街道办档案管理制度

PAGE街道办档案管理制度一、总则（一）目的为加强街道办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办各部门、各社区及所属事业单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道办档案实行集中统一管理，由街道办综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性、完整性原则档案应如实反映街道办各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整无缺，严禁对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。3.方便利用原则档案管理工作应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足街道办各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责街道办档案工作规划、制度的制定和组织实施根据国家有关档案管理的法律法规和行业标准，结合街道办实际情况，制定档案管理工作的长远规划和年度计划，明确档案管理的目标、任务和措施，并组织各部门、各社区及所属事业单位贯彻执行。2.集中统一管理街道办各类档案接收、收集、整理、保管街道办各部门、各社区及所属事业单位在工作中形成的各种门类和载体的档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、业务档案、声像档案、电子档案等，确保档案的齐全完整。3.开展档案的鉴定、销毁工作定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，确保档案资源的优化配置。4.提供档案利用服务建立健全档案查阅利用制度，积极为街道办各部门、各社区及所属事业单位提供档案查阅、借阅等服务，充分发挥档案的作用。同时，根据工作需要，编制各类档案检索工具和参考资料，为档案利用提供便利条件。5.指导和监督街道办各部门、各社区及所属事业单位的档案工作定期对各部门、各社区及所属事业单位的档案工作进行检查和指导，帮助解决档案工作中存在的问题，提高档案管理水平。同时，对档案工作人员进行业务培训，提高其业务素质和工作能力。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、装订、编目等工作，确保档案整理规范、有序。按照档案保管期限的规定，对档案进行分类存放，便于查找和利用。做好档案库房的日常管理工作，保持库房清洁卫生，温湿度适宜，确保档案的安全保管。负责档案的借阅登记、归还检查等工作，严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。协助档案鉴定小组做好档案的鉴定、销毁工作，对销毁的档案进行详细登记。积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。2.档案部门负责人全面负责街道办档案管理工作，组织贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度。制定档案工作计划和目标，组织实施档案管理工作的各项任务，并对执行情况进行监督检查。协调档案管理工作与街道办其他工作的关系，保障档案工作所需的人员、经费、设备等条件。定期组织档案工作会议，研究解决档案工作中存在的问题，推动档案管理工作不断发展。负责向街道办领导汇报档案工作情况，为领导决策提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案街道办党工委、办事处及各部门在履行职能活动中形成的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件、工作计划总结、请示报告、统计报表等。街道办与有关单位签订的合同、协议、责任书等文件材料。在街道办各项活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等声像材料。2.人事档案街道办工作人员的履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、岗位培训材料、工资待遇材料、任免材料、奖惩材料、党团材料等。3.财务档案街道办财务部门在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、财务预决算等文件材料。4.业务档案街道办各业务部门在开展各项业务工作中形成的文件材料，如民政工作中的低保档案、优抚档案，计生工作中的育龄妇女档案、生育服务档案，城管工作中的环境卫生档案、城市管理执法档案等。5.声像档案街道办在各类会议、活动、调研等工作中形成的照片、录音带、录像带、光盘等声像材料。6.电子档案街道办各部门、各社区及所属事业单位在工作中形成的以电子数据形式存在的文件材料备份，包括办公自动化系统产生的电子文件、业务系统产生的电子数据等。（二）收集要求1.各部门、各社区及所属事业单位应明确专人负责档案收集工作按照档案收集范围的要求，及时收集本部门、本社区及所属事业单位在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则各部门、各社区及所属事业单位应在文件材料形成后的一个月内，将整理好的档案移交至街道办综合档案室。对于重要文件材料或紧急事项形成的档案，应随时收集移交。3.档案收集过程中应注意保持文件材料的原貌不得随意涂改、剪裁文件材料，确保档案的真实性和完整性。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制后再行移交。（三）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷。按照档案保管期限的规定，将文书档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限，并分别编制档案目录。2.人事档案整理按照干部人事档案整理工作的有关规定，对人事档案进行分类整理。对每份档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、装订，建立人事档案目录。定期对人事档案进行审核，确保档案内容的真实、准确、完整。3.财务档案整理按照会计核算的要求，对财务档案进行分类整理。将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别装订成册，并编制档案目录。财务档案应按照年度保管期限的顺序进行排列，便于查阅和管理。4.业务档案整理根据不同业务工作的特点和要求，制定相应的业务档案整理方案。对业务档案进行分类、编号、编目，建立统一的业务档案管理系统。业务档案应按照业务流程或时间顺序进行排列，确保档案的系统性和连贯性。5.声像档案整理对声像档案进行分类整理，按照照片、录音带、录像带、光盘等不同载体分别编号、编目。填写声像档案登记表，注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息。将声像档案与相关的文字说明材料一同整理归档，便于查阅和利用。6.电子档案整理按照电子文件管理的要求，对电子档案进行分类整理。建立电子档案目录数据库，对电子档案的元数据进行采集和管理。定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全存储。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点库房面积应根据档案数量和发展规划合理确定，满足档案存放的需要。2.档案库房应配备必要的设施设备如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置不同的功能区域包括档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，各区域之间应保持相对独立，便于档案管理工作的开展。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放不同门类、不同保管期限的档案应分别存放，便于查找和管理。2.档案存放应整齐有序档案应上架存放，不得随意堆放，确保档案的安全和整洁。3.定期对档案进行检查和清点档案管理人员应每月对档案进行一次检查，每年进行一次全面清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。4.做好档案库房的温湿度调控工作档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取调控措施，确保档案的安全保管。5.加强档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作档案库房应配备完善的消防设备，定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。同时，应采取防潮、防虫、防盗等措施，如放置干燥剂、防虫药品、安装防盗门窗等，防止档案受到损坏和丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立街道办档案鉴定小组，由街道办分管领导担任组长，综合档案室负责人及各部门、各社区档案工作负责人为成员。档案鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定结合街道办工作实际，确定档案的保管期限。对保管期限已满的档案，应进行鉴定，确定是否仍需继续保存。2.根据档案的重要性和利用价值对档案进行综合评估，判断档案是否具有保存价值。对于重要的、具有历史研究价值或现实查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定一般每五年进行一次全面鉴定，对保管期限已满的档案进行逐卷审查。2.档案管理人员根据鉴定标准对档案进行初步筛选，提出拟销毁档案的清单，报档案鉴定小组审核。3.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核通过查阅档案内容、分析档案价值等方式，对拟销毁档案进行逐一审查，确定是否符合销毁条件。4.对符合销毁条件的档案经街道办分管领导批准后，进行销毁处理。（四）销毁方法1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行一般采用焚烧或粉碎的方法，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.对销毁的档案应进行详细登记，注明档案名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁方式等信息，并存档备查。六、档案的利用（一）利用范围1.街道办各部门工作人员因工作需要可查阅、借阅本部门形成的档案及相关业务档案。2.社区工作人员因社区工作需要可查阅、借阅社区档案及与社区工作相关的业务档案。3.因工作需要，外单位查阅街道办档案应按照规定办理查阅手续，经街道办分管领导批准后方可查阅。（二）利用手续1.查阅档案查阅人员应填写《档案查阅登记表》注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息，经档案管理人员审核后，方可查阅档案。查阅档案时，应在档案查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅档案借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理人员审核。档案管理人员根据借阅申请，查阅档案库存情况，如确有必要，经街道办分管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅档案时，借阅人员应出具借条，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并承诺按时归还。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损等。借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）利用监督1.档案管理人员应加强对档案利用工作的监督定期检查档案查阅、借阅登记情况，确保档案利用工作规范有序。2.对违反档案利用规定的行为档案管理人员应及时制止，并向街道办分管领导报告，视情节轻重给予相应的处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立街道办档案管理信息系统实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享通过档案管理信息系统，为街道办各部门、各社区及所属事业单位提供便捷的档案信息服务，促进档案信息资源的有效利用。（二）信息化建设内容1.档案数字化对街道办现有的各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应按照国家有关档案数字化技术标准进行，确保电子档案的质量和安全性。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合街道办档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析、权限控制等功能，满足档案管理工作的实际需要。3.数据安全管理建立健全档案信息化数据安全管理制度，加强对电子档案数据的备份、存储、传输等环节的安全管理，防止数据丢失、泄露等安全事故的发生。同时，定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能严格按照系统操作规程进行档案管理工作，确保档案信息的准确录入和安全存储。2.加强对档案信息化数据的安全保密工作设置不同的用户权限，严格控制档案信息的访问范围，防止档案信息泄露。同时，定期对档案信息化数