档案归档制度应该谁建立

PAGE档案归档制度应该谁建立档案归档制度建立指南一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位在工作活动中形成的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：归档的文件材料应真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，确保文件材料的完整性。3.分类科学原则：按照文件材料的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.便于利用原则：档案管理应充分考虑利用需求，提供便捷的查阅服务，提高档案的利用效率。二、档案归档范围（一）行政管理类1.公司/组织设立、变更及注销的相关文件，如营业执照、组织机构代码证、公司章程等。2.公司/组织年度工作计划、总结、报告等。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等。4.公司/组织内部规章制度、办法、细则等。5.公司/组织人事任免、奖惩、考核等文件。6.公司/组织行政事务处理文件，如公文收发、传阅、批示等。7.公司/组织对外联络文件，如函件、介绍信、合同等。（二）业务管理类1.公司/组织业务规划、方案、计划等。2.公司/组织业务流程、操作规程、技术标准等。3.公司/组织业务项目立项、审批、实施、验收等文件。4.公司/组织业务合同、协议、订单等。5.公司/组织业务报表、统计数据、分析报告等。6.公司/组织业务调研、考察、论证等文件。（三）财务管理类1.公司/组织财务预算、决算报告。2.公司/组织财务制度、办法、细则等。3.公司/组织会计凭证、账簿、报表等。4.公司/组织财务审计报告、税务申报资料等。5.公司/组织资金筹集、使用、管理等文件。（四）市场营销类1.公司/组织市场调研、分析报告。2.公司/组织产品宣传资料、广告策划方案等。3.公司/组织销售合同、协议、订单等。4.公司/组织客户信息、市场反馈等文件。5.公司/组织营销活动策划、执行、总结等文件。（五）技术研发类1.公司/组织技术研发规划、方案、计划等。2.公司/组织技术研发项目立项、审批、实施、验收等文件。3.公司/组织技术研发成果报告、专利证书、软件著作权等。4.公司/组织技术标准、规范、操作规程等。5.公司/组织技术图纸、资料、文件等。（六）人力资源类1.公司/组织人力资源规划、方案、计划等。2.公司/组织员工招聘、培训、考核、晋升等文件。3.公司/组织员工劳动合同、薪酬福利、社会保险等文件。4.公司/组织员工档案、人事档案等。5.公司/组织员工离职、退休等文件。（七）其他类1.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等。2.公司/组织参加的重要活动、会议的照片、视频等资料。3.公司/组织与外部单位交流合作的文件、资料等。4.其他具有保存价值的文件材料。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应包括原件、复印件、电子文档等多种形式，确保文件材料的真实性和完整性。3.对于重要文件材料，应进行备份，以防丢失或损坏。（二）文件材料的整理1.档案管理部门应按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理。2.整理后的文件材料应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度顺序等。3.对于文件材料中的附件、附图等，应与正文一并整理，保持文件材料的完整性。（三）文件材料的编号1.根据档案分类方案，对整理后的文件材料进行编号，以便于管理和查找。2.编号应具有唯一性，不得重复。3.编号应采用数字、字母等组合方式，便于记忆和识别。（四）文件材料的装订1.对于纸质文件材料，应进行装订，确保文件材料的整齐、牢固。2.装订应采用线装、胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。3.装订时应注意保护文件材料的原貌，不得对文件材料进行裁剪、折叠等处理。（五）文件材料的编目1.档案管理部门应根据档案编号，对文件材料进行编目，编制档案目录。2.档案目录应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案来源、档案保管期限等内容。3.档案目录应采用纸质和电子两种形式，便于查阅和管理。（六）文件材料的装盒1.将编目后的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、档案名称、档案日期等信息。2.档案盒应选择质量较好、符合档案保管要求的材料，确保档案的安全保管。3.档案盒应按照一定的顺序排列，存放在档案柜中。四、档案归档流程（一）文件材料的形成各部门在工作活动中形成的文件材料，应由承办人负责及时收集、整理，并交本部门负责人审核。（二）文件材料的移交各部门负责人审核后的文件材料，应及时移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，并双方签字确认。（三）档案管理部门的接收档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，应按照档案归档要求进行审核、整理、编号、装订、编目等工作。（四）档案的存储档案管理部门将整理好的档案存入档案柜或档案库房，并按照档案分类方案进行排列存放。（五）档案的检索档案管理部门应建立档案检索系统，便于档案的查阅和利用。检索系统应包括档案目录、电子档案数据库等。（六）档案的利用公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。（七）档案的归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织设立、变更及注销的相关文件。2.公司/组织年度工作计划、总结、报告等。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等。4.公司/组织内部规章制度、办法、细则等。5.公司/组织人事任免、奖惩、考核等文件。6.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等。（二）长期保管1.公司/组织业务规划、方案、计划等。2.公司/组织业务流程、操作规程、技术标准等。3.公司/组织业务项目立项、审批、实施、验收等文件。4.公司/组织业务合同、协议、订单等。5.公司/组织财务预算、决算报告。6.公司/组织财务制度、办法、细则等。7.公司/组织会计凭证、账簿、报表等。8.公司/组织财务审计报告、税务申报资料等。9.公司/组织市场调研、分析报告。10.公司/组织产品宣传资料、广告策划方案等。11.公司/组织销售合同、协议、订单等。12.公司/组织客户信息、市场反馈等文件。13.公司/组织营销活动策划、执行、总结等文件。14.公司/组织技术研发规划、方案、计划等。15.公司/组织技术研发项目立项、审批、实施、验收等文件。16.公司/组织技术研发成果报告、专利证书、软件著作权等。17.公司/组织技术标准、规范、操作规程等。18.公司/组织技术图纸、资料、文件等。19.公司/组织人力资源规划、方案、计划等。20.公司/组织员工招聘、培训、考核、晋升等文件。21.公司/组织员工劳动合同、薪酬福利、社会保险等文件。22.公司/组织员工档案、人事档案等。23.公司/组织员工离职、退休等文件。24.公司/组织参加重要活动、会议的照片、视频等资料。25.公司/组织与外部单位交流合作的文件、资料等。（三）短期保管1.公司/组织行政事务处理文件，如公文收发、传阅、批示等。2.公司/组织对外联络文件，如函件、介绍信、合同等。3.公司/组织业务报表、统计数据、分析报告等。4.公司/组织业务调研、考察、论证等文件。5.公司/组织资金筹集、使用、管理等文件。6.其他具有一定保存价值，但保管期限较短的文件材料。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定确定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，经公司/组织领导批准后，进行销毁。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案编号、档案名称、档案日期、销毁时间、销毁方式等内容。七、档案信息化管理（一）电子档案的收集1.各部门在工作活动中形成的电子文件材料，应由承办人负责及时收集，并按照档案归档要求进行整理。2.电子文件材料应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可利用性。3.对于重要电子文件材料，应进行备份，以防丢失或损坏。（二）电子档案的整理1.档案管理部门应按照档案分类方案，对收集的电子文件材料进行分类整理。2.整理后的电子文件材料应按照一定的顺序命名，如时间顺序、重要程度顺序等。3.对于电子文件材料中的附件、附图等，应与正文一并整理，保持文件材料的完整性。（三）电子档案的存储1.档案管理部门应将整理好的电子档案存储在专用的存储设备上，并进行备份。2.存储设备应选择质量较好、符合档案保管要求的产品，确保电子档案的安全保管。3.电子档案应按照档案分类方案进行存储，便于管理和查找。（四）电子档案的检索1.档案管理部门应建立电子档案检索系统，便于电子档案的查阅和利用。检索系统应包括电子档案目录、电子档案数据库等。2.电子档案检索系统应具备快速检索、模糊检索等功能，提高检索效率。3.电子档案检索系统应定期进行维护和更新，确保检索系统的正常运行。（五）电子档案的利用公司/组织内部人员因工作需要查阅电子档案时，应填写电子档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。