住建局档案供阅制度

PAGE住建局档案供阅制度一、总则（一）目的为加强住建局档案管理，规范档案供阅行为，保障档案信息的合理利用，特制定本制度。本制度旨在确保住建局档案在满足工作需要的同时，维护档案的真实性、完整性和保密性，为住建局各项工作的开展提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于住建局机关各科室、下属各事业单位以及与住建局有档案借阅往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案供阅工作合法合规。2.安全保密原则：在档案供阅过程中，采取有效措施保障档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的价值，为住建局各项工作提供及时、准确的档案服务。二、档案供阅范围（一）可供内部查阅的档案1.政策法规类档案：包括国家和地方有关住房和城乡建设的法律法规、政策文件等，供机关工作人员在制定政策、执行公务时查阅参考。2.业务工作类档案：涵盖住建局各项业务工作形成的档案，如工程建设项目档案、房地产市场监管档案、住房保障档案等，为业务科室开展工作提供依据和支持。3.行政管理类档案：涉及住建局行政管理工作的各类档案，如人事档案、财务档案、会议记录等，服务于行政管理决策和日常工作运转。（二）可供外部查阅的档案1.依据法律法规或行政决定需要向社会公开的档案：按照政府信息公开的要求，依法向社会公众提供查阅服务的档案，如部分建设项目审批结果公示档案等。2.因工作需要向相关单位或个人提供查阅的档案：在与其他单位开展合作、项目对接或处理涉法涉诉等工作时，根据对方合理需求提供查阅的档案，但需严格履行审批手续。三、档案供阅流程（一）内部查阅流程1.申请：机关工作人员因工作需要查阅档案，需填写《住建局档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等信息，并提交所在科室负责人签字同意。2.审批：申请表提交至档案管理部门，档案管理人员对申请进行审核，重点审查查阅目的是否合理、申请手续是否齐全。审核通过后，报档案管理部门负责人审批。3.查阅：经审批同意后，档案管理人员根据申请表提供相应档案，并在专门的档案查阅室为查阅人员提供服务。查阅人员必须在规定时间内完成查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应另行填写申请，经档案管理部门负责人批准后按规定办理。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。（二）外部查阅流程1.申请：外部单位或个人因工作需要查阅住建局档案，需提前向住建局提交《档案查阅申请函》，详细说明查阅目的、所需档案内容、查阅时间等，并加盖单位公章。2.初审：档案管理部门收到申请函后，对申请进行初步审查，判断申请是否符合法律法规和本制度规定。如初审通过，将申请函及相关材料转至业务对口科室征求意见。3.业务科室意见：业务对口科室根据外部单位或个人的查阅需求，结合工作实际情况，对申请进行评估，并在规定时间内反馈意见。如同意查阅，需明确查阅范围、查阅方式等；如不同意，应说明理由。4.审批：档案管理部门综合业务科室意见后，将申请提交至住建局分管领导审批。分管领导根据具体情况做出最终审批决定。5.查阅前准备：经审批同意后，档案管理部门通知外部查阅单位或个人，并做好查阅前的准备工作，如安排查阅场所、指定专人协助查阅等。6.查阅：外部查阅人员在档案管理部门指定人员的陪同下，在规定场所进行查阅。查阅过程中，查阅人员不得擅自操作档案管理系统或对档案进行修改、删除等操作。如需复印或摘录档案内容，应按照本制度规定办理相关手续。7.归还与备案：查阅结束后，外部查阅人员应将查阅的档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。档案管理部门对外部查阅情况进行记录备案，以备后续查询。四、档案供阅期限（一）内部查阅期限一般情况下，内部查阅档案的期限根据工作实际需要确定，但最长不得超过[X]个工作日。如需延长查阅期限，查阅人员应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。（二）外部查阅期限外部查阅档案的期限原则上不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长，外部查阅单位或个人应提前向住建局提出书面申请，经批准后方可适当延长，但延长时间不得超过[X]个工作日。五、档案供阅的保密要求（一）查阅人员保密义务1.所有参与档案查阅的人员，包括内部工作人员和外部查阅人员，均需严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。未经档案管理部门批准，不得擅自复制、传播、公布档案信息。2.在查阅档案过程中，查阅人员应妥善保管档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如有违反，将依法追究相关责任。（二）档案管理部门保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案查阅室，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗门窗等，确保档案查阅环境安全。2.档案管理人员在提供档案查阅服务时，应严格控制查阅范围，按照审批意见提供相应档案，不得超范围提供档案信息。3.对涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，档案管理部门应采取特殊的保密措施，如单独存放、限制查阅人员等，确保档案信息安全。六、档案供阅的监督与检查（一）内部监督1.住建局纪检监察部门负责对档案供阅制度的执行情况进行内部监督检查，定期或不定期对档案查阅申请、审批、查阅过程等环节进行抽查。2.各科室负责人应加强对本科室人员档案查阅行为的监督管理，确保本科室人员严格按照制度规定查阅档案。（二）检查内容1.查阅申请手续是否齐全，包括申请表填写是否规范、签字审批是否完整等。2.查阅过程是否符合规定，如是否在指定场所查阅（外部查阅是否有专人陪同）、是否超期限查阅、是否擅自复制或传播档案信息等。3.档案归还情况，是否及时归还、档案是否完整无损等。（三）违规处理1.对于违反档案供阅制度的内部工作人员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分；造成档案信息泄露或其他严重后果的，依法依规追究相关责任。2.对于违反档案供阅制度的外部单位或个人，住建局有权终止其查阅申请，并根据情节轻重采取相应措施，如向其上级主管部门通报、依法追究法律责任等。七、档案供阅的信息化管理（一）档案管理系统建设住建局应建立完善的档案管理信息化系统，实现档案信息的数字化存储、检索和管理。档案管理系统应具备用户权限管理、查阅申请审批、查阅记录跟踪等功能，为档案供阅工作提供便捷、高效的信息化支持。（二）电子档案查阅1.在确保档案信息安全的前提下，鼓励内部工作人员通过档案管理系统查阅电子档案。查阅电子档案的流程与查阅纸质档案相同，需填写电子档案查阅申请表，并按照审批流程进行操作。2.外部单位或个人如需查阅电子档案，应按照本制度规定的外部查阅流程申请，并经审批同意后，由档案管理部门通过档案管理系统提供相应电子档案供其查阅。查阅人员应遵守电子档案查阅的相关规定，不得擅自对电子档案进行下载、修改等操作。（三）信息化安全保障1.加强档案管理系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、数据备份等措施，防止档案信息被非法获取、篡改或丢失。2.定期对档案管理系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和安全性。同时，对系统操作人员进行培训，提高其安全意识和操作技能，防止因操作失误导致档案信息泄露。八、附则（一）解释权本制度由住建局档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未