档案室资料员管理制度

PAGE档案室资料员管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室资料管理，确保档案资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高档案资料的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责对各类档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案资料进行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案资料安全的前提下，充分考虑档案资料的利用需求，提供便捷的查阅、借阅服务。二、档案室职责（一）档案管理1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.接收、收集、整理、分类、编目、装订公司各类档案资料，建立健全档案资料数据库。3.对档案资料进行科学保管，确保档案资料的安全，防止档案资料的损坏、丢失、霉变等。4.定期对档案资料进行清查、核对，确保档案资料账实相符。（二）查阅与借阅服务1.按照规定为公司内部各部门及员工提供档案资料查阅、借阅服务。2.建立档案查阅、借阅登记制度，详细记录查阅、借阅时间、内容、人员等信息。3.对查阅、借阅档案资料的人员进行监督，确保档案资料的安全和完整。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限。2.对已到保管期限且无保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。3.建立档案销毁登记制度，详细记录销毁档案资料的名称、数量、时间、批准人等信息。（四）档案信息化建设1.推进档案管理信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。2.负责档案管理系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。3.组织开展档案数字化工作，将重要档案资料进行数字化处理，实现档案资料的在线查阅和利用。三、档案资料分类与编号（一）分类原则根据公司档案资料的形成领域、内容特点、管理要求等，采用年度机构保管期限分类法进行分类。（二）分类方案1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、资质证书、荣誉证书等。2.党群工作类：包括党组织文件、党员档案、工会文件、共青团文件等。3.经营管理类：包括市场调研报告、营销策划方案、合同协议、财务报表、审计报告等。4.生产技术类：包括产品研发资料、生产工艺文件、质量检验报告、设备档案等。5.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等档案资料。6.其他类：包括公司大事记、新闻报道、对外宣传资料等。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+机构代码+类别代码+顺序号”的结构。2.年度：采用公元纪年，取年份后两位数字表示，如“23”表示2023年。3.机构代码：按照公司内部机构设置，为每个机构分配一个两位代码，如“01”表示公司总部。4.类别代码：根据档案分类方案，为每个类别分配一个两位代码，如“01”表示行政管理类。5.顺序号：按照档案资料形成的先后顺序，为每一份档案资料分配一个四位顺序号，如“0001”。例如，公司总部2023年形成的第一份行政管理类档案资料的编号为“2301010001”。四、档案资料收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、报告、成果等。4.其他与公司业务相关的具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料，应按照档案分类方案进行初步分类。（三）整理要求1.档案资料应按照分类方案进行进一步整理，同一类别的档案资料应按照时间顺序排列。2.每份档案资料应编写页码，并在首页加盖档案章，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。3.对破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案资料的质量。4.整理好的档案资料应装入档案盒，并在档案盒上注明档案编号、名称、类别、保管期限等信息。五、档案资料归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案资料移交档案室归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室应及时对接收的档案资料进行审核，对不符合要求的档案资料，应退回原部门重新整理。3.归档后的档案资料应按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程，年度财务报告，重大合同协议等。3.长期保管的档案资料主要包括公司一般性文件、规章制度、业务档案等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案资料主要包括公司临时性文件、一般性业务资料等，保管期限为1年至10年。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防磁等安全保管条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等。3.定期对档案室进行检查和维护，确保档案资料的安全。六、档案资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案资料的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字批准后，到档案室查阅。2.查阅档案资料时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案资料带出档案室。3.查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、抽换、污损等。4.查阅结束后，应及时将档案资料归还档案室，并在档案查阅登记册上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部各部门及员工因工作需要借阅档案资料的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字批准后，报档案室负责人审批。2.借阅档案资料的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅档案资料时，应出具本人有效身份证件，并在档案借阅登记册上签字确认。4.借阅人应对借阅的档案资料妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案资料内容。5.借阅人归还档案资料时，档案室应认真检查档案资料的完整性和安全性，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.因公司外部单位或个人需要查阅、借阅公司档案资料的，应按照国家有关法律法规和公司规定办理相关手续，并经公司领导批准。2.涉及公司机密的档案资料，原则上不得查阅、借阅，确因工作需要查阅、借阅的，应经公司保密委员会批准，并严格按照保密规定进行管理。七、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，各部门负责人及相关业务人员为成员。（二）鉴定内容1.档案资料的真实性、完整性、准确性。2.档案资料的保存价值。3.档案资料的保管期限是否合理。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案资料进行鉴定，根据鉴定结果填写档案鉴定意见书。2.对已到保管期限且无保存价值的档案资料，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报公司领导批准。3.对涉及公司机密的档案资料，应按照公司保密规定进行处理，不得擅自销毁。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案资料，应在档案室指定的地点进行销毁。2.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，并在档案销毁登记册上详细记录销毁档案资料的名称、数量、时间、批准人等信息。3.监销人应在档案销毁登记表上签字确认，确保档案资料销毁彻底。八、档案资料统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案资料统计制度，定期对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，报送公司领导及相关部门。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务划转等原因，需要将档案资料移交