档案管理制度相关文件

PAGE档案管理制度相关文件一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司/组织各部门及员工在工作中形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，建立档案目录数据库，便于档案的检索和利用。3.档案保管：提供符合档案保管要求的库房和设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。定期对档案进行检查和清点，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。5.档案统计与分析：建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。6.档案利用服务：积极为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，根据需要编制档案检索工具和参考资料，为公司/组织的各项工作提供支持。7.档案信息化建设：推进档案信息化管理，利用现代信息技术手段，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.档案安全管理：建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全防范措施，确保档案实体和信息的安全。制定档案应急预案，定期组织演练，应对突发情况。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件；公司章程、股东会决议、董事会决议等文件；公司/组织内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件；行政公文、会议纪要、工作计划、总结报告等文件。2.人事档案：包括员工的招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件；员工的个人简历、学历证书、学位证书、职业资格证书等材料；劳动合同、社会保险缴纳记录、工资发放记录等文件。3.财务档案：包括公司/组织的财务预算、决算、财务报表、审计报告等文件；会计凭证、账簿、发票、收据等财务核算资料；税务申报、缴纳记录等文件。4.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。具体包括市场调研报告、销售合同、订单、生产计划、生产记录、质量检验报告、技术研发项目文档、客户投诉处理记录等文件。5.项目档案：针对公司/组织的各类项目，建立项目档案。包括项目立项文件、可行性研究报告、项目设计方案、项目招投标文件、项目施工图纸、项目验收报告等文件。6.声像档案：包括公司/组织的照片、录音、录像等资料记录公司/组织的重大活动、会议、产品宣传等情况。7.电子档案：包括公司/组织在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、网页信息等。（二）档案编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，便于档案的管理和查询。2.编号方法：采用“年度+类别代码+流水号”的编号方法。例如，2023年行政档案的编号为：XZ2023001，其中“XZ”为行政档案类别代码，“2023”为年度，“001”为流水号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围：明确各部门及员工在工作中应形成的档案材料范围，并定期进行收集。档案收集范围应涵盖公司/组织各项活动的全过程，包括但不限于决策、执行、监督等环节。2.收集时间：各部门应在工作完成后及时将相关档案材料移交档案管理部门，一般情况下，应在次年第一季度内完成上一年度档案的移交工作。对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后一个月内移交。3.收集要求：档案材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、格式规范。对于电子文件，应确保其内容完整、格式通用，并按照规定进行存储和备份。（二）档案整理1.整理原则：遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、装订、编目等工作。分类：将档案材料按照预先确定的分类方案进行分类，确保同一类别的档案集中存放。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，便于档案的检索和查询。五、档案保管（一）保管场所1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.设备配备：配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等，确保档案的安全保管。（二）档案存储1.纸质档案存储：按照档案分类顺序，将纸质档案存放在档案架或档案柜中，并在显著位置标注档号、类别等信息，便于查找。2.电子档案存储：采用专用的存储设备，对电子档案进行备份存储。备份存储应采用异地存储或多种存储介质相结合的方式，确保电子档案的安全性和完整性。电子档案应按照档案分类进行存储，并建立相应的索引目录，便于检索和利用。（三）档案保管期限1.保管期限划分：档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织查考利用有长远价值的档案，应永久保管。长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，但在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.保管期限确定：档案管理部门应根据档案的内容和价值，按照国家有关规定和本制度要求，确定档案的保管期限。在档案整理过程中，应在每份档案的首页标注保管期限。（四）档案检查与清点1.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、质量等情况。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分档案进行不定期抽查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。3.清点核对：定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确、存放位置正确。如发现档案数量不符或有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.鉴定标准：依据国家有关规定和本制度要求，结合公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应包括档案的内容、来源、时间、形式等方面，综合判断档案的保存价值。3.鉴定程序：档案鉴定工作小组按照鉴定标准，对到期档案进行逐卷鉴定。鉴定过程中，应充分听取相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性。鉴定结束后，应形成档案鉴定报告，明确档案的存毁意见。（二）档案销毁1.销毁审批：经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报公司/组织主管领导审批。审批通过后，方可进行销毁。2.销毁方式：档案销毁应采用安全、环保的方式进行。纸质档案一般采用焚烧或粉碎的方式销毁，电子档案应采用专业的数据清除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。3.销毁记录：档案销毁过程中，应安排专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等信息，销毁记录应保存备查。七、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，确保档案利用过程的合法性和合规性。2.保密原则：严格遵守档案保密制度，对涉及公司/组织机密的档案，应按照规定进行审批和利用，防止档案信息泄露。3.方便利用原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为公司/组织各部门及员工提供便捷、高效的档案利用服务。（二）利用范围1.内部利用：公司/组织各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门或与本部门工作相关的档案。查阅、借阅档案应填写档案利用申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理利用手续。2.外部利用：因特殊情况需要向外部单位或个人提供档案利用服务的，应按照规定进行审批。审批通过后，档案管理部门应按照保密要求，对档案进行整理、复制或摘录，并做好登记和备案工作。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可以在档案管理部门指定的场所查阅档案。查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息。经审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、转让或擅自销毁档案。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息。经审批后，档案管理部门按照规定进行复制，并收取相应的复制费用。复制档案应保证内容完整、清晰，与原件一致。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称、档号、利用目的等信息。档案利用登记记录应保存备查，以便对档案利用情况进行统计和分析。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案管理信息系统：利用现代信息技术手段，建立覆盖公司/组织所有档案的管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.实现档案资源共享：通过档案管理信息系统，打破档案利用的时空限制，实现公司/组织内部各部门之间档案资源的共享，提高工作效率和协同能力。3.提升档案管理水平：借助信息化手段，优化档案管理流程，提高档案管理的准确性、及时性和科学性，提升档案管理整体水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现存的纸质档案和电子档案进行数字化处理，将档案信息转换为电子数据，建立档案数据库。档案数字化应按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，并进行系统部署和实施。档案管理信息系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能模块，实现档案管理工作的信息化、自动化。3.数据安全管理：加强档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全可靠。建立数据安全审计机制，对系统操作和数据访问进行审计和监控，及时发现和处理安全隐患。（三）信息化管理流程1.档案录入：档案管理人员将数字化后的档案信息录入档案管理信息系统，建立档案目录数据库和全文数据库。录入过程中，应确保数据的准确性和完整性。2.档案检索：利用档案管理信息系统的检索功能，根据关键词、档号、题名等信息，快速准确地查找所需档案。系统应提供多种检索方式，满足不同用户的检索需求。3.档案利用：档案利用者通过档案管理信息