的管控，设计图纸的审查与修改；设计交底、图纸会审的组织与实施；设计变更的提出、审核与落实，技术难题的协同解决。3.4供应商与采购相关单位协调对象：设备供应商、材料供应商、采购代理机构、物流运输单位、检测机构等。核心协调内容：

采购需求的明确与交底，招标文件的编制与审核；供应商的考察、评审与选定；采购合同的谈判、签订与履行，付款节点的对接；设备材料的生产进度跟踪，出厂检验与验收；设备材料的运输、卸货、仓储协调；设备安装调试、试运行的技术对接，质量问题的处理。3.5施工分包与劳务单位协调对象：施工总承包分包单位、专业分包单位、劳务分包单位、施工机械设备租赁单位、检测试验单位等。核心协调内容：

施工分包合同的谈判、签订与履行；施工进度计划的分解与落实，施工工序的衔接与协调；施工场地、施工用水用电、临时设施的分配与协调；施工质量、安全管理的监督与对接，隐患问题的整改协调；劳务人员的调配、培训与管理协调；施工检测试验的组织与协调，检测结果的反馈与处理。3.6周边社区与公用事业单位协调对象：项目周边社区居委会、居民、周边企事业单位、物业公司、供水公司、供电公司、供气公司、通信公司、排水公司、环卫部门等。核心协调内容：

项目建设信息的宣传与告知，争取周边各方的理解与支持；施工噪音、扬尘、振动、废水排放等环保措施的落实与沟通；施工期间交通导行、临时占道的协调与公示；周边居民投诉与诉求的受理与处理；水、电、气、通信等配套设施接入的手续办理与施工协调；建筑垃圾清运、环境卫生维护的协调。四、对外协调流程与机制4.1协调工作基本流程事项发起：各部门根据工作需要，提出对外协调需求，填写《对外协调事项申请表》，明确协调事项、协调对象、协调目标、所需资源、完成时限等信息，报对外协调办公室审核。审核立项：对外协调办公室对申请事项进行审核，对一般性协调事项直接立项并安排相关专项协调小组推进；对重大、复杂协调事项，报领导小组审核立项，由领导小组明确协调策略和牵头部门。沟通协调：专项协调小组根据立项要求，制定具体协调方案，主动与协调对象开展沟通对接，推进协调事项落实。协调过程中及时记录沟通情况，填写《对外协调沟通记录表》。问题解决：对协调过程中出现的问题，及时汇总分析，提出解决方案；若需多部门协同解决，由对外协调办公室统筹组织；若需领导小组决策，及时上报领导小组。结果确认：协调事项完成后，专项协调小组填写《对外协调事项完成确认表》，经协调对象确认后，报对外协调办公室备案。资料归档：对外协调办公室将协调事项的相关资料（申请表、沟通记录、完成确认表、相关合同协议、批复文件等）收集整理，纳入项目档案管理。4.2常态化协调机制定期沟通会议机制：

内部协调例会：每周召开一次对外协调工作例会，由对外协调办公室组织，各专项协调小组汇报协调事项进展情况、存在问题及下一步计划，统筹协调内部资源，推进协调工作。外部沟通例会：根据协调需要，定期与业主方、监理单位、主要供应商、分包商等核心外部单位召开沟通会议，每月至少一次，通报项目进展，协调解决合作过程中存在的问题。专题协调会议：针对重大、复杂的协调事项，由领导小组或对外协调办公室组织召开专题协调会议，邀请相关外部单位和内部部门参会，集中研究解决问题。信息报送与反馈机制：各专项协调小组每周向对外协调办公室报送《对外协调工作周报》，汇总本周协调工作情况；对外协调办公室每月向领导小组报送《对外协调工作月报》，汇报月度协调工作进展、重大协调事项解决情况及下一步工作计划。建立快速反馈通道，对协调过程中出现的紧急情况、重大问题，各专项协调小组需立即向对外协调办公室和领导小组汇报，确保问题及时得到响应和解决。台账管理机制：

对外协调办公室建立《对外协调事项台账》，对所有协调事项进行统一登记管理，明确事项编号、协调对象、协调内容、责任部门、完成时限、进展情况、结果等信息。各专项协调小组建立对应领域的专项协调台账，细化协调事项信息，定期更新，接受对外协调办公室的监督检查。4.3应急协调机制应急协调启动：当发生突发外部事件（如政府部门临时检查发现重大问题、周边居民大规模投诉、供应商突发断供、施工过程中与周边单位发生冲突等），影响项目正常推进时，相关专项协调小组立即启动应急协调机制，第一时间向对外协调办公室和领导小组汇报。应急处置流程：

快速响应：领导小组立即召开应急协调会议，分析事件原因、影响范围，制定应急协调方案，明确责任人和处置时限。协同处置：各相关部门和专项协调小组按照应急协调方案，快速开展沟通对接工作，采取有效措施控制事态发展，解决突发问题。动态跟踪：对外协调办公室实时跟踪应急协调工作进展，及时向领导小组汇报处置情况，根据事态变化调整处置措施。总结评估：应急协调事项处置完成后，各相关部门总结处置经验，分析事件原因，提出改进措施，报对外协调办公室归档。五、协调保障措施5.1人员保障明确各部门协调专员的岗位职责和工作要求，确保每个协调事项都有专人负责跟进。定期组织协调人员开展培训，提升协调人员的沟通技巧、法律法规知识、项目管理知识等专业能力。建立协调人员激励机制，对在对外协调工作中表现突出、有效解决重大协调问题的人员给予表彰奖励。5.2资源保障设立对外协调专项经费，保障协调工作所需的交通、通讯、会议、接待等费用，由财务部门负责管理，专款专用。配备必要的协调工作设备，如办公电脑、打印机、对讲机、摄像机、录音笔等，保障协调工作顺利开展。建立内部资源统筹调配机制，当对外协调工作需要多部门协同配合时，相关部门需积极提供支持，确保协调资源及时到位。5.3制度保障完善对外协调相关管理制度，包括协调工作流程、台账管理、信息报送、会议管理、保密管理等，规范协调工作行为。建立协调工作考核机制，将对外协调工作成效纳入各部门和相关人员的绩效考核体系，定期进行考核评估，对未按要求完成协调工作的部门和人员进行问责。加强对外协调工作的监督检查，由对外协调办公室定期对各专项协调小组的协调工作进展情况、台账建立情况、资料归档情况等进行检查，确保协调工作落到实处。5.4沟通保障建立多元化的沟通渠道，包括现场沟通、电话沟通、邮件沟通、视频会议、书面函件等，根据协调对象和协调事项的特点，选择合适的沟通方式。规范沟通行为，协调人员在沟通对接过程中需做到态度诚恳、语言规范、信息准确，严格遵守项目保密规定，维护项目良好形象。加强与外部单位的关系维护，定期开展走访、慰问等活动，建立长期稳定的合作关系，为项目对外协调工作创造良好的外部环境。六、附则6.1方案管理本方案由项目对外协调办公室负责解释和修订。根据项目进展情况、外部环境变化及实际协调工