港闸区档案管理制度

PAGE港闸区档案管理制度一、总则（一）目的为加强港闸区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于港闸区内各机关、团体、企事业单位及其他组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理与本单位工作相关的各类文件材料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门港闸区设立专门的档案管理部门，负责全区档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和业务培训等工作。（二）各单位档案管理职责1.各单位应明确分管领导，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.各单位档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉本单位业务工作，认真履行档案管理职责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位职能活动、工作成果、历史沿革等方面的文件材料。2.本单位形成的各类会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本单位与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。4.本单位干部职工的人事档案、工资档案等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各单位应建立健全文件材料收集制度，明确收集责任，确保各类文件材料及时、完整地收集归档。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责收集，并及时整理归档。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等工作。3.档案分类应科学合理，便于检索和管理。一般可采用年度机构（问题）保管期限分类法。四、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）档案整理与上架1.档案管理人员应按照档案整理要求，对整理好的档案进行装订、编目等工作，并编制档案目录。2.将档案按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映本单位主要职能活动和历史面貌的重要文件材料；长期保管的档案是反映本单位一般工作活动，在较长时间内具有查考利用价值的文件材料；短期保管的档案是在较短时间内具有查考利用价值的文件材料。3.各单位应根据国家有关规定和本单位实际情况，合理确定档案保管期限。（五）档案清查与统计1.定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并及时上报档案管理部门。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，应按照有关规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）利用手续1.本单位人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，经档案管理人员审核后，方可查阅。2.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、内容和范围，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案，还应经分管领导批准。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和国家有关规定，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、卷号、保管期限、数量等信息。3.《档案销毁清册》经单位分管领导审批后，报档案管理部门备案。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各单位应将电子文件纳入档案管理范畴，及时收集、整理电子文件。2.电子文件的整理应遵循电子文件的形成规律，保持电子文件之间的有机联系，按照电子档案分类方案进行分类、编号。3.对电子文件应进行元数据采集，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（二）电子档案的存储与保管1.采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.建立电子档案保管制度，对电子档案的存储环境、设备维护、数据安全等进行管理。（三）电子档案的利用1.提供便捷的电子档案查阅利用平台，方便档案利用者查阅电子档案。2.对电子档案的利用情况进行记录，确保电子档案的使用安全。（四）电子档案的鉴定与销毁1.按照电子档案鉴定标准，对电子档案进行鉴定。2.对确无保存价值的电子档案，应进行销毁，并做好记录。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查主体港闸区档案管理部门负责对全区各单位档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案管理人员培训情况。（三）监督检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。2.实地检查与书面检查相结合。（四）问题整改