公安档案管理七项制度

PAGE公安档案管理七项制度一、总则（一）目的公安档案是公安机关在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是公安机关工作的重要组成部分。为加强公安档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《公安档案管理规定》等法律法规，结合公安工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级公安机关及其所属单位的档案管理工作。（三）基本原则公安档案管理工作应遵循统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用的原则。二、档案收集制度（一）收集范围1.反映公安机关履行职能活动的各类文件材料，包括但不限于：上级公安机关的文件、指示、通知等；本级公安机关形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等；下级公安机关的请示、报告、统计报表等；公安机关与其他单位签订的合同、协议、合作文件等；公安机关办理的各类案件的材料，包括立案、侦查、起诉、审判等环节的文件、证据、笔录等；公安机关的人事档案、财务档案、装备档案等。2.反映公安机关重要活动、重大事件的文件材料，包括照片、录像、录音、实物等。3.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、准确、完整。2.档案收集人员应熟悉档案收集范围和要求，主动收集本部门形成的各类文件材料，并及时移交档案管理部门。3.对于重要文件材料，应实行“随办随交”制度，确保文件材料不积压、不丢失。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。（三）收集程序1.各部门在文件材料形成后，应按照档案整理要求进行分类、整理、装订，并编制文件材料目录。2.档案收集人员应认真核对文件材料目录，确保文件材料齐全、完整、准确。3.档案收集人员应将整理好的文件材料移交档案管理部门，并办理交接手续。交接手续应包括交接时间、交接人、接收人、文件材料名称、数量等内容。三、档案整理制度（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案划分为不同的类别。公安档案一般可分为文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。档案目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉或塑料夹。（三）整理要求1.档案整理人员应具备一定的档案业务知识和技能，熟悉档案整理的原则和方法。2.档案整理人员应认真核对文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。3.档案整理人员应按照档案整理要求进行操作，不得擅自更改档案的顺序和内容。4.档案整理人员应定期对档案整理情况进行检查和总结，发现问题及时整改。四、档案保管制度（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）档案保管1.应按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.应建立档案保管台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。3.应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。4.应对破损、褪色、霉变等有问题的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.应严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。（三）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应编制销毁清册，经单位领导批准后，由专人负责销毁。销毁清册应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。五、档案利用制度（一）利用范围1.公安机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。3.涉及国家秘密、警务工作秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（二）利用要求1.查阅、借阅档案应填写查阅、借阅申请表，经单位领导批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅申请表应包括查阅、借阅人姓名、单位、查阅、借阅目的、档案名称、数量等内容。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.查阅、借阅档案应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。4.查阅、借阅档案应及时归还，如需延期使用，应办理延期手续。（三）利用程序1.查阅、借阅人应填写查阅、借阅申请表，提交单位领导审批。2.档案管理部门应根据单位领导审批意见，为查阅、借阅人提供档案，并办理查阅、借阅登记手续。查阅、借阅登记手续应包括查阅、借阅时间、查阅、借阅人姓名、单位、档案名称、数量等内容。3.查阅、借阅人查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还登记手续。归还登记手续应包括归还时间、档案名称、数量等内容。4.档案管理部门应对查阅、借阅档案的情况进行记录和统计，定期向上级档案管理部门报告。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对档案的价值进行鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定标准1.档案的价值应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素进行综合判断。2.具有重要历史价值、现实利用价值和法律凭证价值的档案，应永久保存。3.在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保存，保存期限一般为10年、30年等。4.已失去保存价值的档案，应及时销毁。(三)鉴定程序1.档案管理部门应定期对档案进行清理，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定小组应按照鉴定标准，对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定小组应根据鉴定意见，确定档案的保管期限，并填写档案鉴定表。档案鉴定表应包括档案编号、名称、日期、保管期限、鉴定意见等内容。4.档案管理部门应根据档案鉴定小组的鉴定意见，对档案进行调整和整理，确保档案的保管期限准确无误。七、档案统计制度（一）统计范围对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。（二）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅、借阅档案的人次、档案利用的目的、档案利用的效果等。3.档案保管情况统计：包括档案库房的面积、档案装具的数量、档案的完好率、档案的破损率等。4.档案鉴定情况统计：包括鉴定档案的数量、鉴定档案的保管期限、鉴定档案的销毁数量等。（三）统计要求1.应指定专人负责档案统计工作，确保统计数据的准确、及时、完整。2.档案统计