在岗员工档案管理制度

PAGE在岗员工档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司在岗员工档案管理，确保员工档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥员工档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体在岗员工档案的管理。（三）管理原则1.真实性原则：员工档案内容必须真实反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工各类信息，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保密员工档案信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动和发展情况，及时更新档案内容。二、员工档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯。2.身份证号码、婚姻状况、联系方式。3.家庭住址、紧急联系人及联系方式。（二）学历及培训经历1.最高学历证书、学位证书复印件。2.参加过的各类培训课程、证书及培训记录。（三）工作经历1.历任工作单位、职位、工作时间。2.工作职责、工作成果及业绩表现。（四）劳动合同及社保信息1.劳动合同签订情况、期限、续签记录。2.社保缴纳记录、险种、缴费基数等。（五）薪酬福利信息1.工资标准、薪资调整记录。2.奖金、津贴、补贴发放情况。3.福利待遇享受情况，如年假、病假、婚假等。（六）绩效考核记录1.各年度、季度绩效考核结果及评价。2.绩效改进计划及执行情况。（七）奖惩记录1.获得的各类奖励，如公司级、部门级奖励，奖励原因及时间。2.受到的纪律处分、处罚，处罚原因及时间。（八）职业资格证书及技能等级证书1.专业技术资格证书、职业资格证书复印件。2.技能等级证书及评定记录。（九）其他重要信息1.员工个人荣誉、资质证明等相关材料。2.员工参与的重要项目、工作成果及相关证明材料。三、档案建立与收集（一）新员工入职档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《员工档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、学历及培训经历、工作经历等内容。2.员工应在入职后[X]个工作日内将填写完整的《员工档案信息登记表》及相关证明材料提交至人力资源部门。3.人力资源部门对新员工提交的档案材料进行审核，确保信息真实、准确、完整。审核无误后，将相关材料整理归档，建立新员工档案。（二）档案材料补充与更新1.员工在工作过程中如有信息变更，如学历提升、工作岗位变动、获得新的奖励或处罚等，应在变更发生后[X]个工作日内填写《员工档案信息变更申请表》，并提交相关证明材料至人力资源部门。2.人力资源部门对员工提交的变更申请及材料进行审核，审核通过后及时更新员工档案内容。（三）档案收集渠道1.人力资源部门定期收集各部门提交的员工绩效考核结果、奖惩情况等相关材料。2.员工本人主动提交学历证书、职业资格证书等新增材料。3.其他相关部门或机构提供的与员工档案有关的信息，如社保部门提供的社保缴纳记录等。四、档案整理与归档（一）档案分类员工档案按照个人基本信息、学历及培训经历、工作经历、劳动合同及社保信息、薪酬福利信息、绩效考核记录、奖惩记录、职业资格证书及技能等级证书、其他重要信息等类别进行分类整理。（二）档案编号为便于档案管理和查询，为每位员工的档案赋予唯一的编号。编号规则为：[公司代码][入职年份][部门代码][员工序号]。例如：[GS01][2023][01][001]（三）档案装订将各类档案材料按照类别顺序排列，采用A4纸张规格，左侧装订，确保整齐、牢固。（四）档案存放1.设立专门的员工档案库房，配备必要的档案存放设备，如档案柜、防火防潮设施等。2.员工档案按照编号顺序存放于档案柜中，便于查找和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工档案。2.公司领导在必要时可查阅员工档案，但需经过人力资源部门负责人批准。3.其他部门因工作需要查阅员工档案，需填写《员工档案查阅申请表》，经本部门负责人签字、人力资源部门负责人批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《员工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容及查阅时间。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审批。3.人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还，由陪同人员核对无误后归档。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅员工档案。如有特殊情况需要借阅，需经公司主管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需重新办理借阅手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《员工档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等内容。2.将申请表提交至公司主管领导审批。3.审批通过后，人力资源部门办理档案借阅手续，向借阅人员发放档案，并要求其签字确认。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，由人力资源部门核对无误后归档。六、档案保密与安全（一）保密措施1.人力资源部门工作人员应严格遵守保密制度，对员工档案信息予以保密。2.未经员工本人同意，不得向任何单位或个人泄露员工档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制查阅范围和借阅人员，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防盗、防火、防潮、防虫等设备。2.定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。3.对因自然灾害、设备故障等原因可能影响档案安全的情况，应制定应急预案，及时采取措施保护档案。七、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其档案保存期限届满且无继续保存必要的。2.档案内容存在错误、重复或已失去保存价值的。（二）销毁流程1.人力资源部门定期对拟销毁的档案进行清理和鉴定，填写《员工档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、数量及销毁原因。2.将申请表提交至公司主管领导审批。3.审批通过后，由人力资源部门安排专人负责档案销毁工作，并做好销毁记录。销毁记录包括销毁时间、销毁档案清单、销毁人员签字等。4.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。八、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门定期对员工档案管理工作进行自查，检查档案的完整性、准确性、保密性及安全管理情况。2.对发现的问题及时进行整改，确保档案管理工作规范有序。（二）外部监督1.接受上级主管部门、劳动监察部门等相