档案非查阅范围制度

PAGE档案非查阅范围制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案的管理，明确档案非查阅范围，确保档案信息的安全与保密，保障公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及档案查阅工作的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准中关于档案管理与保密的规定。2.安全保密原则：确保档案信息不被非法获取、泄露、篡改，维护档案的安全性和保密性。3.职责明确原则：明确各部门及人员在档案非查阅范围管理中的职责，做到责任清晰。二、档案非查阅范围的界定（一）涉及公司/组织商业秘密的档案1.产品研发资料，包括未公开的技术方案、工艺配方、实验数据等。2.市场战略规划，如尚未实施的市场拓展计划、客户群体分析报告等。3.财务数据中的敏感信息，如未公开的财务预算、成本核算明细等。4.人力资源方面的机密信息，如员工薪酬体系、绩效考核方案、员工个人隐私资料等。（二）涉及公司/组织内部管理机密的档案1.尚未正式发布的规章制度、管理流程优化方案等。2.内部会议纪要中明确标注为机密的内容，涉及重要决策过程、内部矛盾协调等信息。3.员工违纪处理的相关档案，在未按规定程序处理完毕前，不得随意查阅。（三）涉及特定项目或业务的保密档案1.与特定客户签订的保密协议中约定的相关档案信息，仅限协议规定的人员查阅。2.正在进行的重大项目资料，如项目投标文件、谈判记录、合同草案等，在项目未结束或未按规定解密前，属于非查阅范围。三、档案查阅审批流程（一）查阅申请1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的名称、目的、预计查阅时间等信息。2.申请表需经查阅人所在部门负责人签字审批，确认查阅目的的合理性及必要性。（二）审批审核1.档案管理部门收到申请表后，对查阅申请进行初步审核。审核内容包括查阅目的是否符合规定、查阅范围是否在非查阅范围内等。2.对于涉及重要档案或敏感信息的查阅申请，需提交公司/组织高层领导进行最终审批。高层领导根据实际情况，综合考虑公司利益、信息安全等因素，做出是否批准查阅的决定。（三）查阅授权1.经审批通过的查阅申请，档案管理部门向查阅人发放《档案查阅授权书》，明确查阅的档案范围、查阅期限、查阅要求等。2.查阅人需在授权书上签字确认，承诺遵守档案查阅的相关规定，妥善保管查阅的档案，不得泄露档案内容。四、档案查阅过程管理（一）查阅地点与方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如有特殊情况需要带出，必须另行申请并获得批准，且需严格履行登记和归还手续。2.查阅方式应采用现场查阅、电子查阅等符合安全保密要求的方式。对于电子查阅，需严格控制查阅权限，确保查阅过程可追溯。（二）查阅监督1.档案管理部门安排专人对查阅过程进行监督，确保查阅人按照规定的范围和要求进行查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。2.监督人员有权随时检查查阅人的查阅行为，如发现违规行为，应立即制止，并记录相关情况，及时向上级报告。（三）查阅期限1.查阅期限根据查阅申请中注明的时间确定，一般不得超过规定的期限。如需延长查阅期限，查阅人应提前向档案管理部门提出申请，经审批后方可延长。2.查阅期限届满后，查阅人应及时归还所查阅的档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。五、档案非查阅范围的保密措施（一）人员培训1.定期组织涉及档案管理与查阅工作的人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。2.培训内容包括国家法律法规、公司/组织保密制度、档案非查阅范围界定、查阅审批流程等方面的知识。（二）物理隔离1.档案存储场所应具备完善的物理隔离设施，如门禁系统、监控设备、防火防盗设施等，确保档案存储环境的安全。2.对档案存储区域进行合理划分，将非查阅范围的档案与其他档案分开存放，并设置明显的标识。（三）技术防护1.采用先进的档案管理软件系统，对档案信息进行加密存储和管理，设置不同级别的访问权限，防止非授权人员访问。2.利用数据备份与恢复技术，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全的异地场所，以防止数据丢失或损坏。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅非查阅范围档案的行为。2.在查阅过程中违反查阅规定，如擅自摘抄、复制、拍照档案内容，将档案带出查阅室未履行手续等行为。3.泄露档案非查阅范围信息，给公司/组织造成损失的行为。（二）处理措施1.对于初次违规且情节较轻的人员，给予警告处分，并责令其立即停止违规行为，采取措施消除影响。2.对于多次违规或情节严重的人员，除给予相应的经济处罚外，还将视情节轻重给予降职、撤职、解除劳动合同等处理，并依法追究其法律责任。3.因违规行为给公司/组织造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。（二）修订与完善1.随着公司/组织业务发展、法律法规变