建设项目档案制度建设

PAGE建设项目档案制度建设一、总则（一）目的为加强公司建设项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营及后续维护提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设项目，包括新建、改建、扩建等各类工程项目从项目策划、立项、设计、施工、调试到竣工验收全过程中形成的各类文件材料。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司设立专门的档案管理机构，负责统筹协调建设项目档案管理工作，各项目建设部门负责本项目档案的收集、整理、归档等具体工作，接受公司档案管理机构的监督指导。2.完整准确原则项目档案应全面反映项目建设全过程的真实情况，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等，确保档案内容准确无误。3.同步管理原则项目档案管理工作应与项目建设进度同步进行，在项目建设的各个阶段及时收集、整理、归档相关文件材料，避免文件材料的散失和积压。4.便于利用原则档案的整理和保管应便于查阅和利用，按照科学合理的分类方法进行分类、编号和编目，建立完善的检索体系，提高档案利用效率。二、管理职责（一）公司档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司建设项目档案管理制度和工作规范。2.负责对各项目建设部门的档案管理工作进行监督、检查和指导，定期组织档案管理培训和考核。3.集中统一管理公司建设项目档案，负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。4.参与重大建设项目档案验收工作，对验收不合格的项目提出整改意见，并跟踪整改情况。5.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与协调。（二）项目建设部门职责1.负责本项目档案管理工作的组织实施，明确档案管理责任人，确保档案管理工作落实到具体岗位和人员。2.按照档案管理要求，负责收集、整理、归档本项目建设过程中形成的各类文件材料，并对归档文件材料的完整性、准确性和系统性负责。3.建立项目档案管理台账，及时记录档案的收集、整理、移交等情况，定期向公司档案管理机构报送档案管理工作情况。4.配合公司档案管理机构做好项目档案的验收、鉴定、统计等工作，积极提供档案利用服务。5.在项目建设过程中，督促各参建单位做好各自职责范围内的档案管理工作，确保项目档案的整体质量。（三）项目负责人职责1.对本项目档案管理工作负总责，将档案管理工作纳入项目建设管理的全过程，与项目建设其他工作同部署、同检查、同考核。2.协调解决项目档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。3.审核项目档案管理工作计划和方案，对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合规定要求。4.组织项目档案的验收工作，对验收结果负责。（四）档案管理人员职责1.熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准，掌握公司建设项目档案管理制度和工作流程。2.负责本项目档案的日常收集、整理、分类、编号、编目、装订等工作，确保档案整理规范、质量合格。3.建立档案借阅、利用登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续，做好档案利用服务工作，及时收回借阅档案。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全保管，发现问题及时报告并采取相应措施。5.协助项目负责人做好项目档案的验收工作，提供验收所需的档案资料。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、土地使用证、规划许可证等。2.设计文件包括初步设计、施工图设计、设计变更通知、图纸会审记录等。3.施工文件包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程档案验收意见等。6.其他文件包括项目建设过程中形成的会议纪要、来往信函、合同协议、招投标文件等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责文件材料的收集工作，按照档案收集范围及时收集本单位在项目建设过程中形成的各类文件材料，并确保文件材料的真实、完整。2.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件材料应采用耐久性强的书写材料和纸张，电子文件应采用通用格式，并确保其可读性和完整性。3.对于重要文件材料，如项目立项批复、设计变更通知、工程质量事故处理记录等，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。4.项目建设部门应定期对各参建单位的文件材料收集情况进行检查，督促其按时完成收集任务。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照项目建设阶段和文件材料的类别进行分类整理，同一类文件材料应集中排列，不同类文件材料之间应界限分明。3.分类应科学合理，便于检索和查找，分类层次应清晰，避免交叉和重复。（二）分类方法1.项目前期文件按照文件性质分为项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、立项批复等类别，每类再按照文件形成时间顺序排列。2.设计文件按照设计阶段分为初步设计、施工图设计等类别，每类再按照专业、图纸编号等顺序排列。3.施工文件按照施工过程分为施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等类别，每类再按照形成时间顺序排列。4.监理文件按照监理工作内容分为监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等类别，每类再按照形成时间顺序排列。5.竣工验收文件按照文件性质分为竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程档案验收意见等类别，每类再按照形成时间顺序排列。6.其他文件按照文件性质分为会议纪要、来往信函、合同协议、招投标文件等类别，每类再按照形成时间顺序排列。（三）编号规则1.项目编号以项目名称的首字母缩写和项目立项年份为基础进行编号，如“XX项目20XX”。2.分类编号在项目编号后，按照档案分类方法依次进行编号，如“XX项目20XXQY”表示项目前期文件，“XX项目20XXSJ”表示设计文件等。3.案卷编号在分类编号后，按照案卷的排列顺序依次进行编号，如“XX项目20XXQY01”表示项目前期文件中的第一个案卷。（四）编目要求1.编制案卷目录每个案卷应编制案卷目录，包括案卷号、题名、日期、保管期限、密级等内容，案卷目录应打印成册，并一式两份，一份留存档案部门，一份供查阅使用。2.编制卷内文件目录每个案卷内的文件应编制卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容，卷内文件目录应打印在A4纸上，置于卷首。3.编制备考表每个案卷应编制备考表，置于卷尾，用于记录案卷内文件的缺损、修改、补充等情况，并由档案管理人员和立卷人签字。五、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目立项批复后一个月内归档。2.设计文件应在设计文件交付使用后一个月内归档。3.施工文件应在工程竣工后三个月内归档。4.监理文件应在监理工作结束后一个月内归档。5.竣工验收文件应在项目竣工验收合格后一个月内归档。6.其他文件应在文件形成后及时归档。（二）归档程序1.项目建设部门负责组织本项目档案的归档工作，各参建单位应按照规定的时间和要求，将整理好并编制好目录的档案移交项目建设部门。2.项目建设部门对各参建单位移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案退回原单位进行补充或整改。3.审核合格的档案，由项目建设部门统一向公司档案管理机构移交，办理档案移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。六、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放建设项目档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时报告并采取相应措施。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应与原始电子档案分开存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。七、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅建设项目档案；外单位因特殊原因需要查阅、借阅建设项目档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，应持单位介绍信，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等，经公司档案管理机构负责人签字同意后，办理查阅、借阅手续，并按照规定缴纳查阅、借阅费用。3.档案管理人员应按照查阅、借阅申请表或单位介绍信的要求，提供相应的档案，并做好查阅、借阅登记工作，记录查阅、借阅人员姓名、单位、时间、档案名称等信息。4.查阅、借阅人员应在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、抽换等。5.查阅、借阅人员查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案，档案管理人员应认真核对归还档案的数量和质量，确保档案完整无损。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成，负责对建设项目档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案与项目建设的相关性和保存价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、形成时间等因素，判断其保存价值和保管期限。2.综合分析法结合项目建设的实际情况，对档案的整体情况进行综合分析，判断其保存价值和保管期限。（五）销毁程序1.经鉴定小组