股室档案文件管理制度

PAGE股室档案文件管理制度一、总则（一）目的为加强股室档案文件管理，确保档案文件的完整性、准确性和安全性，提高档案文件的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本股室所有档案文件的管理，包括但不限于各类纸质文件、电子文件、图表、数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：股室档案文件由专人负责集中管理，确保档案文件的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照档案文件的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案文件的安全，防止档案文件的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：建立健全档案文件的检索系统，方便股室工作人员查阅和利用档案文件。二、档案文件管理职责（一）股室负责人职责1.负责股室档案文件管理工作的领导和监督。2.审批档案文件管理工作计划和预算。3.协调解决档案文件管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责股室档案文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.建立健全档案文件管理制度和工作流程。3.对档案文件进行分类、编号、编目等处理，建立档案文件检索系统。4.定期对档案文件进行清查、核对，确保档案文件的完整性和准确性。5.做好档案文件的安全保密工作，防止档案文件的泄露、丢失和损坏。6.为股室工作人员提供档案文件查阅和利用服务。（三）股室工作人员职责1.负责本岗位档案文件的收集、整理和移交工作。2.按照档案文件管理制度的要求，妥善保管和使用档案文件。3.在工作中需要查阅和利用档案文件时，及时向档案管理人员提出申请。三,档案文件的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本股室工作相关的文件、通知、指示等。2.本股室形成的各类文件、报告、报表、合同、协议等。3.本股室参加会议、培训、调研等活动形成的文件、资料、记录等。4.本股室工作人员撰写的论文、著作、工作经验总结等。5.其他与本股室工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.股室工作人员应及时将办理完毕的文件、资料收集齐全，移交档案管理人员。2.收集的档案文件应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.对于重要的档案文件，应收集其原件和复印件，复印件应与原件核对无误，并加盖单位公章。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和利用为出发点，对档案文件进行分类、编号、编目等处理。（四）整理方法1.分类：按照档案文件的来源、内容、形式等进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号：对每一类档案文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案文件目录，目录应包括档案文件的编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案文件进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案文件的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案文件整理的要求，及时将整理好的档案文件进行归档。2.归档的档案文件应齐全、完整、准确，符合档案文件管理的要求。3.档案文件应按照年度、类别、保管期限等进行排列，便于查找和利用。（二）保管期限1.档案文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案文件包括本股室形成的重要文件、报告、报表、合同、协议等。3.长期保管的档案文件包括本股室形成的一般性文件、报告、报表、合同、协议等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案文件包括本股室形成的临时性文件、报告、报表、合同、协议等，保管期限为1年至10年。（三）保管方式1.纸质档案文件应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好。2.电子档案文件应存储在专门的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要的档案文件，应采取加密、异地存储等安全措施，确保档案文件的安全。（四）保管期限的鉴定与调整1.档案管理人员应定期对档案文件的保管期限进行鉴定，根据档案文件的实际价值和利用情况，调整保管期限。2.保管期限的鉴定应成立专门的鉴定小组，由股室负责人、档案管理人员和相关业务人员组成。3.鉴定小组应根据档案文件的内容、来源、形式等，对档案文件的保管期限进行综合评估，提出鉴定意见。4.经鉴定需要调整保管期限的档案文件，应及时进行调整，并做好记录。五、档案文件的查阅与利用（一）查阅权限1.股室工作人员因工作需要查阅档案文件时，应填写《档案文件查阅申请表》，经股室负责人批准后，方可查阅。2.外单位人员查阅本股室档案文件时，应持单位介绍信，填写《档案文件查阅申请表》，经股室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案文件时，还应经上级主管部门批准。3.查阅档案文件应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案文件带出档案室。（二）查阅要求1.查阅档案文件时，应爱护档案文件，不得擅自涂改、损毁、丢失档案文件。2.查阅档案文件应严格遵守档案文件的保密规定，不得泄露档案文件的内容。3.查阅档案文件后，应及时将档案文件归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）利用方式1.档案管理人员应根据股室工作人员的查阅申请，及时提供档案文件的查阅服务。2.对于需要复印、摘录档案文件的，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。3.档案管理人员应建立档案文件利用登记制度，对档案文件的查阅、复印、摘录等情况进行详细记录。六、档案文件的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守档案文件的保密规定，不得泄露档案文件的内容。2.股室工作人员应妥善保管和使用档案文件，不得擅自将档案文件借给他人或带出档案室。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案文件，应采取严格的保密措施，确保档案文件的安全。（二）安全措施1.档案室应配备必要的安全设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施设备。2.档案管理人员应定期对档案室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对于重要的档案文件，应采取加密、异地存储等安全措施，确保档案文件的安全。（三）应急处置1.制定档案文件安全应急预案，明确应急处置的流程和责任。2.定期对应急预案进行演练，提高应急处置能力。3.发生档案文件安全事故时，应立即采取应急措施，保护档案文件的安全，并及时向上级主管部门报告。七、档案文件的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案文件信息化管理系统，实现档案文件的电子化存储、检索、利用等功能。2.提高档案文件管理的效率和水平，为股室工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理系统建设1.选择适合本股室档案文件管理需求的信息化管理系统，并进行定制化开发。2.建立档案文件数据库，将档案文件的电子版本进行分类、编号、编目等处理，录入数据库。3.开发档案文件检索系统，实现档案文件的快速检索和利用。（三）信息化管理系统的使用与维护1.股室工作人员应按照信息化管理系统的操作规范，正确使用系统进行档案文件的管理。2.档案管理人员应定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.做好档案文件电子数据的备份工作，防止数据丢失。八、档案文件的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案文件。2.经鉴定需要销毁的档案文件。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对档案文件进行清查，确定需要销毁的档案文件清单。2.填写《档案文件销毁申请表》，经股室负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁档案文件应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案文件无法恢复。4.销毁档案