档案室管理制度及上墙要求模板

PAGE档案室管理制度及上墙要求模板一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责集中管理各类档案，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司相关的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作提供便捷的档案查阅和利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管公司各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立科学的档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，对档案利用情况进行登记和统计。7.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整和真实。2.指定专人负责本部门档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，及时将整理好的档案移交档案室。3.在档案形成过程中，严格遵守档案管理规定，确保档案质量。4.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定程序办理相关手续。5.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并接受档案室的监督和指导。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。发现档案损坏、丢失等情况，及时报告并采取相应措施。4.积极参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、维护和管理。5.协助各部门做好档案的整理和归档工作，提供档案业务咨询和指导服务。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、资质证书、荣誉证书等。2.党群工作类：包括党组织文件、党员档案、工会文件、共青团文件等。3.经营管理类：包括市场调研报告、销售合同、采购合同、财务报表、审计报告、投资项目资料等。4.生产技术类：包括产品研发资料、生产工艺文件、质量检验报告、设备档案、技术改造资料等。5.人力资源类：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利资料等。6.基本建设类：包括工程项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。7.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料等。8.声像档案类：包括照片、录音、录像等资料。9.电子档案类：包括公司各类电子文件、数据等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：[2023XZ001]，其中“2023”表示档案形成年度，“XZ”表示行政管理类，“001”表示该类别下的流水号。2.编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保每个档案都有唯一的编号，便于管理和查询。3.对于同一类别的档案，编号应按照时间顺序或重要程度依次排列，以便于档案的整理和检索。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理规定，定期收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全和完整。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，及时进行整理和归档，不得积压或拖延。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应实行专项收集，确保档案资料的全面性和准确性。4.档案室应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，发现问题及时通知相关部门进行整改。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理档案时，应按照档案分类方案进行分类，对每份文件材料进行编号、编目等工作。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.整理好的档案应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。5.档案整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、伪造档案内容。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.各部门整理好的档案应按照规定的时间和要求，及时移交档案室归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、日期、数量等内容，双方签字确认。3.档案室对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，符合要求的予以归档。4.对于不符合归档要求的档案，档案室应及时通知移交部门进行补充或整改，直至达到归档标准。（二）档案保管1.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和利用。4.对重要档案应采取备份保管措施，防止档案损坏或丢失。备份档案可以采用纸质备份或电子备份的方式，分别存放于不同的地点。5.定期对档案进行清查和盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。6.对档案库房的安全设施进行定期检查和维护，确保设施设备正常运行。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.档案室应根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、档案名称、查阅目的等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案室指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅目的、档案名称、编号等内容，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人应向档案室管理人员领取档案，并办理借阅登记手续。借阅人应对所借档案的安全和完整负责，不得转借他人或擅自复制、传播档案内容。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如逾期未还，档案室应及时催还。如发现档案丢失或损坏，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司机密的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度的规定办理审批手续，经公司保密委员会批准后方可查阅或借阅。2.外单位人员查阅或借阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅目的、档案名称、编号等内容，经公司主管领导批准后，由档案室管理人员陪同查阅或借阅，并做好相关记录。3.司法机关、行政机关等依法查阅公司档案，应出具相关证明文件，经公司主管领导批准后，按照规定程序办理查阅手续。档案室应积极配合，提供必要的档案资料，但不得擅自提供涉及公司机密的档案。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务部门人员和公司分管领导等组成。鉴定小组应按照国家有关规定和公司档案管理制度的要求，对档案进行全面审查，综合分析档案的价值，确定保管期限。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等内容，并由鉴定人员签字确认。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案前，应编制档案销毁清单，清单应包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等内容。2.档案销毁清单应经鉴定小组审核签字，并报公司主管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。4.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。档案销毁清单应与档案鉴定表等相关材料一起归档保存。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。2.推进档案资源的共享与整合，为公司各项工作提供便捷的档案信息支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）档案数字化1.对公司重要档案和利用率较高档案进行数字化扫描，形成电子档案。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理。电子档案应与纸质档案相对应，确保内容一致。3.对电子档案进行元数据著录，完善电子档案的检索信息，便于快速查找和利用。（三）档案信息系统管理1.档案信息系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能，满足公司档案管理工作的需要。2.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问和修改档案信息。定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.利用档案信息系统对档案利用情况进行统计分析，为公司档案管理决策提供数据支持。九、档案管理监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节的执行情况。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查等方式进行。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.档案室应加强对自身档案管理工作的监督检查，确保档案管理工作