乡镇档案室上墙制度

PAGE乡镇档案室上墙制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案室管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，为乡镇各项工作提供有力的信息支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇各部门及所属单位在档案形成、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇档案室对本乡镇各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则归档的档案必须是真实反映本乡镇各项工作实际情况的原始材料，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集本乡镇在工作中形成的各种门类、各种载体的档案，保证档案资料的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高档案服务效率,满足工作需要。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本乡镇各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子目录等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对已到保管期限的档案进行鉴定、销毁工作，确保档案信息的时效性。妥善处理档案销毁过程中的相关事宜，做好记录并归档。6.积极开展档案利用工作，为乡镇各项工作提供档案信息服务。根据利用者的需求，及时、准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。7.负责组织本乡镇档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和工作水平。8.参与本乡镇重大活动、重要项目的档案管理工作，指导各部门做好档案的收集、整理和归档工作。9.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况，接受业务指导和监督检查。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、完整归档。2.按照本乡镇档案管理制度的要求，做好本部门日常工作中形成的各类文件材料的积累、分类和初步整理工作，定期向档案室移交。3.在工作中积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，如实提供相关档案信息和资料。4.负责对本部门兼职档案人员进行业务指导和培训，提高兼职档案人员的业务能力。5.加强对本部门档案管理工作的重视，确保档案工作与业务工作同步进行，保障档案工作的顺利开展。（三）档案人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备良好的职业道德和业务素质。2.负责档案日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅登记等，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.熟悉档案业务知识，掌握档案管理的方法和技能，不断提高工作效率和质量。积极参加档案业务培训，更新知识结构，提升业务水平。4.严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。对档案的查阅、利用情况进行详细记录，防止档案丢失、损坏和泄密事件的发生。5.协助各部门做好档案的收集、整理和归档工作，提供档案业务咨询和指导服务。6.负责档案库房的日常管理，定期检查档案保管状况，做好库房温湿度记录，发现问题及时采取措施解决，确保档案安全。7.积极参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、检索和维护等工作，提高档案管理的信息化水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本乡镇工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本乡镇党委、政府及各部门在工作中形成的各类文件材料，包括会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、调研材料、人事档案等。3.本乡镇所属单位报送的各类文件材料和工作汇报。4.本乡镇在重大活动、重要项目中形成的文件材料、照片、录像、录音等资料。5.本乡镇在经济建设、社会发展、文化教育、医疗卫生等方面形成的具有保存价值的文件材料。6.其他与本乡镇工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，进行分类整理，确保文件材料的完整性。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。3.电子文件应按照相关标准进行收集，确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件同步归档。电子文件的收集应包括文件的元数据、背景信息等，以保证电子文件的真实性和可读性。4.各部门应定期将收集整理好的文件材料移交档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.分类科学合理，便于查找和检索。按照档案的来源、时间顺序、内容性质等因素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。3.编号规范统一，便于识别和管理。对每一类档案中的案卷或文件应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的统计、查询和利用。4.装订整齐牢固，便于保管和查阅。对纸质档案应进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，保持档案页面的整洁和完整。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，包括文号、责任者、题名、日期、页数等信息。将文件按照分类顺序排列，依次装入档案盒，并在档案盒上标明年度、保管期限、机构（问题）等信息。2.科技档案整理根据科技项目的性质和特点，按照项目阶段、专业类别等进行分类。对科技文件材料进行编号、编目，建立科技档案目录，包括项目名称、文件编号、责任者、题名、日期等信息。将科技文件材料按照分类顺序整理成册，装入档案盒或档案袋，并在封面标明项目名称、保管期限等信息。3.会计档案整理按照会计年度、会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。对会计凭证进行装订，每本凭证应加具封面，注明年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。对会计账簿进行整理，按年度顺序排列，并在账簿封面标明账簿名称、年度等信息。对财务报告进行整理，按年度装订成册，并在封面上注明报告名称及所属年度。4.声像档案整理按照载体形式、内容主题等进行分类，如照片档案、录像档案、录音档案等。对声像资料进行编号、编目，建立声像档案目录，包括题名、拍摄（录制）日期、地点、人物、内容摘要等信息。对照片应进行冲洗、裱贴，并注明拍摄时间、地点、人物等信息；对录像、录音资料应进行转录、存储，并标注相关信息。5.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。建立电子档案目录数据库，对电子文件进行元数据著录，包括文件编号、题名、责任者、日期、格式、大小等信息，以便于检索和利用。对电子文件应进行备份，确保数据的安全性和完整性。备份存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并移交档案室归档。2.归档的档案应符合整理要求，分类准确、编号规范、装订整齐、目录清晰。3.档案室应对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。（二）保管期限划分1.永久保管本乡镇制定的法规性文件。本乡镇召开的重要会议、举办的重大活动形成的主要文件材料。本乡镇机构演变、人事任免等文件材料。本乡镇的历史沿革、大事记、年鉴及反映本乡镇重要活动的声像档案等。本乡镇签订的重要合同、协议、项目文件等具有长远利用价值的档案。2.定期保管定期保管期限分为30年和10年。本乡镇一般工作中形成的文件材料，在一定时间内具有查考利用价值的，可定为30年保管。本乡镇短期工作中形成的文件材料，保管期限较短的，可定为10年保管。（三）保管措施1.档案库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药物等。档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐有序，便于档案的存放和查找。档案架（柜）应根据档案类别、保管期限等进行标识，方便档案的管理和利用。2.档案保管要求档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。档案库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。应定期对库房温湿度进行监测和记录，采取相应的措施进行调节。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。对电子档案应进行安全存储，定期进行备份，备份存储介质应异地存放。电子档案的存储环境应满足防火、防潮、防虫、防鼠等要求，防止电子数据丢失或损坏。严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。五、档案查阅与利用（一）查阅范围1.本乡镇各部门因工作需要查阅本部门形成的档案。2.本乡镇其他部门因工作需要查阅相关档案，需经档案形成部门负责人同意，并办理查阅手续。3.外单位因工作需要查阅本乡镇档案，需持有单位介绍信，经本乡镇分管领导批准，并办理查阅手续。4.涉及个人隐私或其他特殊情况需要查阅档案的，需经本人申请，所在部门负责人同意，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家法律法规和本乡镇档案管理制度，确保档案信息的安全与保密。2.档案利用应本着服务工作、方便用户的原则，提高档案利用效率，满足工作需要。3.档案管理人员应积极主动地为档案利用者提供服务，根据利用者的需求，及时、准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。4.对涉及重要机密或敏感信息的档案，应严格控制查阅范围和利用方式，确保档案信息不被泄露。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、准确判定的原则，对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行综合分析，确保鉴定结果的准确性。2.遵循保存从宽、销毁从严的原则，对仍有查考利用价值的档案应予以保留，对确无保存价值的档案应及时销毁。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和程序进行鉴定，确保鉴定工作的合法性和规范性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的价值，确定其是否仍有查考利用价值。2.查阅档案目录、检索工具等，了解档案的基本情况，为鉴定工作提供参考。3.征求档案形成部门及相关业务人员的意见，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.