死亡人员档案管理制度

PAGE死亡人员档案管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织死亡人员档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于对相关信息进行有效利用和查询，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及的所有死亡人员档案的管理工作，包括在职员工、离退休人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.完整性原则：全面收集、整理与死亡人员相关的各类资料，保证档案内容完整无缺。3.准确性原则：对档案信息进行认真核实，确保数据真实、准确，避免虚假或错误信息。4.保密性原则：妥善保管死亡人员档案，严格控制查阅权限，保护个人隐私和公司/组织机密信息。5.可追溯性原则：建立清晰的档案管理流程和记录，便于对档案的形成、流转、查阅等情况进行追溯。二、档案内容（一）基本信息1.个人身份信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、籍贯、婚姻状况等。2.入职信息：入职时间、所在部门、岗位、入职方式（招聘、调动等）、劳动合同编号等。3.离职信息：离职时间、离职原因、离职手续办理情况等。（二）工作经历1.工作履历：按时间顺序记录在公司/组织及其他单位的工作经历，包括工作起止时间、工作单位名称、担任职务等。2.培训经历：参加过的各类内部培训、外部培训课程，培训时间、培训内容、培训机构等。3.项目经历：参与的重要项目名称、项目起止时间、担任角色、项目成果等。（三）薪资福利信息1.薪资待遇：基本工资、绩效工资、奖金、津贴、补贴等各阶段薪资构成及发放情况。2.福利待遇：社会保险、住房公积金、商业保险、带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等福利政策的享受情况。（四）考核评价1.年度考核结果：历年的年度考核等级（优秀、良好、合格、不合格）及考核评语。2.专项考核记录：针对特定任务或项目的考核评价结果。（五）奖惩记录1.奖励情况：获得的公司/组织内部奖励（如优秀员工、创新奖等）及外部奖励（如行业奖项），奖励名称、颁发时间、奖励原因等。2.惩罚记录：受到的公司/组织内部纪律处分（如警告、记过、降职等）及外部处罚（如行政处罚），处罚原因、处罚时间、处罚结果等。（六）健康医疗信息1.体检报告：历年的入职体检、年度体检等报告，包括身体各项指标检查结果。2.患病及治疗记录：曾患疾病名称、发病时间、治疗过程、住院记录、用药情况等。（七）其他信息1.个人荣誉证书：获得的各类专业资格证书、荣誉勋章等复印件。2.个人照片：近期免冠照片及工作期间具有代表性的照片若干。3.其他相关资料：如个人撰写的重要报告、发表的文章等与工作或个人发展相关的资料。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.人力资源部门：负责收集员工入职、离职、薪资调整、考核评价等相关资料。2.行政部门：提供员工考勤记录、办公设施使用情况等相关信息。3.财务部门：提供薪资发放明细、费用报销记录等财务相关资料。4.医疗部门：提供员工体检报告、患病治疗记录等医疗信息。5.员工本人及所在部门：员工应主动提交个人相关资料，并配合所在部门提供工作经历、项目成果等补充信息。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责相关资料的收集工作，确保资料的及时、准确提交。2.对于涉及个人隐私的资料，应在收集过程中做好保密措施，避免信息泄露。3.收集的资料应真实、完整，如有缺失或疑问，应及时与相关人员核实补充。（三）整理流程1.分类：根据档案内容的性质，将收集到的资料分为基本信息、工作经历、薪资福利、考核评价、奖惩记录、健康医疗、其他信息等类别。2.编号：为每一份档案建立唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号可采用年份+部门代码+员工序号的方式，如202301001，表示2023年入职的1部门第1位员工的档案编号。3.装订：将同一类别的资料按照时间顺序或重要程度进行排序，采用A4纸张规格，左侧装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、资料名称、日期、页码等信息，以便快速查找所需资料。四、档案保管（一）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、防潮防虫设备等，对纸质档案进行分类存放。档案柜应按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：建立电子档案管理系统，将纸质档案内容进行数字化扫描录入，实现电子档案的集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.长期保管：对于具有重要历史价值、涉及公司/组织核心业务或员工权益保障的档案，应进行长期保管，保管期限为[X]年。2.定期保管：其他一般性档案可根据实际情况确定保管期限，定期保管期限分为[X]年、[X]年等，到期后经鉴定可进行销毁或继续保存。（三）库房管理1.环境要求：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.安全防护：安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，定期进行检查维护，确保档案库房安全。3.库存盘点：定期对档案库存进行盘点，核对档案数量、编号、目录等信息，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部因工作需要查阅死亡人员档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅档案。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.外部查阅：因司法机关、政府部门等外部单位依法需要查阅死亡人员档案的，应出具相关单位的正式介绍信和查阅通知书，经公司/组织主管领导审批后，档案管理部门方可提供查阅服务。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。（二）借阅规定1.借阅申请：公司/组织内部因特殊原因需要借阅死亡人员档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请并说明原因，经批准后方可延期。3.借阅归还：借阅人员应在规定期限内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应建立查阅与借阅登记台账，详细记录查阅与借阅人员姓名、部门、查阅/借阅时间、查阅/借阅内容、审批情况、归还时间等信息，以便对档案的查阅与借阅情况进行跟踪和管理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括人力资源部门、财务部门、法务部门等相关人员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.重要性标准：根据档案对公司/组织历史、业务、员工权益等方面的重要程度进行判断，重要档案应继续保存，一般性档案可考虑销毁。2.时效性标准：对于超过保管期限且已失去时效性的档案，可进行销毁；对于仍具有参考价值或涉及未了结事项的档案，应继续保存。3.完整性标准：对档案的完整性进行检查，如档案内容缺失严重、无法反映主要信息的，可考虑销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一核对，编制《档案销毁清单》，清单应包含档案编号、资料名称、日期、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清单》经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁操作。3.销毁方式：纸质档案应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复；电子档案应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。4.监销：档案销毁时，应安排专人进行监销，监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的死亡人员档案信息化管理系统，实现档案的电子化录入、存储、查询、统计、分析等功能。2.系统应具备用户权限管理功能，根据不同人员的工作职责和查阅权限，设置相应的操作权限，确保档案信息安全。（二）数据录入与维护1.安排专人负责档案数据的录入工作，录入人员应严格按照档案整理要求和系统操作规范进行数据录入，确保数据准确无误。2.定期对档案数据进行维护和更新，及时补充新产生的档案信息，删除已过期或无效的档案数据，保证系统数据的及时性和准确性。（三）信息安全1.加强档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止外部网络攻击和数据泄露。2.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复