街道档案管理工作制度

PAGE街道档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强街道档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区及下属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：街道档案工作实行集中统一管理，由街道综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案应如实反映街道各项工作的历史面貌，确保档案信息的真实性和准确性。3.完整系统原则：全面收集和整理街道在工作中形成的各种门类和载体的档案，保持档案的系统性和完整性。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的安全保管，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善街道档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理街道各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。3.对各部门、各社区及下属事业单位的档案工作进行指导、监督和检查。4.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。5.开展档案的数字化工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。6.提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作，对档案利用效果进行跟踪和反馈。7.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。8.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。（二）档案管理人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，严格遵守档案管理制度。3.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、质量完好。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。（三）各部门、各社区及下属事业单位职责1.明确本部门、本社区及下属事业单位的档案管理责任人，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理制度的要求，及时将办理完毕的文件材料整理归档，确保档案的齐全、完整。3.配合街道综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。4.接受街道综合档案室的业务指导和监督检查，不断改进本部门的档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街道机关各部门在履行职责过程中形成的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、合同协议、请示与批复、通知与通报等。2.各社区在社区建设、社区管理、社区服务等工作中形成的文件材料，如社区党组织建设文件、社区居委会工作文件、社区居民会议记录、社区活动资料等。3.下属事业单位在业务工作中形成的文件材料，如业务报表、技术资料、科研成果、财务账目等。4.街道在重大活动、重要事件中形成的声像档案，包括照片、录音、录像等。5.其他具有保存价值的文件材料，如荣誉证书、锦旗、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门、各社区及下属事业单位应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，采用“件”整理法，将每份文件作为一件进行编号、编目、装订。2.业务档案整理：根据不同业务类型，按照相应的业务规范进行分类整理，如社区档案可按社区建设、社区服务、社区文化等类别进行分类，下属事业单位业务档案可按行业标准进行分类。3.声像档案整理：按照形成时间、内容等进行分类，对照片应编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；对录音、录像应进行文字转录，并注明录制时间、内容等。4.电子档案整理：按照电子文件的分类方案进行分类，建立电子文件目录数据库，对电子文件进行命名、编号、存储，确保电子文件的规范性和可识别性。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，面积应满足档案存放的需要。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）档案存放1.按照档案的分类方案，将档案有序存放在档案密集架或档案柜中，确保档案排列整齐、便于查找。2.对不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的鉴定和销毁。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.业务档案的保管期限根据国家有关规定和行业标准确定，一般不少于10年。3.声像档案、电子档案等其他档案的保管期限参照文书档案和业务档案的保管期限确定。（四）档案保管期限的鉴定1.定期对档案进行保管期限的鉴定，由街道综合档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的价值和实际利用情况，对档案的保管期限进行重新审查和确定，提出鉴定意见。3.对已到保管期限但仍有保存价值的档案，应延长其保管期限；对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常巡查和管理，确保档案安全。2.严格执行档案借阅、归还制度，对档案的借阅情况进行详细登记，防止档案丢失、损坏或泄密。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时报告并处理。4.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、防火墙、加密等技术措施，确保电子档案的安全。5.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查维护设施设备，确保设施设备正常运行。五、档案的利用（一）利用范围1.街道机关各部门在工作中需要查阅档案的。2.社区居民因个人事务需要查阅与社区相关档案的。3.其他单位或个人因工作需要查阅街道档案的，需经街道相关领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经部门负责人或社区负责人签字同意后，报街道综合档案室审批。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应向档案管理人员当面点清档案数量和状况，并签字确认。借阅期满后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究利用者的责任。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、档案名称及数量等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。（四）利用效果跟踪1.对档案利用情况进行跟踪，了解利用者对档案的使用效果。2.利用者应在档案利用结束后，及时向档案管理人员反馈利用效果，如档案对工作的帮助、存在的问题等。3.档案管理人员应根据利用者的反馈意见，对档案管理工作进行总结和改进，提高档案利用服务水平。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立街道档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为街道各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：选择适合街道档案管理工作的软件系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能的信息化管理。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等技术措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求进行档案数据的录入、更新和维护。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。3.严格遵守档案管理信息系统的安全保密制度，防止电子档案信息泄露。4.积极推进档案信息化建设与街道其他业务系统的对接，实现档案信息资源的共享和利用。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由街道综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。2.鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和档案的实际价值，对档案的保管期限进行鉴定。2.对反映街道主要职能活动、历史面貌、具有重要凭证和参考价值的档案，应列为永久保管。3.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管，定期保管期限分为30年、10年。4.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.将鉴定报告报街道分管领导审批，经批