机关扫描档案管理制度

PAGE机关扫描档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关扫描档案的管理，确保档案信息的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作中形成的，经过扫描处理的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：扫描档案应如实反映机关各项工作活动的真实面貌，确保档案信息与原始档案一致。2.完整性原则：涵盖机关工作中产生的各类文件、资料，保证扫描档案的全面性，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障扫描档案的存储安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.便利性原则：优化扫描档案的管理流程，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、扫描档案的收集与整理（一）收集范围1.机关在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、会议记录、报表、合同、信函等纸质材料。2.电子文件，包括但不限于办公自动化系统生成的文档、电子邮件、电子表格等，在确认具有长期保存价值后进行扫描归档。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于电子文件，应确保其格式清晰、内容完整，并按照规定的命名规则进行命名。（三）整理规范1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号：为每一份扫描档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：制作详细的档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与扫描档案一一对应。三、扫描设备与软件（一）设备配备1.根据档案扫描工作的实际需求，配备性能稳定、分辨率高的扫描设备，如高速扫描仪、平板扫描仪等。2.扫描设备应定期进行维护和保养，确保其正常运行，保证扫描质量。（二）软件要求1.选用功能强大、操作简便的扫描软件，能够实现图像的清晰扫描、格式转换、存储等功能。2.扫描软件应具备加密、备份等安全功能，保障扫描档案的安全性。四、扫描操作流程（一）准备工作1.对需要扫描的档案进行整理，去除装订物、杂物等，确保档案平整。2.检查扫描设备和软件是否正常运行，准备好存储介质。（二）扫描参数设置1.根据档案的类型和保存要求，设置合适的扫描分辨率、色彩模式等参数。一般来说，文字类档案分辨率不低于300dpi，图像类档案分辨率可根据实际情况适当调整。2.色彩模式可根据档案内容选择灰度或彩色，确保扫描后的图像清晰可读。（三）扫描过程1.将档案逐页放置在扫描设备上，按照设定的参数进行扫描。2.在扫描过程中，要注意检查扫描图像的质量，如发现图像模糊、有黑线等问题，应及时调整设备或重新扫描。（四）图像处理1.对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪等处理，确保图像清晰、完整。2.将处理后的图像保存为规定的格式，如PDF、TIFF等，以便于存储和管理。五、扫描档案的存储（一）存储介质选择1.优先选用可靠性高、存储容量大的存储介质，如磁带库、磁盘阵列、光盘库等。2.定期对存储介质进行检查和维护，确保其性能稳定，防止数据丢失。（二）存储方式1.采用分级存储的方式，将扫描档案分为不同的存储级别，如在线存储、近线存储和离线存储。2.在线存储用于频繁使用的档案，近线存储用于近期较少使用但仍需快速访问的档案，离线存储用于长期保存且很少使用的档案。（三）存储位置与环境1.扫描档案应存储在专门的档案存储区域，存储区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保持存储环境的温度、湿度适宜，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。六、扫描档案的检索与利用（一）检索系统建设1.建立完善的扫描档案检索系统，可采用数据库管理系统或专门的档案检索软件。2.在检索系统中录入档案的编号、题名、日期、保管期限等关键信息，以便快速准确地查询档案。（二）检索方式1.支持多种检索方式，如按编号检索、按题名检索、按日期检索、按关键词检索等。2.提供模糊检索功能，方便用户快速找到相关档案。（三）利用权限与流程1.明确档案利用的权限范围，不同人员根据工作需要具有不同的查阅、借阅权限。2.档案利用应填写申请表，经审批后按照规定的流程进行借阅或查阅。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印或泄露档案内容。七、扫描档案的安全管理（一）人员安全管理1.对参与扫描档案管理工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。（二）物理安全措施1.档案存储区域安装门禁系统、监控设备，限制无关人员进入。2.对存储介质进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取。（三）数据安全保障1.定期对扫描档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。2.建立数据恢复机制，确保在数据出现故障时能够及时恢复。（四）安全审计与检查1.定期对扫描档案的安全管理情况进行审计，检查各项安全措施的执行情况。2.对发现的安全问题及时进行整改，消除安全隐患。八、扫描档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度等因素，制定科学合理的鉴定标准。2.对于超过保管期限且确无保存价值的档案，可进行鉴定销毁。（二）鉴定流程1.由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对拟销毁的档案进行鉴定。2.鉴定小组根据鉴定标准，对档案逐一进行审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定同意销毁的档案，编制销毁清单，报机关负责人审批。2.销毁清单应包括档案编号、题名、日期、数量等详细信息。3.按照规定的程序进行销毁，可采用物理销毁（如焚烧、粉碎等）或数据擦除等方式，确保档案信息彻底消除。4.销毁过程应进行记