公务员档案填写规范制度

PAGE公务员档案填写规范制度一、总则（一）目的为了加强公务员档案管理，确保档案信息真实、准确、完整，维护公务员的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体公务员档案的填写、整理、保管、查阅等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案填写必须如实反映公务员的真实情况，不得弄虚作假。2.准确性原则：填写内容应准确无误，字迹清晰，避免模糊不清或歧义。3.完整性原则：各项信息应填写完整，不得遗漏重要内容。4.保密性原则：严格遵守档案保密规定，确保档案信息不被泄露。二、档案内容填写规范（一）个人基本信息1.姓名：填写与身份证一致的姓名全称。2.性别：填写男或女。3.出生日期：按照公历填写具体年月日。4.民族：填写全称，如汉族、蒙古族等。5.籍贯：填写祖籍所在地，按现在的行政区划填写到县（市、区）。6.出生地：填写实际出生的地方，按现在的行政区划填写到县（市、区）。7.政治面貌：填写中共党员、民主党派、无党派人士等。8.参加工作时间：填写首次参加工作的具体年月日。9.学历：填写国家承认的学历，如专科、本科、硕士研究生等。10.学位：填写相应的学位，如学士、硕士、博士等。11.毕业院校：填写获得最高学历的毕业院校全称。12.所学专业：填写与学历相对应的专业名称。13.婚姻状况：填写未婚、已婚、离异、丧偶等。14.健康状况：填写良好、一般、较差等。15.身份证号码：填写18位身份证号码。（二）履历信息1.工作经历：从参加工作开始，按照时间顺序详细填写工作单位、职务、任职时间等信息。2.学习经历：从小学开始，按照时间顺序填写就读学校、学历、学习时间等信息。（三）奖惩情况1.奖励：填写获得的各类奖励，包括奖励名称、授予单位、授予时间等。2.惩处：填写受到的各类惩处，包括惩处原因、惩处单位、惩处时间等。（四）工资情况1.工资变动情况：填写工资调整的时间、调整原因、调整后的工资标准等。2.津贴补贴情况：填写各类津贴补贴的发放情况。（五）考核情况1.年度考核结果：填写每年的年度考核等级，如优秀、称职、基本称职、不称职等。2.专项考核结果：填写各类专项考核的结果。三、档案填写要求（一）填写方式1.一律用钢笔或签字笔填写，字迹要工整、清晰。2.不得使用铅笔、圆珠笔或红色墨水填写。（二）填写内容1.各项内容应按照规定的格式和要求填写，不得随意更改格式或省略内容。2.填写内容应真实可靠，如有虚假信息，将依法追究责任。（三）涂改要求1.档案填写过程中如确需涂改，应在涂改处加盖本人印章或签名，并注明涂改日期。2.严禁私自涂改档案内容。四、档案整理规范（一）分类1.按照档案内容的性质和类别，将档案分为个人基本信息、履历、奖惩、工资、考核等类别。2.每个类别下再按照时间顺序或其他逻辑顺序进行细分。（二）编号1.为每个档案建立唯一的编号，编号应便于管理和查询。2.编号可以采用数字编码或字母与数字组合的方式。（三）装订1.将档案材料按照分类顺序依次排列，采用线装或胶装的方式装订成册。2.装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。（四）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期等信息。2.目录应清晰、准确，便于查阅和检索。五、档案保管规范（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，确保保管场所安全、保密、整洁。2.保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限1.公务员档案应长期保管，不得擅自销毁。2.对于超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（三）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。六、档案查阅规范（一）查阅权限1.因工作需要查阅档案的，应经本单位负责人批准。2.查阅档案应严格遵守查阅范围和查阅手续，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案内容。（二）查阅手续1.查阅人应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.经批准后，查阅人应在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制档案内容。（三）查阅记录1.档案管理人员应建立查阅记录，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。2.查阅记录应妥善保管，以备查考。七、档案转递规范（一）转递条件1.公务员因工作调动、辞职、退休等原因需要转递档案的，应按照规定办理转递手续。2.转递档案应确保档案信息安全，不得丢失、损坏或泄露。（二）转递手续1.转出单位应填写档案转递通知单，注明转递原因、转递单位、转递档案内容等信息。2.档案应通过机要交通或专人送取的方式转递，不得通过普通邮寄或个人自带的方式转递。（三）转递记录1.转出单位和接收单位应建立转递记录，记录转