国土分局档案管理制度

PAGE国土分局档案管理制度一、总则（一）目的为加强国土分局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土分局各科室、下属事业单位及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国土分局档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映国土分局各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案材料的齐全、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，方便工作人员利用档案开展工作。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门国土分局设立专门的档案管理部门，负责全局档案的集中管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定等工作。2.制定和执行档案管理制度，确保档案管理工作的规范运行。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案库房的日常管理，确保档案存放安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。6.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率。7.为国土分局各科室及工作人员提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。8.开展档案业务培训和指导，提高全局工作人员的档案管理意识和业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国土分局在土地资源管理、矿产资源管理、地质环境保护、测绘管理等业务工作中形成的文件、资料、图表、数据等各类材料。2.上级主管部门下发的与国土工作相关的文件、通知、规定等。3.国土分局召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.国土分局工作人员在工作中形成的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。5.国土分局开展的各类项目、工程形成的项目文件、技术资料、验收报告等。6.国土分局与其他部门、单位签订的合同、协议等文件。7.国土分局收到的群众来信、来访记录及处理结果等材料。8.反映国土分局历史沿革、机构设置、人员变动等情况的文件材料。（二）收集要求1.各科室及工作人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案信息的安全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为综合管理类、土地资源管理类、矿产资源管理类、地质环境保护类、测绘管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理规范，对收集到的档案材料进行及时归档。2.归档的档案应齐全完整，符合质量要求，能够准确反映国土分局各项工作的历史面貌。3.对归档的档案应进行认真核对，确保档案编号、题名、日期、责任者等信息准确无误。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映国土分局主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡在一定时间内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，按照档案类别和保管期限进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。（四）档案保管制度1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁档案应严格履行审批手续。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.国土分局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅国土分局档案的，应持有单位介绍信，经国土分局分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经主要领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格限制查阅范围，未经批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.所在科室负责人或分管领导签字审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅档案名称、编号、查阅目的等。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期收集查阅人员对档案利用情况的反馈意见，了解档案利用效果，及时改进档案管理工作。2.对档案利用过程中发现的问题，档案管理部门应及时进行分析研究，采取有效措施加以解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定，结合国土分局档案管理实际，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值。2.综合分析：结合国土分局工作实际和档案利用情况，对档案进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报国土分局分管领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务科室人员共同监销。监销人员应在销毁现场对销毁情况进行认真核对，确保销毁彻底，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的国土分局档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便工作人员查阅和利用档案，提升国土分局档案管理水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的题名、日期、责任者、保管期限等信息录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。4.挂接存储：将数字化档案图像与档案数据库进行挂接，实现档案的数字化存储和管理。（三）系统功能1.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快速查找所需档案。2.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记等功能，对档案借阅情况进行全程跟踪。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和操作。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.备份恢复：定期对档案数据库进行备份，确保数据安全。在系统出现故障时，能够及时进行数据恢复。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化管理系