弱电项目档案管理制度

PAGE弱电项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强弱电项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的项目管理、运营决策、技术支持以及维护检修等工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有弱电项目，包括但不限于智能化系统集成、安防监控系统、综合布线系统、楼宇自控系统、通信网络系统等项目从项目启动至项目竣工验收及后续运维阶段形成的各类档案资料管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则弱电项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的信息丢失或不一致。2.全程跟踪原则从项目立项开始，对档案的形成、积累、整理、归档等过程进行全程跟踪，确保档案资料与项目进度同步，及时记录项目各阶段的重要信息。3.真实准确原则档案内容必须真实反映项目实际情况，数据准确、表述清晰，严禁虚假和错误信息进入档案。4.便于利用原则档案的整理和分类应便于查询、检索和利用，满足公司内部各部门及外部相关单位对项目档案信息的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善弱电项目档案管理制度、流程和标准，并监督执行。2.指导和协助项目团队做好项目档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作。3.对项目档案进行集中统一保管，建立档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存储。4.负责档案的数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致，对破损、变质等档案及时进行修复或处理。6.组织开展档案利用服务工作，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。7.参与项目竣工验收，对项目档案的完整性、准确性进行审查，出具档案验收意见。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目的档案管理工作，明确项目各阶段档案管理的责任人，确保档案工作与项目工作同步推进。2.指导项目团队成员按照档案管理要求及时收集、整理各自工作中形成的档案资料，对资料的真实性、准确性负责。3.定期检查项目档案的整理情况，对不符合要求的及时督促整改，确保项目档案在项目结束时能够按时完整归档。4.向档案管理部门提交项目档案归档申请，配合档案管理部门完成项目档案的验收和移交工作。（三）项目团队成员职责1.按照档案管理要求，负责收集、整理、保管本人在项目工作中形成的各类文件资料，确保资料的真实、完整、准确，并及时移交项目负责人。2.协助项目负责人做好项目档案的整理和归档工作，配合档案管理部门的检查和验收。三、档案的形成与收集（一）项目前期文件1.项目立项批复文件、可行性研究报告、项目预算及审批文件等，由公司相关部门负责收集并移交档案管理部门。2.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等，由项目团队负责收集整理，在项目中标后及时移交档案管理部门。（二）项目实施过程文件1.设计文件弱电系统初步设计、施工图设计文件，包括图纸、设计说明、技术交底等，由设计单位提供给项目团队，项目团队负责收集整理后移交档案管理部门。设计变更文件，包括设计变更通知单及相关附图、说明等，由项目团队及时收集并与原设计文件一并整理归档。2.施工文件施工组织设计、施工方案、施工进度计划等文件，由施工单位编制，项目团队负责审核并收集归档。施工技术交底记录、施工日志，由施工人员填写，项目负责人定期检查并收集整理。工程材料、设备的质量证明文件、检验报告、合格证等，由供应商提供给项目团队，项目团队负责分类整理归档。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量检验评定资料等，由项目团队组织相关人员验收合格后及时填写并归档。工程签证单、工作联系单、会议纪要等文件，由项目团队及时收集，按照时间顺序和类别整理归档。3.调试文件弱电系统调试方案、调试记录、测试报告等，由调试单位或项目团队负责调试的人员编制和记录，调试完成后及时整理归档。系统试运行记录，包括试运行期间的运行数据、故障处理情况等，由项目团队在试运行结束后收集整理。（三）项目竣工验收文件1.项目竣工验收申请报告、竣工验收报告、竣工验收备案表等文件，由项目团队负责编制，在项目竣工验收合格后及时移交档案管理部门。2.工程质量保修书，由施工单位提供，项目团队审核后归档。3.项目竣工图纸，包括竣工图总说明、各系统竣工图等，由施工单位根据实际施工情况绘制，经项目团队审核后加盖竣工图章，与其他竣工验收文件一并归档。（四）项目运维文件1.设备维护保养记录、维修记录、故障处理报告等，由运维部门负责填写，定期移交档案管理部门。2.系统升级记录、软件更新记录等，由相关技术人员负责记录并归档。3.用户反馈意见及处理情况记录，由项目团队或运维部门收集整理后归档。（五）其他文件与弱电项目相关的合同协议、往来信函、会议纪要、照片、视频等资料，由项目团队或相关部门按照要求收集整理后移交档案管理部门。照片和视频资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息。四、档案的整理与分类（一）整理要求1.项目档案应按照文件形成的时间顺序和内在联系进行整理，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。2.每份文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制。3.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，幅面过大的图纸应按要求折叠成A4幅面。（二）分类方法弱电项目档案按照项目阶段和文件类别进行分类，具体如下：1.项目前期文件立项批复可行性研究报告招投标文件2.项目实施过程文件设计文件初步设计施工图设计设计变更施工文件施工组织设计施工方案施工进度计划施工技术交底施工日志工程材料设备资料隐蔽工程验收记录分项分部工程质量验收记录工程质量检验评定资料工程签证单工作联系单会议纪要调试文件调试方案调试记录测试报告系统试运行记录3.项目竣工验收文件竣工验收申请报告竣工验收报告竣工验收备案表工程质量保修书竣工图纸4.项目运维文件设备维护保养记录维修记录故障处理报告系统升级记录软件更新记录用户反馈意见及处理情况记录5.其他文件合同协议往来信函会议纪要照片视频（三）编号与编目1.档案编号采用“项目名称+类别代码+顺序号”的方式，类别代码按照上述分类方法设置，顺序号为每类文件的流水号。例如：[弱电项目名称]SJ001，表示该项目的设计文件中的初步设计文件，顺序号为001。2.编制档案目录，目录应包含档案编号、文件题名、日期（形成时间）、责任者（文件编制人或部门）、页数等信息，便于快速查找和核对档案。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目档案应在项目结束后[X]个工作日内完成归档工作，由项目负责人向档案管理部门提交归档申请，并附上档案目录清单。2.档案管理部门对提交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回项目负责人进行整改，直至符合归档要求。3.审核通过的档案，档案管理部门按照分类编号规则进行编号、编目，装订成册，并在档案封面、脊背等位置标注相关信息，存入档案库房。（二）保管期限弱电项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管项目立项批复文件、可行性研究报告、项目预算及审批文件等重要文件。项目招投标文件。项目竣工验收报告、竣工验收备案表等重要验收文件。涉及公司核心技术、商业机密等具有重要价值的文件。2.长期保管项目实施过程中的主要文件，如设计文件、施工文件、调试文件等，保管期限为[X]年。3.短期保管项目运维文件及其他一般性文件，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.档案采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类索引，便于查询和利用。六、档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因项目管理、技术支持、维护检修、决策参考等工作需要，可以查阅、利用弱电项目档案。外部单位因工作需要查阅项目档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅档案时，利用人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅项目名称、档案名称、查阅目的、查阅时间等信息。档案管理部门根据利用人员的需求，提供相应的档案资料，并在现场监督查阅，确保档案安全。2.如需借阅档案，利用人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人审批后，报档案管理部门负责人批准。档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。（三）归还要求借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、涂改、缺页等情况，应责令借阅人员限期修复或赔偿。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关技术专家组成。鉴定小组负责对到期档案及已失去保存价值的档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案在项目管理、技术研究、历史记录等方面的价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度，结合项目实际情况，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。3.征求公司内部各部门及相关人员的意见，了解档案的利用情况和现实需求，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，清册应包含档案编号、题名、日期、保管期限届满日期