建立绿色矿山档案制度

PAGE建立绿色矿山档案制度一、总则（一）目的为加强绿色矿山建设与管理，规范绿色矿山档案工作，确保绿色矿山建设过程中的各类文件、资料得到有效收集、整理、保管和利用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]所属的各类矿山企业开展绿色矿山建设活动中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映绿色矿山建设的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集绿色矿山建设过程中涉及的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规和行业标准进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理的规范性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.实用性原则：档案管理应便于查询、利用，为绿色矿山建设的决策、管理、监督等提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善绿色矿山档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司绿色矿山建设过程中形成的各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.组织开展档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。6.负责档案库房的管理，做好档案的保管、保护工作，确保档案不受损坏、丢失。（二）各部门职责1.负责本部门在绿色矿山建设过程中形成的文件、资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、分类、编目等工作，提供必要的档案信息。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门的档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和规范性。4.在工作中积极利用档案信息，为绿色矿山建设提供决策依据和技术支持。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，负责具体的档案管理工作。2.做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案质量。3.负责档案的日常保管、借阅登记、利用服务等工作，保证档案的安全和正常使用。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。5.参与档案的鉴定、销毁工作，提出合理的意见和建议。6.不断学习档案管理业务知识，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.绿色矿山建设规划、实施方案、年度计划等文件。2.矿山地质勘查报告、资源储量核实报告等地质资料。3.矿山环境影响评价报告、环境保护与恢复治理方案等环保资料。4.矿山安全生产许可证、安全设施设计专篇、安全管理制度等安全资料。5.矿山开采技术方案、采矿许可证、矿产资源开发利用方案等开采资料。6.矿山节能减排措施、能源管理方案、能耗统计报表等节能资料。7.在绿色矿山建设过程中形成的各类会议纪要、工作汇报、总结报告等文件。8.与绿色矿山建设相关的科研成果、技术文件、专利证书等资料。9.绿色矿山建设过程中的影像资料、声像资料等。10.其他与绿色矿山建设有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保收集及时、完整。2.收集的文件、资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要文件、资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.收集的文件、资料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的集中整理。（三）整理方法1.分类：按照绿色矿山建设的不同方面，将档案分为地质资料、环保资料、安全资料、开采资料、节能资料、综合管理资料等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分。例如，地质资料可细分为地质勘查报告、资源储量核实报告等；环保资料可细分为环境影响评价报告、环境保护与恢复治理方案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。例如，地质勘查报告的编号可表示为“DZ[年份][顺序号]”，其中“DZ”代表地质资料类别，“[年份]”为报告编制年份，“[顺序号]”为该年份内的顺序编号。3.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。通过目录可以快速查找所需档案。4.装订：对于纸质档案，应按照一定的规格进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保护档案的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.地质类：包括矿山地质勘查报告、资源储量核实报告、地质灾害防治方案等。2.环保类：涵盖环境影响评价报告、环境保护与恢复治理方案、矿山生态修复规划等。3.安全类：有安全生产许可证、安全设施设计专篇、安全检查记录、事故应急预案等。4.开采类：包含采矿许可证、矿产资源开发利用方案、开采技术方案、生产统计报表等。5.节能类：涉及节能减排措施、能源管理方案、能耗统计报表、节能技术改造文件等。6.综合管理类：如绿色矿山建设规划、实施方案、年度计划、工作总结、会议纪要、科研成果、技术文件、专利证书、影像资料等。（二）编号规则1.档案编号采用“类别代码+年份+顺序号”的形式，共8位数字。2.类别代码：用2位数字表示档案的类别，具体如下：“01”表示地质类；“02”表示环保类；“03”表示安全类；“04”表示开采类；“05”表示节能类；“06”表示综合管理类。3.年份：用4位数字表示档案形成的年份。4.顺序号：用2位数字表示该类别下档案的顺序编号，从01开始依次编排。例如，2023年形成的第15份地质类档案编号为“01202315”；2022年形成的第3份环保类档案编号为“02202203”。五、档案的保管与保护（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案的安全保管。2.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案，应采用多种保管方式，如纸质档案与电子档案同时保存，以确保档案的安全性和完整性。（三）档案保护措施1.定期对档案进行清查、核对，确保档案数量准确、内容完整。2.做好档案库房的温湿度控制，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.采取防虫、防鼠措施，定期检查档案，发现虫害、鼠害及时处理。4.对纸质档案进行定期消毒，防止霉变、褪色等情况发生。5.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.优先满足绿色矿山建设决策、管理、监督等工作的需要。3.在档案利用过程中，应保护档案所有者的合法权益，不得擅自泄露档案内容。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于确需复制的档案，应填写《档案复制申请表》，经审批后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明出处。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅的档案编号及名称、复制份数等信息。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则。2.根据国家有关档案保管期限的规定和绿色矿山建设的实际需要，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、形成时间、保管价值等因素，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，如需销毁，应严格按照保密规定进行处理。（四）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《档案销毁清册》，清册应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核