社区档案室规章制度范本

PAGE社区档案室规章制度范本一、总则（一）目的为加强社区档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，为社区各项工作提供有力支持，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于社区档案室工作人员、社区各部门及相关人员在档案管理、查阅、利用等方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.服务利用原则：以服务社区工作和居民需求为宗旨，积极提供档案查阅、利用等服务。4.保密安全原则：加强档案保密工作，确保档案信息不泄露，同时保障档案实体安全，防止档案损坏、丢失等情况发生。二、档案管理职责（一）档案室工作人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计等日常管理工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系，方便档案查阅利用。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.做好档案库房的安全管理工作，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。6.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理。7.协助社区各部门做好档案工作的指导和培训。（二）社区各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，定期向档案室移交应归档的文件材料。2.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案室的沟通协调。三、档案收集（一）收集范围1.社区党组织工作中形成各类文件、会议记录、决议、工作计划、总结等。2.社区居委会工作中形成的各类文件、通知、报告、统计报表、居民档案等。3.社区各类活动的方案、记录、照片、视频等资料。4.社区与上级部门、其他社区及相关单位往来的文件、信函、协议等。5.社区工作人员人事档案、考核材料、培训记录等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门应在每年[具体时间]前将上一年度应归档的文件材料整理后移交档案室。四、档案整理（一）分类标准1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理等方面的档案。2.行政管理类：包括社区日常管理、会议纪要、工作计划总结等方面的档案。3.社区建设类：包括社区规划、环境整治、社区服务等方面的档案。4.社会保障类：包括居民社会保障信息、救助申请等方面的档案。5.文化教育类：包括社区文化活动、教育资源等方面的档案。6.卫生健康类：包括居民健康档案、卫生防疫等方面的档案。7.安全稳定类：包括社区安全管理、矛盾纠纷排查等方面的档案。8.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）整理方法1.按照分类标准对档案进行分类，同一类档案按照时间顺序排列。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对破损、褪色的档案进行修复，确保档案的完整性。5.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，方便查找利用。五、档案归档（一）归档流程1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交档案室。2.档案室工作人员对移交的档案进行核对、检查，符合要求的予以接收。3.档案室工作人员按照整理方法对档案进行进一步整理、编目，完成归档工作。（二）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.其他专门档案应根据实际情况及时归档。六、档案保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备等。3.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找利用。2.不同保管期限的档案应分开存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（三）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.在清查过程中，应核对档案的数量、质量、保管期限等情况，发现问题及时处理。3.清查结果应形成报告，上报社区领导。七、档案查阅与利用（一）查阅范围1.社区工作人员因工作需要可查阅相关档案。2.居民因个人事务需要查阅与其自身相关的档案，如社会保障档案、健康档案等。3.其他单位或个人因工作需要查阅社区档案，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.社区工作人员查阅档案，由所在部门负责人签字批准。3.居民查阅档案，应提供有效身份证明，经社区相关负责人签字批准。4.其他单位或个人查阅档案，应出具单位介绍信，经社区主要领导签字批准。（三）查阅方式1.档案查阅应在档案室进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.档案室工作人员应按照查阅申请表提供的内容，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（四）档案借阅1.因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，按照查阅手续办理借阅审批。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案室工作人员应认真核对档案数量、质量等情况，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。八、档案保密（一）保密措施1.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施。3.档案查阅、利用场所应设置必要的保密设施，防止无关人员进入。4.对电子档案应采取加密存储、访问控制等保密措施。（二）保密教育1.定期对档案室工作人员和社区相关人员进行保密教育，提高保密意识。2.在档案管理工作中，应加强对保密制度执行情况的监督检查，发现问题及时整改。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合社区实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、准确的原则，确保档案鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室工作人员、社区相关部门负责人等组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，确定档案的保管期限。2.对保管期限已满且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成销毁清单。2.销毁清单经社区领导批准后，按照规定的程序进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁情况报告社区领导。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为社区工作提供更加便捷的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等，形成电子档案。2.系统建设：开发或选用适合社区档案管理的信息化系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，保障档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案信息化管理系统应与社区其他业务系统进行有效对接，实现数据共享。2