财务室档案室制度及职责

PAGE财务室档案室制度及职责一、总则（一）目的为了加强公司财务室档案室的管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务室档案室的档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、审计报告以及其他与财务相关的文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：财务档案应如实反映公司财务活动的真实情况。2.完整性原则：确保财务档案资料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护财务档案的机密性，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循规范的流程和标准，保证档案质量。二、档案管理职责（一）财务室负责人职责1.全面负责财务室档案室的管理工作，制定和完善档案管理制度。2.监督档案管理工作的执行情况，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。3.协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责财务档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立清晰的档案检索体系。3.定期检查档案的保管状况，确保档案安全，对破损、变质的档案及时进行处理。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。（三）财务人员职责1.按照财务档案管理要求，及时整理和移交本岗位形成的财务资料。2.在档案形成过程中，确保资料的真实性、完整性和准确性。3.配合档案管理人员做好档案的查阅和利用工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，原始凭证如发票、收据、报销单等，记账凭证应按照会计核算要求编制。2.会计账簿：总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及相关附注。4.税务资料：纳税申报表、税务审计报告、税务发票领购及使用记录等。5.审计报告：内部审计报告、外部审计报告。6.其他财务文件：财务预算、财务分析报告、财务制度文件、合同协议涉及财务条款等。（二）收集要求1.在财务业务发生过程中，相关人员应及时将形成的资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。3.对于电子文档，应定期进行备份，确保数据安全。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、时间等因素进行分类，如分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。3.编目：制作档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：会计凭证应按照规定的方法进行装订，保证整齐、牢固。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保符合归档要求。2.将审核通过的档案按照分类和编号顺序放入档案柜或存储设备中，并在档案目录中登记归档日期。（二）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.税务资料：按照税务部门规定的保管期限执行。5.审计报告：永久保管。6.其他财务文件：根据其重要性和实际需要确定保管期限。（三）保管条件1.档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等适宜的环境条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于查找。3.对于电子档案，应存储在安全的存储设备中，并定期进行检查和维护。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人和财务室负责人批准后，方可查阅。2.外部单位查阅财务档案，应持有单位介绍信，并经公司管理层批准，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。3.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并登记复印内容和用途。（三）借阅规定1.公司内部人员借阅财务档案，需填写借阅申请表，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和财务室负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。4.外部单位借阅财务档案，除按照上述查阅程序办理外，还应签订保密协议，确保档案安全。六、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且确无继续保存价值的。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.财务室负责人组织相关人员对销毁申请进行审核，报公司管理层批准。3.批准后，由档案管理人员和监销人员共同对档案进行销毁，监销人员应全程监督销毁过程，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立财务档案信息化管理系统，实现财务档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，制定数据恢复计划，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。八、监督与检查（一）内部监督1.财务室负责人定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门定期对财务档案管理情况进行审