档案保密制度公文模板

PAGE档案保密制度公文模板一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司规定，对档案信息予以严格保密，防止信息泄露。2.完整性原则：确保档案信息的完整与准确，不得擅自修改、删除或伪造档案内容。3.可用性原则：在确保安全保密的前提下，保证档案信息能够及时、准确地提供给需要使用的人员，以支持公司的各项工作。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人基本信息、入职离职资料、薪资福利记录、绩效考核档案等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务相关资料。4.业务档案：根据公司业务类型不同，分为市场营销档案、项目管理档案、客户档案等，记录公司业务活动的相关信息。5.技术档案：涉及公司技术研发、产品设计、工艺文件、技术图纸等技术资料。（二）档案分级根据档案的重要性和敏感性，将档案分为绝密级、机密级、秘密级三个级别。1.绝密级档案定义：关系到公司核心利益，泄露后会给公司带来极其严重损失的档案。范围：如公司重大战略决策文件、核心技术资料、未公开的财务数据等。2.机密级档案定义：涉及公司重要业务信息，泄露后可能对公司业务开展产生较大影响的档案。范围：包括重要客户信息、关键项目资料、高级管理人员薪酬信息等。3.秘密级档案定义：一般性的公司档案信息，泄露后可能对公司造成一定影响的档案。范围：如一般行政文件、普通员工人事档案等。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.库房应安装监控设备，对出入库房人员和档案存取情况进行实时监控。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.按照档案分类和分级，对档案进行分区存放。绝密级档案应单独存放于专门的保险柜或保密柜中，并设置专人管理。2.对纸质档案，应采用装订、编目、上架等方式进行整理保管，确保档案的整齐有序。3.对电子档案，应进行备份存储，并采用加密技术进行保护。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害或其他原因导致档案数据丢失。（三）档案盘点1.定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次局部盘点。2.盘点内容包括档案的数量、完整性、存放位置等，确保档案账实相符。3.对盘点中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。四、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、级别、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》应经部门负责人审批签字后，方可提交给档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应根据档案的级别和借阅人的身份进行审批。2.绝密级档案的借阅，须经公司主管领导批准；机密级档案的借阅，须经档案管理部门负责人批准；秘密级档案的借阅，由档案管理人员进行审核批准。3.审批通过后，档案管理部门应在《档案借阅申请表》上签署意见，并为借阅人办理借阅手续。（三）借阅期限1.档案借阅期限应根据实际工作需要确定，一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并申请延期归还。（四）借阅登记1.档案管理部门应建立《档案借阅登记簿》，对档案的借阅情况进行详细登记，包括借阅人姓名、部门、借阅档案名称、级别、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，并在《档案借阅登记簿》上注明归还日期。（五）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、扫描或传播档案内容。2.在使用档案过程中，应严格遵守保密规定，不得在非工作场所谈论档案内容，不得将档案带出公司。3.如需对档案进行复印、扫描等操作，应经档案管理部门同意，并在档案管理人员的监督下进行。复印、扫描后的档案应按照档案管理部门的要求进行处理，不得随意丢弃。五、档案的传递与交接（一）传递方式1.档案传递应采用安全可靠的方式进行，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.传递绝密级档案时，必须由专人负责，并采取严格的保密措施，确保档案安全。（二）交接手续1.档案传递过程中，交接双方应办理详细的交接手续，填写《档案交接清单》，注明档案名称、数量、级别、交接日期等信息。2.《档案交接清单》应由交接双方签字确认，并留存备查。（三）特殊情况处理1.如因紧急情况需要通过非正规渠道传递档案时，应提前向档案管理部门报告，并采取必要的保密措施，确保档案安全。2.在档案传递过程中，如发现档案丢失、损坏或泄露等情况，应立即采取措施进行查找和补救，并及时向档案管理部门报告。六、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。（二）环境管理1.档案管理场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对档案管理场所的计算机、网络设备等进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止信息泄露。3.在档案管理场所内，不得随意放置与档案无关的物品，保持环境整洁、有序。（三）技术措施1.对电子档案采用加密技术进行存储和传输，确保档案信息在网络环境下的安全。2.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，并及时更新系统补丁，防止系统漏洞被利用。3.对重要档案进行备份存储，并采用异地备份、磁带备份等多种备份方式，确保档案数据的安全性和完整性。（四）监督检查1.建立档案保密监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.对违反档案保密制度的行为进行严肃处理，情节严重的依法追究其法律责任。3.鼓励员工对违反档案保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。七、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因公司业务调整、机构撤销等原因不再需要的档案。3.经鉴定确认为无效或错误的档案。（二）销毁鉴定1.成立档案销毁鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。2.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，根据档案的保管期限、重要性、业务相关性等因素，确定是否可以销毁。3.对涉及公司重大利益、法律纠纷或其他特殊情况的档案，应在鉴定后进行单独封存，妥善保管，不得擅自销毁。（三）销毁审批1.经鉴定可以销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、级别、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》应经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案内容无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，并对存储介质进行物理破坏，防止数据恢复。（五）销毁记录1.档案管理部门应建立《档案销毁记录簿》，对档案的销毁情况进行详细记录，包括销毁日期、档案名称、数量、级别、销毁方式