学校档案如何管理制度

PAGE学校档案如何管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类管理原则。按照档案的形成领域、时间、内容等进行科学分类，便于管理和利用。3.服务利用原则。档案管理工作要以服务学校教学、科研、管理等各项工作为宗旨，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立学校档案管理领导小组，由学校主要领导担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹规划学校档案管理工作，审议档案管理工作的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门负责学校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管学校各部门和个人移交的各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.开展档案统计工作，及时准确地掌握档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生的档案意识。（三）各部门兼职档案员学校各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应接受档案管理部门的业务指导，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类：学校行政部门的各类文件、规章制度、工作计划与总结、会议纪要、统计报表等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学质量评估材料等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生档案等。5.科研管理类：科研项目申报书、研究成果、学术论文、科研奖励材料等。6.人事管理类：教职工人事档案、工资档案、考核材料、职称评定材料等。7.财务管理类：财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等。8.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资采购与管理档案、维修记录等。9.外事工作类：外事活动文件、协议、外宾来访记录等。10.其他类：学校举办的各类活动档案、校友档案、声像档案等。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交至档案管理部门。2.归档的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子文件应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性，并与纸质文件同步归档。（三）归档时间1.当年形成的档案，一般应在次年上半年归档完毕。2.重大活动、重要项目等档案应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门的文件材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类，编制移交清单。2.将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行核对、签收，并对档案进行进一步整理和编目。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。即先按年度分开，再按校内各部门（机构）分类，最后按照保管期限分为永久、长期、短期三类。2.对于一些特殊档案，如声像档案、实物档案等，可根据其特点单独分类管理。（三）编号与编目1.对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度机构代码顺序号”的格式。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等项目，便于查找和利用。（四）装订与装盒1.纸质档案应进行装订，拆除金属物，采用三孔一线的方法装订，确保整齐牢固。2.将装订好的档案装入档案盒，在档案盒上填写档案编号、题名、年度、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。（三）档案存放按照档案分类编号顺序进行存放，不同年度、不同机构、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、种类、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和学校实际情况，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的保存价值，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对每一份档案进行逐件审查，分析其内容和历史价值，确定其保管期限。2.参考档案保管期限表。根据国家和学校制定的档案保管期限表，结合档案实际情况进行鉴定。（四）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应注明档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清册报档案管理领导小组审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则。严格按照国家有关法律法规和学校档案管理制度提供档案利用服务。2.方便快捷原则。简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则。确保档案在利用过程中的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须持单位介绍信，经学校档案管理部门负责人批准后方可查阅。3.学生因学籍管理、就业等需要，可查阅本人相关档案。（三）利用手续1.本校教职工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅借阅登记表》，注明查阅、借阅的档案名称、目的、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，提交单位介绍信，经学校档案管理部门负责人审核，报学校分管领导批准后，方可查阅。查阅时应在档案管理部门指定地点进行，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.学生查阅本人档案，应向档案管理部门提出申请，经批准后在档案管理部门查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的阅览室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应严格按照规定的借阅期限归还档案。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和数量进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（五）利用登记与统计档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案名称及数量等。同时，定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与归档1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，按照规定的格式和命名规则进行整理，并定期移交至档案管理部门。2.电子文件的收集应与纸质文件同步进行，确保电子文件与纸质文件内容一致。3.档案管理部门对接收的电子文件进行检查、分类、编号、存储等处理，并与纸质档案同步归档。（二）电子档案的保管1.采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行备份存储，防止数据丢失。2.建立电子档案存储目录，便于查找和管理。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）电子档案的利用1.提供电子档案在线查阅、下载等服务，方便利用者获取档案信息。2.利用电子档案时，应遵守相关法律法规和学校档案管理制度，确保电子档案的安全。3.对电子档案的利用情况进行登记和统计，与纸质档案利用情况一并管理。九、声像档案管理（一）声像档案的收集1.学校各部门应及时收集在教学、科研、管理、文化活动等工作中形成的具有保存价值的声像资料，包括照片、录音带、录像带、光盘等。2.声像资料的收集应注重完整性和系统性，反映学校重要活动、重大事件、教学科研成果等方面的声像资料应重点收集。（二）声像档案的整理1.对收集到的声像资料进行分类整理，可按照年度、内容、载体等进行分类。2.为每一份声像档案编写题名、说明、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人等信息，确保声像档案的准确性和完整性。3.将整理好的声像档案进行编号、编目，建立声像档案目录。（三）声像档案的保管1.声像档案应存放在专门的声像档案库房，库房应具备防潮、防虫、防火、防盗等功能。2.按照不同载体的要求，对声像档案进行妥善保管，定期检查声像档案的保存状况，发现问题及时处理。3.对重要的声像档案应进行备份存储，防止原始资料损坏或丢失。（四）声像档案的利用1.根据利用者的需求，提供声像档案的查阅、播放等服务。2.利用声像档案时，应严格遵守相关规定，确保声像档案的安全和保密。3.对声像档案的利用情况进行登记和统计，与其他档案利用情况一并管理。十、实物档案管理（一）实物档案的收集1.学校各部门应及时收集在教学、科研、管理、文化活动等工作中形成的具有保存价值的实物，包括奖杯、奖牌、证书、印章、题词、赠品等。2.实物档案的收集应注重其代表性和纪念意义，反映学校重要活动、重大事件、教学科研成果等方面的实物应重点收集。（二）实物档案的整理1.对收集到的实物进行分类整理，可按照年度、内容、类别等进行分类。2.为每一件实物档案编写题名、说明、来源、日期等信息，确保实物档案的准确性和完整性。3.将整理好的实物档案进行编号、编目，建立实物档案目录。（三）实物档案的保管1.实物档案应存放在专门的实物档案库房或展示柜中，库房或展示柜应具备防潮、防虫、防火、防盗等功能。2.按照