安监站执法档案管理制度

PAGE安监站执法档案管理制度一、总则（一）目的为加强安监站执法档案管理，规范执法行为，保障执法工作的合法性、公正性和严肃性，提高执法水平和工作效率，依据相关法律法规及行业标准，结合本安监站实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监站在履行安全生产监督管理职责过程中形成的各类执法档案的管理，包括但不限于日常监督检查档案、行政处罚档案、行政强制档案、事故调查处理档案等。（三）基本原则1.真实性原则：执法档案应如实反映执法活动的全过程，确保档案内容真实、准确、完整。2.合法性原则：档案管理工作应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保执法档案的形成、整理、归档、保管和利用等环节合法合规。3.规范性原则：执法档案的格式、内容、整理方法等应符合统一的规范要求，便于查阅、使用和管理。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的执法档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善执法档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各执法科室（大队）的执法档案整理、归档工作，确保档案质量。3.集中统一保管执法档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.按照规定提供执法档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.定期对执法档案进行统计、分析，为执法决策提供参考依据。6.负责执法档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全与完整。（二）执法科室（大队）职责1.负责本科室（大队）执法档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料齐全、完整。2.按照档案管理要求，及时将整理好的执法档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好执法档案的查阅、借阅等工作，如实提供相关信息。4.对本科室（大队）执法档案的真实性、完整性负责，接受档案管理部门的监督检查。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责执法档案的日常收集、整理、装订、编目等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案保管状况，防止档案损坏、丢失。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记档案利用情况。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、执法档案的收集与整理（一）收集范围1.执法文书：包括现场检查记录、责令限期整改指令书、复查意见书、行政处罚决定书、行政强制决定书等各类执法文书。2.证据材料：如照片、录像、录音、证人证言、鉴定报告、检测报告等与执法活动相关的证据。3.审批文件：执法过程中的内部审批表、案件讨论记录等。4.其他相关材料：如当事人的陈述申辩材料、听证材料、送达回执等。（二）收集要求1.执法人员应在执法活动结束后及时将相关材料收集齐全，确保材料的完整性。2.收集的材料应真实、有效，能够客观反映执法活动的全过程。3.对于电子证据，应及时进行备份，并确保其真实性和完整性。（三）整理原则1.遵循执法活动的自然规律和内在联系，保持档案的系统性。2.按照一案一卷的原则进行整理，不同案件的档案应分开整理。3.档案材料应按照文书形成的时间顺序排列，便于查阅。（四）整理方法1.分类：将执法档案分为日常监督检查档案、行政处罚档案、行政强制档案、事故调查处理档案等类别。2.编号：为每个案件档案编制唯一编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：制作档案目录，包括案件编号、案件名称、当事人基本信息、执法文书名称及日期、证据材料清单等内容，目录应清晰、准确。4.装订：将整理好的档案材料按照顺序进行装订，确保牢固、整齐，便于长期保存。四、执法档案的归档与保管（一）归档要求1.执法科室（大队）应在执法活动结束后[X]个工作日内，将整理好的执法档案移交档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（二）保管期限1.日常监督检查档案保管期限为[X]年。2.行政处罚档案保管期限为[X]年，涉及重大行政处罚案件的保管期限为永久。3.行政强制档案保管期限为[X]年。4.事故调查处理档案保管期限为永久。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保数据安全。3.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全与完整。（四）档案保管检查1.档案管理部门应定期对执法档案的保管情况进行检查，每年不少于[X]次。2.检查内容包括档案的存放状况、保管期限、借阅登记等情况，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行详细记录，并存档备查。五、执法档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本安监站执法人员因工作需要查阅执法档案。2.上级主管部门、司法机关等因工作需要查阅执法档案。3.其他依法需要查阅执法档案的单位或个人。（二）查阅程序1.查阅人应填写《执法档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅。4.查阅人应在指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。（三）借阅范围1.因工作需要确需借阅执法档案的单位或个人。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人应填写《执法档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。4.借阅人应在借阅期限届满前归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。5.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，应承担相应的责任。六、执法档案的统计与分析（一）统计内容1.执法档案的数量、类别、保管期限等基本情况。2.执法活动的开展情况，如检查次数、行政处罚案件数量、行政强制案件数量等。3.执法档案的利用情况，如查阅、借阅次数等。（二）统计方法1.档案管理部门应定期对执法档案进行统计，统计数据应准确、及时。2.统计工作可采用手工统计与信息化统计相结合的方式进行，确保统计结果的可靠性。（三）分析要求1.根据统计数据，对执法工作进行分析，总结执法工作中的经验教训，发现存在的问题。2.分析结果应形成报告，为执法决策提供参考依据，促进执法工作的改进和提高。七、执法档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的执法档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果客观、准确。（二）鉴定组织成立执法档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、执法业务骨干等组成。鉴定小组负责对保管期满的执法档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的内容是否仍具有保存价值。3.档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的执法档案，应填写《执法档案销毁申请表》，报本安监站负责人批准。2.批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监销。