机关信息化档案制度

PAGE机关信息化档案制度一、总则（一）目的为加强本机关信息化档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，适应信息化时代发展需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作中形成的各类信息化档案，包括但不限于电子文件、电子数据、数据库记录、多媒体资料等。（三）基本原则1.统一管理原则本机关信息化档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案管理应保证信息化档案内容的真实性、完整性，如实反映机关工作的实际情况，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则高度重视信息化档案的安全保密工作，采取有效措施防止档案信息泄露、丢失、损坏，确保档案信息安全。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索、查询、利用效率，为机关各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本机关信息化档案管理制度、流程和标准。2.组织开展信息化档案的收集、整理、归档、存储、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立和维护信息化档案管理系统，确保系统的正常运行和数据安全。4.指导和监督各部门的信息化档案管理工作，开展档案业务培训和考核。5.负责信息化档案的统计分析和编研工作。（二）各部门职责1.负责本部门信息化档案的形成与积累，按照档案管理要求及时整理、移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门信息化档案管理工作，配合档案管理部门做好相关工作。3.严格遵守本机关信息化档案管理制度，确保本部门档案信息的安全和规范管理。三、信息化档案的收集与整理（一）收集范围1.机关在履行职能过程中形成的各类文件、报告、通知、会议纪要等电子文件。2.业务工作中产生的各类数据报表、统计资料、数据库记录等。3.各类图片、音频、视频等多媒体资料，包括工作照片、录音录像、宣传资料等。4.机关信息化建设过程中形成的系统开发文档、技术方案、测试报告等。5.其他具有保存价值的信息化资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的信息化档案收集齐全，不得遗漏。2.收集的信息化档案应确保内容真实、格式规范、数据完整，符合档案管理的质量要求。3.对于重要的信息化档案，应同时收集相关的背景资料、说明文件等，以便更好地理解和利用档案信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、保管期限、类别和密级，进行分类整理。3.按照便于管理和利用的原则，对信息化档案进行编号、编目、著录等工作。（四）整理方法1.电子文件整理按照文件的来源、时间、内容等要素进行分类，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，命名应准确反映文件的主题、日期、作者等关键信息，便于检索。填写电子文件的元数据，包括文件编号、题名、日期、作者、保管期限、密级等，确保元数据的准确性和完整性。2.数据整理对各类数据报表、数据库记录等进行规范化整理，确保数据格式统一、字段准确。建立数据索引和关联关系，方便数据的查询和分析。3.和多媒体资料整理对图片、音频、视频等多媒体资料进行分类标注，注明拍摄时间、地点、主题、作者等信息。对多媒体资料进行格式转换和质量优化，确保能够长期保存和正常播放。四、信息化档案的归档与存储（一）归档要求1.各部门整理好的信息化档案应定期移交档案管理部门进行归档，归档时间原则上为每年[具体时间]。2.档案管理部门对接收的信息化档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，审核合格后予以归档。3.归档的信息化档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，与原存储介质分开存放，异地保存。（二）存储方式1.建立专门的信息化档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备，确保档案数据的安全存储。2.对存储的信息化档案进行分类存储，按照不同的保管期限、类别和密级设置存储区域，便于管理和查找。3.定期对存储设备进行检查、维护和更新，确保存储设备的正常运行，防止数据丢失和损坏。（三）存储环境要求1.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护设施，确保档案存储环境的安全稳定。2.控制存储场所的温度、湿度等环境条件，温度应保持在[具体温度范围]，湿度应保持在[具体湿度范围]。3.定期对存储场所进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。五、信息化档案的保管与保护（一）保管期限划分1.信息化档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括本机关制定的重要政策文件、法规性文件、重大活动记录、历史沿革资料等。3.定期保管的档案期限分为[X]年、[X]年、[X]年等，具体保管期限根据档案的重要程度和实际需要确定。（二）保管措施1.建立信息化档案保管台账，详细记录档案的名称、数量、保管期限、存储位置等信息，便于查询和管理。2.对保管期限届满的档案进行定期鉴定，根据鉴定结果进行相应的处理，需要继续保存的档案重新确定保管期限，不需要保存的档案按照规定程序进行销毁。3.加强对档案存储设备的管理，定期进行数据备份和恢复测试，确保档案数据的可恢复性。（三）保护措施1.采取数据加密、身份认证、访问控制等技术手段，保障信息化档案的安全保密。2.安装防病毒软件、防火墙等安全防护软件，定期进行病毒查杀和安全扫描，防止网络攻击和恶意软件入侵。3.对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的信息化档案，严格按照保密规定进行管理，限制访问权限，确保信息安全。六、信息化档案的利用与服务（一）利用原则1.遵循合法、合规、合理的原则，在确保档案信息安全和保密的前提下，为机关各项工作提供档案信息服务。2.充分利用信息化手段，提高档案利用效率，为利用者提供便捷、高效的服务。（二）利用方式1.提供档案查询服务，利用者可通过档案管理系统查询所需的信息化档案信息。2.开展档案借阅服务，根据利用者的需求，提供档案原件或复印件借阅。借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。3.提供档案数据统计分析服务，为机关决策提供数据支持。4.根据机关工作需要，开展档案编研工作，编写专题资料、大事记等，为机关工作提供参考。（三）利用审批1.利用信息化档案应填写利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用期限等信息。2.利用申请表经部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的密级、保管期限等情况进行审批，审批通过后方可提供利用服务。3.对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，应报机关主管领导审批。七、信息化档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立信息化档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表等。2.鉴定工作小组负责制定鉴定方案，明确鉴定标准和方法，组织开展信息化档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对信息化档案进行综合鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，如过期的文件、重复的数据、无用的资料等，可以考虑销毁。3.对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，销毁前应进行严格的审查和处理，确保信息安全。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的信息化档案，由档案管理部门填写销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清单经鉴定工作小组组长审核签字后，报机关主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用物理销毁（如粉碎存储介质）或数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、人员、方式等，记录材料应归档保存。八、信息化档案管理系统建设与维护（一）系统建设要求1.信息化档案管理系统应具备档案收集、整理、归档、存储、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理功能，满足机关档案管理工作的实际需求。2.系统应采用先进的信息技术架构，具备良好的扩展性、兼容性和稳定性，能够适应未来业务发展和技术变革的需要。3.系统应提供友好的用户界面，方便档案管理人员和利用者操作使用，同时具备完善的权限管理功能，确保档案信息的安全。（二）系统维护与升级1.建立系统维护管理制度，定期对信息化档案管理系统进行检查、维护和优化，确保系统的正常运行。2.及时处理系统运行过程中出现的故障和问题，对系统进行数据备份和恢复测试，保障数据安全。3.根据机关档案管理工作的发展和需求变化，及时对系统进行升级改造，完善系统功能，提高系统性能。（三）数据安全管理1.加强信息化档案管理系统的数据安全管理工作，采取数据加密