建设期档案管理制度

PAGE建设期档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司建设期档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目建设、运营管理及历史查考等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在建设期内所有项目（包括新建、改建、扩建等各类工程项目）形成的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案管理工作实行统一领导，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导，各项目建设部门负责本部门项目档案的收集、整理、归档等具体工作，接受公司档案管理部门的业务指导。2.完整准确原则项目档案应全面反映项目建设全过程的真实情况，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等各个环节，确保档案内容真实、准确、完整。3.同步管理原则项目档案管理工作应与项目建设进程同步进行，做到工程进度与档案形成进度相匹配，使档案能够及时反映项目建设的实际情况。4.便于利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，满足公司内部各部门及外部相关单位对项目档案的查阅需求。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司建设期档案管理制度，并组织实施。2.负责对各项目建设部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。3.参与项目建设的重要会议和活动，及时了解项目进展情况，对项目档案管理工作提出意见和建议。4.负责集中统一管理公司建设期各类项目档案，建立健全档案管理台账，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行详细记录。5.按照档案整理规范和保管期限要求，对接收的项目档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。6.负责档案库房的日常管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存储。定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。7.负责提供项目档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和统计。8.组织开展档案信息化建设工作，推进项目档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）项目建设部门职责1.负责本部门项目档案的收集、整理、归档工作，明确专人负责档案管理，确保档案工作与项目建设工作同步开展。2.建立健全本部门项目档案管理制度，制定档案收集、整理、归档计划，明确各阶段档案管理的工作任务和要求。3.督促本部门各岗位人员及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全、完整，按照档案分类方案进行整理，定期向公司档案管理部门移交归档。4.负责对本部门项目档案的真实性、完整性和准确性进行审核把关，确保档案质量符合要求。5.配合公司档案管理部门做好项目档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的协助和支持。6.按照规定办理本部门项目档案的查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记，并及时归还档案。（三）项目文件形成部门及人员职责1.项目文件形成部门及人员应严格按照档案管理要求，及时将工作中形成的文件材料进行收集、整理，并移交本部门档案管理人员。2.确保所形成的文件材料内容真实、准确、完整，签字手续齐全，符合档案归档要求。3.积极配合项目建设部门和公司档案管理部门的档案管理工作，提供必要的文件材料和信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.施工文件包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收文件包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程档案验收意见等。6.其他与项目建设有关的文件如项目招投标文件、合同协议、往来信函、会议记录、照片、录像等。（二）收集要求1.项目建设部门及各文件形成部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整，并采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水、纸质档案等。3.对于电子文件，应采用通用格式进行存储，并确保其真实性、完整性和可读性。同时，应按照规定进行备份，防止数据丢失损坏。4.收集的文件材料应进行分类整理，同一项目的文件应集中在一起，不同项目的文件应分开存放。（三）整理方法1.分类按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类，再根据文件的具体内容和性质进行二级分类，如施工文件可进一步分为建筑工程、安装工程等类别。2.编号为便于档案的管理和查找，对每份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。编号方法可采用“项目代码+分类号+流水号”的形式，例如：[项目代码][A01][001]，其中“A01”为施工文件中建筑工程类的分类号，后面的“001”为该类文件的流水号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写文件形成的具体日期，责任者应填写文件的形成部门或个人。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字。对于幅面较大的图纸，应折叠成A4规格，并在右下角加盖档号章。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.项目建设过程中形成的各类文件材料，应在每阶段工作结束后及时归档。例如，单项工程完工后，施工单位应在一个月内将该单项工程的施工文件整理归档。2.项目竣工验收后，项目建设部门应在三个月内将项目全部档案整理归档，并向公司档案管理部门移交。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理规范要求，做到分类准确、编号清晰、编目齐全、装订整齐。2.归档的档案应编制详细的档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、数量等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.对于电子档案，应与纸质档案同步归档，并确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应存储在符合安全要求的存储介质上，并按照规定进行备份。（三）移交程序1.项目建设部门在档案整理归档完成后，填写档案移交申请表，向公司档案管理部门提出移交申请。2.公司档案管理部门收到移交申请后，对档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。如审核通过，安排接收人员办理档案移交手续。3.移交双方按照档案移交清单进行档案交接，核对档案数量、内容等是否一致。交接完成后，移交人和接收人在档案移交清单上签字确认，并注明移交日期。4.公司档案管理部门对接收的档案进行入库登记，将档案存入档案库房，并更新档案管理台账。五、档案的保管与保护（一）保管期限根据国家有关规定和项目档案的重要程度，确定档案的保管期限。建设期项目档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案包括项目立项审批文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、竣工验收报告、竣工决算报告等重要文件。2.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括项目设计文件、施工文件、监理文件等与项目建设过程密切相关的文件。3.短期保管的档案保管期限为10年，一般为项目建设过程中形成的一般性文件，如一般性的会议记录、往来信函等。（二）保管设施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全存储。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品、消毒设备等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）档案保护措施1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案破损、霉变、丢失等。2.对电子档案应定期进行备份，备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和检查，确保其可读性和可用性。3.对重要档案应采取特殊保护措施，如加密存储、专人保管等，防止档案信息泄露。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。六、档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因项目建设、运营管理、查阅历史资料等工作需要，可查阅利用建设期项目档案。外部单位因工作需要查阅公司建设期项目档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，可直接到公司档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，帮助查阅人员查找所需档案。查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的编号、题名、借阅期限等内容，并经所在部门负责人签字同意后，报公司档案管理部门审批。档案管理部门批准后，办理借阅手续，借阅人应在规定期限内归还档案。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、摘抄、复印等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应按照公司保密规定进行管理。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，及时了解档案利用需求，为公司决策提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司档案管理部门负责人担任组长，成员包括项目建设部门代表、档案管理人员等。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有一定利用价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单，注明档案编号、题名、保管期限、形成时间等内容。2.将拟销毁档案清单提交档案鉴定工作小组进行鉴定。鉴定工作小组通过查阅档案内容、征求相关部门意见等方式，对档案的价值进行评估，提出销毁或延长保管期限的意见。3.档案鉴定工作小组将鉴定结果报公司分管领导审批。经批准后，对拟销毁档案进行销毁处理。（四）销毁