小学各项档案管理制度

PAGE小学各项档案管理制度一、总则（一）目的为加强小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室归口管理全校档案，各部门设兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集学校工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业相关标准，做到规范统一。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和利用全校各类档案。3.指导、监督和检查各部门兼职档案员的工作，组织档案业务培训和交流活动。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供档案资料服务。（二）兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订和保管工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供本部门相关档案资料的查询和借阅服务。4.接受学校档案业务培训，不断提高档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、入党材料等。2.行政管理类：学校行政工作的各类文件、通知、报告、计划、总结、规章制度等。3.教育教学类：教学计划、教案、教材、教学大纲、学生成绩册、教学研究成果、教师业务档案等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生档案等。5.后勤管理类：学校基本建设、物资采购、财务管理、房产管理等方面的文件和资料。6.声像档案类：学校重大活动、教学实践、校园风貌等方面的照片、录像、录音等资料。7.实物档案类：学校获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、纪念品等实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为党群工作、行政管理、教育教学、学生管理、后勤管理、声像档案、实物档案等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全性和完整性。3.定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理，确保档案账物相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案材料主要是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案材料是指在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案材料是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。五、档案的利用（一）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校相关部门批准，并办理查阅手续。3.涉及个人隐私或不宜公开的档案，未经本人同意，不得提供查阅。（二）利用方式1.查阅：本校教职员工可直接到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称和查阅时间等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件，但应注明出处，并加盖档案专用章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理行业标准为依据，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合分析其价值。3.充分考虑学校各项工作的长远需要，确保档案的完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、综合档案室负责人及相关部门代表组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、用途、形成时间等因素，判断其对学校工作的重要性和利用价值。3.参考档案目录：通过查阅档案目录，了解档案的大致内容和数量，为鉴定工作提供参考。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应注明档案名称、保管期限、数量等内容。2.档案销毁清册经学校分管领导审批后，由综合档案室负责组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止失密、泄密事件发生。监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息管理系统建设：选用适合学校档案管理需求的软件系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅利用、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期