档案管理制度组图

PAGE档案管理制度组图一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保持档案的原始性和完整性。3.方便利用原则：建立健全档案检索体系，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的服务。4.安全保密原则：加强档案安全保密措施，确保档案信息不泄露，维护公司的合法权益。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立和完善公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责档案的保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和完整。5.开展档案利用工作，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。6.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.对公司各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交综合管理部归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合综合管理部做好档案管理相关工作。3.严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项工作中形成的文件、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、统计报表等。3.公司产品研发、生产、销售等业务活动中形成的技术文件、图纸、工艺资料、客户资料等。公司财务、审计、税务等方面的文件材料，如会计凭证、账簿、审计报告、税务报表等。公司人力资源管理工作中形成的员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核材料等。公司行政管理工作中形成的办公文件、行政事务记录、固定资产档案等。公司党群工作中形成的党组织文件、工会文件、共青团文件等。公司对外宣传、交流活动中形成的宣传资料、新闻稿件、合作协议等。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储完整，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。3.对于重要的档案，可采用缩微、光盘等多种载体进行存储，以确保档案的长期保存。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（四）档案清查1.综合管理部应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限等信息，以及档案的存放位置、保管状况等。3.对于清查中发现的问题，应及时进行整改，确保档案的安全和完整。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、日期、用途等信息，经部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅或借阅手续。2.公司外部单位查阅、借阅公司档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，到综合管理部办理查阅或借阅手续。3.查阅、借阅档案应在综合管理部指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。4.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。5.借阅档案应按时归还，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用登记综合管理部应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅人姓名、部门、日期、档案名称、用途等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值。2.结合公司的发展规划和工作需要，判断档案是否仍具有查考利用价值。3.参考同类档案的保管期限和利用情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经公司分管领导签字同意后，进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。3.档案销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，形成电子档案。2.数据录入：将档案的相关信息录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。3.检索利用：通过档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和利用，为公司各部门及员工提供便捷的服务。4.数据备份：定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，确保数据的安全和完整。（三）信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化管理系统的安全防护，防止数