办公室文职人员档案制度

PAGE办公室文职人员档案制度一、总则（一）目的为加强公司办公室文职人员档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室全体文职人员，包括但不限于行政专员、人力资源专员、财务专员、法务专员等岗位的人员档案管理。（三）档案管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映文职人员的工作经历、业绩、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集文职人员的各类相关资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及个人隐私和公司机密的档案信息予以保密。4.规范化原则：按照统一的标准和流程进行档案的收集、整理、归档、保管和利用。二、档案内容（一）个人基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：清晰、完整地复印身份证正反两面。3.学历证书复印件：提供最高学历的毕业证书和学位证书复印件。4.职业资格证书复印件：如有相关职业资格证书，需一并提供复印件。（二）入职相关资料1.入职申请表：记录入职人员的基本信息、求职意向、工作经历等内容。2.劳动合同：明确双方的权利和义务，以及工作岗位、薪酬待遇、工作期限等条款。3.入职体检报告：确保入职人员身体健康，符合公司岗位要求。（三）工作业绩与考核资料1.工作任务完成情况记录：包括工作任务的分配、执行进度、完成质量等方面的记录。2.绩效考核表：定期对文职人员的工作表现进行考核，记录考核结果和评价意见。3.项目成果报告：如参与公司重要项目，需提供项目成果报告，包括项目目标、实施过程、取得的成果等内容。（四）培训与发展资料1.培训记录：记录参加公司内部培训、外部培训课程的情况，包括培训名称、时间、地点、培训内容等。2.培训证书复印件：如有培训证书，需提供复印件。3.个人发展计划：文职人员制定的个人发展计划，以及与上级领导沟通确认的记录。（五）奖惩资料1.奖励证书复印件：包括公司内部奖励、外部荣誉等证书的复印件。2.处罚决定文件：记录因违反公司规章制度而受到的处罚决定。（六）薪资福利资料1.薪资调整记录：记录每次薪资调整的原因、时间、调整幅度等信息。2.福利申请与审批记录：如申请年假、病假、婚假等福利，需提供申请审批记录。（七）其他资料1.离职申请与审批文件：记录离职人员的离职申请、审批过程及相关手续办理情况。2.其他与工作相关的重要文件或资料：如工作汇报、调研报告、会议纪要等，根据实际情况进行归档。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门负责人应及时将本部门文职人员产生的各类档案资料收集齐全，并定期移交至办公室档案管理部门。2.文职人员本人应主动配合档案管理部门，及时提交个人相关资料，并确保资料的真实性和完整性。（二）整理流程1.分类：按照档案内容的类别，将收集到的资料进行分类，如个人基本信息、入职资料、工作业绩等。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照部门、年份、资料类别等进行编排。3.装订：对于纸张较多的资料，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持资料的原有顺序，避免损坏资料内容。4.编目：编制档案目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便于快速查找和核对。四、档案归档与保管（一）归档方式1.纸质档案：将整理好的纸质档案资料按照类别和编号顺序，存放在专用的档案柜中。档案柜应进行合理分区，标识清晰，便于查找。2.电子档案：对于可以电子化存储的档案资料，应进行电子归档。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号方式进行存储，并建立相应的索引目录。电子档案存储介质应定期进行备份，以防止数据丢失。（二）保管期限1.永久保管：对于涉及公司核心机密、重要历史资料、具有长期保存价值的档案，应进行永久保管。2.定期保管：其他档案资料根据其重要性和时效性，确定保管期限，一般为[X]年。保管期限届满后，经档案管理部门审核，确无继续保存价值的档案，可按照规定进行销毁。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。2.档案柜应定期进行检查和维护，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等损坏情况的发生。配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊情况需要向公司外部单位或个人提供档案查阅服务的，必须经公司分管领导批准，并签订保密协议。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全和保密。（二）借阅流程1.借阅申请：公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人审核后，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，借阅人方可到档案管理部门办理借阅手续。3.借阅登记：档案管理部门对借阅情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因。5.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）查阅与借阅注意事项1.查阅和借阅档案时，应保持档案资料的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅和借阅档案的人员必须严格遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。3.档案管理部门应定期对档案的查阅和借阅情况进行统计和分析，及时发现问题并采取相应的措施进行改进。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.档案管理场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员离开工作岗位时，应将档案资料妥善保管，防止丢失或泄露。3.对于涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人专管等措施，确保档案信息的安全。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范工作，安装必要的监控设备，确保档案管理场所的安全。2.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应立即采取措施进行处理，并向上级领导报告。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应能够迅速采取有效的应对措施，最大限度地减少档案损失。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且经档案管理部门审核确无继续保存价值的。2.因其他原因需要销毁的档案，如档案资料损坏无法修复、档案内容已失去时效性等。（二）销毁流程1.提出申请：档案管理部门根据档案的保管期限和实际情况，提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。审批通过后，方可进行销毁。2.审批：申请表经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.清点核对：在销毁档案前，应组织专人对拟销毁的档案进行清点核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.销毁方式：档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁彻底。5.销毁记录：对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁