档案室七项规章制度

PAGE档案室七项规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、合同档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，建立健全档案检索体系。4.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施，确保档案不受损坏、丢失和泄密。5.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，按照规定办理相关手续，保证档案的合理利用。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。7.开展档案管理业务培训和指导工作，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受档案室的业务指导。3.严格遵守公司档案管理制度，按照规定的时间和要求向档案室移交档案。4.在工作中形成的各类文件材料，应及时进行整理归档，不得私自留存或销毁。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管及提供利用等。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，不得私自涂改、伪造档案。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结等。5.公司员工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.公司的财务报表、凭证、账簿等财务档案。7.公司的科技项目档案，包括项目立项、研究、试验、验收等过程中形成的文件材料。8.公司的声像档案，如照片、录音、录像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料应进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、问题等进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写卷内目录和备考表，装订成卷。2.科技档案整理：按照项目进行分类，对项目文件进行编号、编目，建立项目档案卷内目录和备考表，装订成册。3.人事档案整理：按照档案内容进行分类，如履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料等，进行编号、编目，装入档案盒。4.财务档案整理：按照会计年度、类别进行分类，对凭证、账簿、报表等进行编号、编目，装订成册。5.合同档案整理：按照合同类别、签订时间进行分类编号，建立合同档案目录，将合同文本及相关附件装订成册。四、档案的保管（一）保管设施1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.配备必要的档案柜、档案架、装订机、复印机、计算机等设备，满足档案管理工作的需要。（二）档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案的存放位置，方便快速检索。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.科技档案、人事档案、财务档案、合同档案等的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时报告并采取措施进行处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅机密档案时，需经公司主管领导批准，并严格遵守保密规定。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、摘录档案内容。4.借阅期满后，应及时归还档案，档案室管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位查阅公司档案，需持有单位介绍信，注明查阅内容、查阅目的等，经公司主管领导批准后，到档案室查阅。2.外单位借阅公司档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经公司主管领导批准后，到档案室办理借阅手续，并按照规定缴纳一定的押金。3.外单位查阅和借阅档案时，应严格遵守公司档案管理制度和保密规定，不得擅自将档案带出公司或泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清单。2.将档案销毁清单报公司主管领导批准。3.经批准后，由档案室会同相关部门共同对