福建人事档案数字化制度

PAGE福建人事档案数字化制度一、总则（一）目的为加强福建地区人事档案管理，提高人事档案管理效率和服务水平，实现人事档案信息资源的有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本数字化制度。（二）适用范围本制度适用于福建地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“单位”）的人事档案数字化管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于档案管理的法律法规和政策要求，确保人事档案数字化工作合法合规。2.真实性原则：保证数字化后的人事档案信息真实、准确、完整，与原始档案一致。3.安全性原则：采取有效措施保障人事档案数字化信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循统一的数字化标准和规范，确保数字化成果的质量和兼容性。5.便捷性原则：通过数字化手段提高人事档案管理的效率和便捷性，为单位和员工提供优质服务。二、人事档案数字化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本单位人事档案数字化工作计划和方案。2.组织实施人事档案数字化工作，包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。3.对数字化后的人事档案进行质量检查和验收，确保档案信息的准确性和完整性。4.建立健全人事档案数字化管理制度和流程，加强对数字化工作的监督和管理。5.负责与其他部门协调沟通，保障人事档案数字化工作顺利进行。（二）信息技术部门职责1.提供人事档案数字化所需的技术支持和设备保障，包括计算机、扫描仪、服务器、存储设备等。2.负责开发或选用适合本单位的人事档案数字化管理软件，确保软件功能满足档案管理需求。3.对数字化设备和软件进行维护和管理，保障系统的稳定运行。4.协助档案管理部门进行数据备份和恢复工作，确保数据安全。5.负责对人事档案数字化管理人员进行信息技术培训，提高其操作技能和信息化水平。（三）相关部门及人员职责1.各部门应积极配合档案管理部门做好人事档案数字化工作，按时提供所需的档案资料。2.档案管理人员应严格按照数字化操作规程进行操作，确保档案数字化质量。3.涉及人事档案数字化工作的其他人员，应遵守本制度规定，履行相应职责。三、人事档案数字化流程（一）档案整理1.对人事档案进行全面清查，核对档案材料的完整性和准确性，剔除重复、无效的材料。2.按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、排序、编目，确定档案的保管期限和密级。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的可读性。（二）扫描1.根据档案整理情况，制定扫描计划，明确扫描范围、顺序和要求。2.选择合适的扫描设备和扫描参数，确保扫描图像清晰、完整、不失真。3.对档案材料进行逐页扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，彩色模式扫描。4.扫描过程中应注意保护档案原件，避免损坏。（三）图像处理1.对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。2.对图像进行格式转换，统一存储为TIFF或PDF格式，确保图像的通用性和可读性。3.对图像进行加密处理，防止信息泄露。（四）数据挂接1.将图像处理后的档案图像数据与对应的档案目录信息进行关联挂接，建立准确的索引关系。2.按照档案管理软件的要求，录入档案的基本信息、目录信息等，确保数据的准确性和完整性。3.对挂接后的数据进行审核，确保数据与图像的一致性。（五）存储1.将数字化后的人事档案数据存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.建立数据备份机制，定期对数据进行备份，备份数据应异地存储，确保数据安全。3.对存储设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行。四、人事档案数字化质量要求（一）图像质量要求1.扫描图像应清晰、完整，无黑边、白边、模糊、重影等现象。2.图像分辨率应不低于300dpi，色彩模式为24位真彩色。3.图像应保持原始档案的原貌，不得对图像进行拼接、裁剪、涂改等处理。（二）数据质量要求1.录入的数据应准确、完整，与原始档案一致。2.数据字段应符合档案管理软件的要求，不得出现错误或遗漏。3.数据挂接应准确无误，确保图像与目录信息的对应关系正确。（三）验收要求1.数字化后的人事档案应进行质量验收，验收合格后方可正式归档。2.验收内容包括图像质量、数据质量、数据挂接等方面，验收标准应符合本制度要求。3.验收合格的数字化档案应出具验收报告，验收报告应包括验收项目、验收结果、验收人员等信息。五、人事档案数字化安全管理（一）安全制度建设1.建立健全人事档案数字化安全管理制度，明确安全管理职责和流程。2.制定安全应急预案，定期进行演练，提高应对安全事故的能力。（二）人员安全管理1.对参与人事档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.与工作人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。3.加强对工作人员的日常管理，监督其遵守安全制度和操作规程。（三）设备安全管理1.对数字化设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行。2.安装必要的安全防护软件，如防火墙、杀毒软件等，防止病毒入侵和网络攻击。3.对设备进行物理安全防护，如设置门禁系统、监控系统等，防止设备被盗或损坏。（四）数据安全管理1.对数字化后的人事档案数据进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全。2.建立数据访问控制机制，严格限制对数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问数据。3.定期对数据进行备份，备份数据应异地存储，防止数据丢失。4.对数据的修改、删除等操作进行严格的审计和记录，确保数据的完整性和可追溯性。六、人事档案数字化利用与服务（一）利用方式1.单位内部可通过人事档案数字化管理系统查询、借阅人事档案信息，为人力资源管理提供支持。2.根据工作需要，可对数字化人事档案进行统计分析，为单位决策提供数据依据。3.在符合法律法规和保密规定的前提下，可向有关部门或单位提供数字化人事档案信息共享服务。（二）服务要求1.建立健全人事档案数字化利用与服务制度，规范服务流程和标准。2.加强对人事档案数字化管理系统的维护和管理，确保系统的稳定运行，为用户提供便捷的服务。3.对利用人事档案数字化信息的人员进行登记和管理，记录其利用目的、内容、时间等信息。4.严格遵守保密规定，不得泄露人事档案数字化信息，确保信息安全。七、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本地区人事档案数字化工作进行监督检查。2.各单位应加强对本单位人事档案数字化工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.人事档案数字化制度的执行情况。2.人事档案数字化工作流程的规范情况。3.人事档案数字化质量和安全管理情况。4.人事档案数字化利用与服务情况。（三）监督检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。2.现场检查与非现场检查相结合。3.查阅资料与实地查看相结合。（四）问题处理1.对监督