档案借阅分级审批制度

PAGE档案借阅分级审批制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本档案借阅分级审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案借阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感程度，实行分级审批制度，确保借阅流程的规范与严谨。4.高效服务原则：在确保档案安全的前提下，为公司各项工作提供及时、有效的档案支持服务。二、档案分级（一）一级档案1.定义：涉及公司核心商业机密、重大决策文件、重要财务数据以及法律法规明确规定需严格保密的档案。2.范围：如公司战略规划、年度预算报告、重大投资项目文件、财务审计报告、涉及商业秘密的合同协议等。（二）二级档案1.定义：对公司运营有重要影响，但保密性要求略低于一级档案的文件资料。2.范围：包括公司年度经营计划、重要业务合同、项目进展报告、人力资源关键信息等。（三）三级档案1.定义：一般性的业务档案和行政文件，对公司日常工作有一定参考价值，但保密性要求相对较低。2.范围：如部门工作总结、一般性业务往来信函、会议纪要等。三、借阅流程（一）借阅申请1.申请人填写申请表：申请人需详细填写《档案借阅申请表》，包括借阅日期、归还日期、档案名称、档案级别、借阅用途等信息。2.部门负责人审批：申请表经申请人所在部门负责人审核，确认借阅用途合理且符合工作需要后签字批准。（二）分级审批1.一级档案借阅审批初审：申请人将经部门负责人批准的申请表提交至档案管理部门，档案管理部门对申请进行初步审核，确认申请信息完整、借阅用途符合规定后，提交至公司高层领导审批。终审：公司高层领导根据档案的重要性和敏感性，对一级档案借阅申请进行最终审批。审批通过后，档案管理部门方可办理借阅手续。2.二级档案借阅审批初审：档案管理部门对二级档案借阅申请进行初审，重点审核申请信息及借阅用途的合理性。初审通过后，提交至公司中层管理人员审批。终审：公司中层管理人员对二级档案借阅申请进行审批，审批通过后，档案管理部门办理借阅手续。3.三级档案借阅审批初审：档案管理部门对三级档案借阅申请进行初审，确认申请信息无误后，由档案管理部门负责人直接审批。终审：档案管理部门负责人审批通过后，档案管理部门办理借阅手续。（三）借阅登记1.档案管理部门登记：经审批通过后，档案管理部门对借阅情况进行详细登记，包括借阅人姓名、部门、档案名称、档案级别、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅凭证发放：档案管理部门向借阅人发放《档案借阅凭证》，借阅人凭此凭证到档案库房借阅档案。（四）档案借阅1.借阅人凭凭证借阅：借阅人持《档案借阅凭证》到档案库房，在档案管理人员的陪同下查阅、借阅档案。2.档案管理人员监督：档案管理人员应对借阅过程进行全程监督，确保借阅人按照规定查阅、使用档案，不得擅自涂改、损毁、转借档案。（五）归还档案1.按时归还：借阅人应在规定的归还日期前归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.档案管理人员验收：借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。3.注销借阅登记：档案管理人员确认档案归还无误后，在借阅登记册上注销借阅记录，并收回《档案借阅凭证》。四、借阅权限（一）不同级别人员借阅权限1.公司高层领导：可借阅一级、二级、三级档案，具有最高的借阅权限。2.公司中层管理人员：可借阅二级、三级档案。3.普通员工：可借阅三级档案。（二）特殊情况借阅权限调整1.因工作需要：如涉及跨部门项目合作、重要业务调研等，普通员工如需借阅二级档案，经所在部门负责人及档案管理部门负责人批准后，可临时借阅。2.经授权：公司高层领导可根据工作需要，授权其他人员借阅特定档案，但需在授权范围内明确借阅权限和审批流程。五、保密要求（一）借阅人保密责任1.签署保密协议：借阅人在借阅档案前，需签署《档案保密协议》，承诺对所借阅档案的内容严格保密，不得向任何无关人员透露。2.遵守保密规定：借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。在借阅期间，如发现档案有丢失、被盗等情况，应立即向档案管理部门报告。（二）档案管理部门保密措施1.档案库房安全管理：档案管理部门应加强档案库房的安全管理，设置必要的安全防护设施，如门禁系统消防安全设备等，确保档案库房的安全。2.档案管理人员培训：定期对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，确保档案管理工作的安全与保密。六、监督与检查（一）内部监督机制1.档案管理部门自查：档案管理部门定期对档案借阅情况进行自查，检查借阅流程是否规范、借阅登记是否完整、档案归还是否及时等。2.公司内部审计：公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案借阅分级审批制度的执行情况，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.警告与批评：对于违反档案借阅分级审批制度的行为，如未按规定申请借阅、擅自扩大借阅范围、未按时归还档案等，档案管理部门将视情节轻重给予警告或批评。2.经济处罚：对于因违规行为导致档案信息泄露、档案损坏或丢失的，公司将根据损失情况对责任人给予相应的经济处罚。3.法律责任追究：对于违反法律法规的行为，公司将依法追究责任人的法律责任。