档案馆控制档案查阅制度

PAGE档案馆控制档案查阅制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案查阅的管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆内各类档案的查阅管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅必须严格遵守国家法律法规及本公司/组织的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息泄露。3.服务利用原则：在保证档案安全和保密的前提下，最大限度地满足公司/组织内部各部门及相关人员对档案的查阅需求，为公司/组织的各项工作提供支持。二、档案查阅申请与审批（一）申请主体公司/组织内部各部门、员工以及因工作需要查阅档案的外部单位或个人。（二）申请流程1.填写申请表：查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、类别、查阅目的、查阅时间、查阅范围等信息。2.提交申请：将填写完整的申请表提交至本公司/组织档案馆管理部门。3.部门审核：档案馆管理部门对申请表进行初步审核，核实申请信息的完整性和准确性。4.审批：根据查阅档案的密级和重要程度，按照以下审批权限进行审批：查阅一般档案，由档案馆管理部门负责人审批。查阅机密级档案，需经公司/组织分管领导审批。查阅绝密级档案，必须经公司/组织主要领导审批。（三）审批结果通知审批通过后，档案馆管理部门应及时通知查阅人；审批不通过的，应向查阅人说明原因。三、档案查阅方式与场所（一）查阅方式1.现场查阅：查阅人可在档案馆指定的查阅场所进行现场查阅档案。2.复制查阅：对于因工作需要确实无法现场查阅的档案，经审批同意后，可进行复制查阅。复制方式包括复印、扫描、拍照等，但应确保复制内容清晰、完整，不影响档案的原始风貌和信息准确性。（二）查阅场所1.档案馆查阅室：设立专门的档案查阅室，为查阅人提供安静、整洁、安全的查阅环境。查阅室内应配备必要的桌椅、照明设备、电脑等设施，方便查阅人使用。2.查阅室管理：档案馆管理部门应安排专人负责查阅室的日常管理，包括维护查阅秩序、监督查阅行为、提供必要的协助等。查阅室内应悬挂相关管理制度和警示标识，提醒查阅人遵守规定。四、档案查阅人员行为规范（一）遵守纪律查阅人应严格遵守档案馆的各项规章制度，服从档案馆管理部门的安排和管理。（二）爱护档案1.查阅人在查阅档案时，应轻拿轻放，不得随意折叠、污损、涂改档案。2.严禁在档案上标记、批注、抽取、撤换、销毁档案材料。3.如需复制档案，应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制质量。（三）安全保密1.查阅人应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。2.在查阅过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案馆管理部门报告。3.查阅结束后，查阅人应将档案归还原位，不得擅自将档案带出查阅室。如需带出查阅室，必须经档案馆管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。（四）查阅时间限制查阅人应在规定的查阅时间内完成查阅工作，如需延长查阅时间，应提前向档案馆管理部门提出申请，经批准后方可延长。五、档案查阅登记与记录（一）查阅登记1.查阅人进入查阅室时，应在《档案查阅登记表》上进行登记，填写查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称等信息。2.档案馆管理人员应在查阅人查阅档案前，核对查阅人身份和审批手续，确保查阅行为合法合规。（二）查阅记录1.档案馆管理人员应对查阅过程进行记录，包括查阅人查阅的档案内容、查阅时间、查阅方式、查阅人提出的问题及处理情况等。2.查阅记录应详细、准确、完整，并存档备查。查阅记录的保存期限应符合国家相关法律法规及本公司/组织的规定。六、档案复制管理（一）复制申请查阅人如需复制档案，应在《档案查阅申请表》中明确注明复制内容和复制方式，并按照审批流程进行申请。（二）复制审批复制档案的审批权限与查阅档案的审批权限相同，即根据档案的密级和重要程度进行审批。（三）复制操作1.经审批同意复制的档案，由档案馆管理人员按照规定的复制方式进行操作。复制过程中，应确保复制内容清晰、完整，不影响档案的原始风貌和信息准确性。2.复制完成后，档案馆管理人员应对复制件进行核对，确保复制件与原件一致。（四）复制件管理1.复制件应加盖档案馆“档案复制专用章”，以证明其真实性和有效性。2.复制件的发放应严格按照审批流程进行，由档案馆管理人员将复制件发放给查阅人，并在《档案复制发放登记表》上进行登记。3.查阅人应妥善保管复制件，不得擅自将复制件转让、转借或用于其他用途。如需销毁复制件，应将复制件交回档案馆，由档案馆管理人员进行统一销毁，并在《档案复制销毁登记表》上进行记录。七、档案查阅监督与检查（一）内部监督1.档案馆管理部门应定期对档案查阅工作进行内部监督检查，检查内容包括查阅申请与审批流程的执行情况、查阅人员行为规范的遵守情况、档案查阅登记与记录的完整性等。2.对于发现的问题，应及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或问责。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督检查，积极配合外部单位的工作，如实提供档案查阅工作的相关资料和情况。2.对于外部单位提出的意见和建议，应认真研究并及时整改，不断完善档案查阅管理制度。八、档案查阅违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅档案。2.查阅档案时违反安全保密规定，导致档案信息泄露。3.损坏、丢失档案或擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.擅自将档案带出查阅室或转借他人查阅。5.其他违反档案查阅管理制度的行为。（二）处理措施1.对于违反档案查阅管理制度的行为，档案馆管理部门应视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处理措施。2.对于造成档案损坏、丢失或信息泄露等严重后果的，应依法追究相关责任人的法律责任。3.对于外部单位或个人违反档案查阅管理制度的行为，除采取上述处理措施外，还应按照合同约定或相关法律法规，追究其违约责任或法律责任。九、附