派遣公司档案管理制度

PAGE派遣公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强本派遣公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派遣公司及所属各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于员工档案、业务档案、行政档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个业务环节形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案的保管、借阅、销毁等情况进行记录和统计。5.定期对档案进行检查、鉴定，确保档案的安全和完整。6.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导和培训，按照档案管理要求做好本部门档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料，并及时整理归档。2.对本部门档案进行分类、编号，编制档案目录。3.定期将整理好的档案移交档案管理部门。4.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.员工档案：包括员工个人基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价、薪酬福利、奖惩情况等。2.业务档案：涵盖派遣业务相关的合同协议、客户资料、项目方案、服务记录、费用结算等。3.行政档案：如公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、证照资质等。4.财务档案：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。5.其他档案：包括公司的荣誉证书、宣传资料、照片、音像资料等具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保各类文件资料及时、完整地收集。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交档案管理部门。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为员工档案、业务档案、行政档案、财务档案等大类，再根据具体情况进行细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于照片、音像资料等特殊载体档案，应根据其特点进行妥善保管，如采用光盘存储、冲印照片等方式。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同协议、财务审计报告、营业执照等具有长期保存价值的档案。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，如员工档案、业务档案中的重要项目资料等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，如一般性业务文件、临时性工作记录等。5.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的价值和保管期限，及时调整档案的保管方式和期限。五、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司机密和敏感信息的档案，借阅申请人应经公司主管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅和使用。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）借阅手续1.借阅人应在《档案借阅登记簿》上登记，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。2.档案管理部门应根据借阅申请，提供相应的档案，并对借阅人进行必要的指导和说明。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏或丢失。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）归还要求1.借阅人应在规定的时间内归还所借阅的档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.档案管理部门在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人沟通解决。3.借阅人归还档案后，档案管理部门应在《档案借阅登记簿》上注明归还时间，并将档案归还原位。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.鼓励员工利用档案进行业务研究、经验总结等工作，充分发挥档案的参考和借鉴作用。3.对于档案利用过程中发现的问题或不足之处，档案管理部门应及时进行改进和完善，提高档案管理水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成的鉴定小组。2.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和潜在价值，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和准确性，方便档案的查询和利用，降低档案管理成本。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，确保档案信息化管理系统的正常运行。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储。3.在档案信息化管理系统中，建立档案分类目录、索引和检索功能，方便用户快速查找所需档案。4.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止档案信息泄露和非法访问。5.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）信息化应用推广1.组织公司员工参加档案信息化管理培训，提高员工对档案信息化管理系统的操作技能和应用水平。2.鼓励员工通过档案信息化管理系统查询和利用档案，逐步实现档案利用的网络化和便捷化。3.不断完善档案信息化管理系统的功能，根据公司业务发展和档案管理需求，及时进行系统升级和优化。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督小组应由公司领导、档案管理部门负责人和相关部门代表组成，负责对档案管理工作进行全面监督和指导。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案管理部门的工作质量和效率，如档案整理的规范性、检索系统的准确性、服务利用的及时性等。3.档案的安全保管情况，包括库房设施设备的运行状况、档案的防火防盗防虫等措施落实情况。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定具体的整改措施，明确整改责任人，确保整改