档案移交接收制度范本

PAGE档案移交接收制度范本一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范档案移交接收工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位进行档案移交接收的活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案移交接收应确保档案内容真实、准确反映公司/组织各项活动和业务情况。2.完整性原则：移交接收的档案应齐全完整，涵盖公司/组织运营管理的各个方面。3.规范性原则：严格按照国家有关法律法规、行业标准以及公司/组织内部规定进行档案移交接收操作。4.及时性原则：档案形成后应及时进行移交接收，避免积压和延误。二、档案移交接收职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案移交接收的具体流程和操作规范。2.组织协调档案移交接收工作，对移交接收过程进行监督和指导。3.审核档案移交清单，确保清单内容准确无误。4.负责档案的整理、编目、上架等后续管理工作。（二）档案移交部门职责1.按照档案管理部门要求，及时整理本部门形成的档案，确保档案质量符合移交标准。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.将整理好的档案及清单一并提交给档案管理部门，并配合做好档案移交过程中的相关工作。（三）档案接收部门职责1.对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.在规定时间内完成档案的接收工作，并办理相关签收手续。3.对接收的档案进行妥善保管，确保档案安全。三、档案移交（一）移交范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体形式的档案。2.上级主管部门下发的与公司/组织相关的重要文件、资料。3.公司/组织签订的各类合同、协议、章程等文件。4.其他应移交的档案。（二）移交时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交至档案管理部门。2.对于重大项目、专项工作等形成的档案，应在项目结束或工作完成后[规定时间]内及时移交。（三）移交要求1.档案应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。2.每份档案应编制清晰的页码，注明文件标题、文号、日期、责任者等信息。3.移交的档案应装订整齐，破损或褪色的文件应进行修复或复制。4.电子档案应按照规定的格式和存储要求进行整理，并确保数据的完整性和可读性。（四）移交程序1.档案移交部门填写档案移交清单一式两份，详细记录档案的基本信息。2.将档案及清单提交给档案管理部门，档案管理部门对移交档案进行初步审核。3.双方对档案的数量、内容等进行核对，如有异议应及时沟通解决。4.核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，各执一份。四、档案接收（一）接收准备1.档案管理部门应提前安排好档案接收场地，准备好必要的设备和用品。2.对接收人员进行培训，使其熟悉档案接收的流程和要求。（二）接收审核1.档案管理部门按照移交要求对接收的档案进行审核，重点检查档案的完整性、准确性、规范性。2.审核档案的分类是否合理，编号是否规范，装订是否整齐等。3.对电子档案进行技术检测，确保数据无损坏、无病毒。（三）接收登记1.经审核合格的档案，档案管理部门应进行详细登记，记录档案的名称、数量、移交部门、移交时间等信息。2.将档案录入档案管理系统，建立电子档案目录，便于查询和管理。（四）接收手续1.档案管理部门完成接收登记后，向档案移交部门出具档案接收回执。2.双方在档案移交接收过程中如有问题，应及时协商解决，并做好记录。五、档案整理与编目（一）整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的历史联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.按照档案分类方案，对档案进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。（三）编目要求1.档案目录应打印清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。2.电子档案目录应与纸质档案目录相对应，便于查询和利用。3.定期对档案目录进行更新和维护，确保目录信息的准确性。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份保管措施，防止档案丢失或损坏。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份和维护。（三）保管期限1.根据档案的重要性和价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限为[具体年限]；短期保管的档案保管期限为[具体年限]。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况准确无误。2.清查过程中发现问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因合法事由查阅公司/组织档案。（二）利用手续1.公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅公司/组织档案，应出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案应指定专人陪同。3.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期，应办理续借手续。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.档案利用过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织档案保管期限规定，对档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表以及档案专家组成。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对失去保存价值的档案进行销毁。（四）销毁手续1.编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司/组织主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案销毁清单应长期保存。九、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织内部设立档案监督检查机构，负责对档案移交接收、整理编目、保管利用、鉴定销毁等工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案移交接收工作是否符合规定程序和要求。2.档案整理编目是否规范、准确。3.档案保管是否安全、妥善。4.档案利用是否合理、合规。|检查项目|具体内容|||||档案移交接收|移交范围、时间、要求、程序是否符合规定||档案整理编目|分类、编号、目录编制是否规范准确||档案保管|保管场所、方式、期限是否符合要求，清查是否及时||档案利用|利用范围、手续、限制是否合规||档案鉴定销毁|鉴定组织、程序、销毁手续是否齐全|（三）监督检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。2.现场检查与书面检查相结合。（四）问题处理对监督检查中发现的问题