医疗救助档案管理制度

PAGE医疗救助档案管理制度一、总则（一）目的为加强医疗救助档案管理，规范医疗救助档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保医疗救助档案的完整、准确、系统和安全，提高医疗救助工作的效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的医疗救助工作所形成的各类档案，包括医疗救助申请材料、审核审批文件、救助资金发放记录、医疗服务协议、救助对象健康档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映医疗救助工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集和整理医疗救助过程中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、信息等应真实可靠，避免出现错误或歧义。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及救助对象个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，确保档案整理、编目、存储等工作的标准化和规范化。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善医疗救助档案管理制度，并组织实施。指导和监督各部门做好医疗救助档案的收集、整理、移交等工作。集中保管医疗救助档案，建立档案数据库，提供档案查阅、借阅等服务。定期对档案进行鉴定、销毁等处置工作。2.业务部门负责本部门医疗救助档案的收集、整理、初步审核等工作，并按照规定及时向档案管理部门移交。协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供相关业务信息和解释。对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容真实、准确、完整。3.财务部门负责提供医疗救助资金发放的财务凭证和相关账目信息。协助档案管理部门做好与资金发放相关档案的整理和核对工作。4.信息技术部门负责为医疗救助档案管理提供信息技术支持，保障档案管理系统的正常运行。协助档案管理部门做好档案数据的安全存储、备份和维护等工作。二、档案的收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应按照医疗救助工作流程，及时收集本部门在医疗救助过程中形成的各类文件资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案材料应齐全完整，包括但不限于医疗救助申请表、身份证明、疾病诊断证明、医疗费用清单、家庭经济状况证明等相关材料。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。(二)整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同年度、不同类别、不同保管期限进行整理。2.按照医疗救助档案的类别，如救助申请类、审核审批类、资金发放类等，分别进行整理，便于查找和利用。3.对于同一类别的档案，应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案排列有序。（三）整理方法1.分类将医疗救助档案分为文书档案、业务档案、财务档案等类别。文书档案主要包括医疗救助工作中形成的各类文件、通知、报告等；业务档案包括救助申请材料、审核审批记录、医疗服务协议等；财务档案包括资金发放凭证、账目报表等。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，以便于识别和管理。编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息。例如，文书档案编号格式为：WS[年度][流水号]，业务档案编号格式为：YW[年度][流水号]，财务档案编号格式为：CW[年度][流水号]。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，保持档案的原貌。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，保证库房环境适宜。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，便于档案的分类存放和管理。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份管理，并按照电子文件管理的相关规定进行分类存储和标识。3.对于重要的档案或具有长期保存价值的档案，应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.根据医疗救助档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括医疗救助政策法规文件、重要的会议记录、涉及重大案件或特殊救助对象的档案等。3.定期保管的档案期限一般为10年或30年，具体如下：救助申请材料、审核审批文件等业务档案保管期限为30年。医疗服务协议、救助资金发放记录等档案保管期限为10年。（四）档案清查1.定期对医疗救助档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中，如发现档案丢失、损坏、变质等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理情况等。四、档案的利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅医疗救助档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的和档案内容，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及救助对象个人隐私等敏感信息的档案，未经救助对象本人同意，不得对外提供查阅。确因工作需要查阅的，需履行严格审批手续，并做好查阅记录。3.外部单位或个人查阅医疗救助档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅登记。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门提出查阅申请，提交《档案查阅申请表》及相关证明材料。2.档案管理部门工作人员对申请进行审核，符合查阅条件的，按照规定提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定的查阅区域进行查阅，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、损毁等操作。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门工作人员对档案进行核对和检查，确保档案完好无损。（三）借阅规定1.因工作需要借阅医疗救助档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损等。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门工作人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。（四）档案复制1.因工作需要复制医疗救助档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门工作人员进行复制。2.复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的印章，注明复制日期和份数。3.复制档案的用途应符合法律法规和公司/组织规定，不得用于非法目的或泄露档案信息。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的医疗救助档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存意义等因素。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，分析档案的重要性和保存价值。2.参考同类档案的保管情况和利用需求，判断档案是否仍具有继续保存的必要。3.征求相关业务部门和人员的意见，了解档案在实际工作中的利用情况和作用。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并经公司/组织领导审批。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。监销人员应在销毁记录上签字确认。4.销毁后的档案应在《档案销毁清单》上注明销毁日期和方式，并将《档案销毁清单》与相关档案管理记录一并保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的医疗救助档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对档案信息的安全管理，确保档案数据的保密性、完整性和可用性。（二）系统功能要求1.档案录入：支持多种格式的档案数据录入，包括纸质档案扫描件、电子文件等，确保录入数据的准确性和完整性。2.分类管理：按照医疗救助档案的类别和保管期限进行分类存储，方便档案的查找和管理。3.检索查询：提供灵活多样的检索查询功能，可根据档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，提高档案利用效率。4.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、复制等操作进行严格控制，确保档案信息安全。5.数据备份：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，并建立数据恢复机制，确保在数据出现故障时能够及时恢复。（三）数据安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对系统用户、密码、数据存储等方面的安全管理。2.采用安全可靠的网络设备和软件系统，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护