海州区编办档案保管制度

PAGE海州区编办档案保管制度一、总则（一）目的为加强海州区编办档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在机构编制工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于海州区编办在履行职责过程中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映机构编制工作的历史过程和实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供及时有效的服务。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构成立海州区编办档案管理领导小组，由编办主任担任组长，副主任担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。设立档案管理办公室，挂靠在综合科，负责档案管理的日常工作。（二）人员职责1.档案管理领导小组职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。审定档案管理工作规划、制度和标准。监督检查档案管理工作的执行情况。协调解决档案管理工作中的重大问题。2.档案管理办公室职责制定和完善档案管理制度，并组织实施。负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。对档案管理人员进行业务培训和指导。定期对档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。3.档案管理人员职责认真履行岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律。负责档案的日常收集、整理和归档工作，确保档案的质量。做好档案的保管工作，维护档案的安全与完整。积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和反馈工作。定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及机构编制部门下发的与机构编制工作相关的文件、通知、通报等。2.编办制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.机构编制审批、调整、备案等业务过程中形成的文件材料，如申请报告、批复文件、会议纪要等。4.人事任免、考核、奖惩等方面的文件材料。5.财务预算、决算、审计等方面的文件材料。6.其他与机构编制工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。2.业务档案整理根据业务类型进行分类，如机构编制审批档案、事业单位登记管理档案等。按照业务流程对文件材料进行排序，每份文件进行编号、编目。建立业务档案台账，记录档案的基本信息和利用情况。3.人事档案整理按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，包括履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等十大类。对每份材料进行鉴别、分类、排序、编目、装订，装入档案盒。建立人事档案信息库，实现人事档案的电子化管理。4.财务档案整理按照会计档案管理的有关规定进行整理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等。对会计凭证进行装订，填写封面和封底，编制会计凭证目录。对会计账簿、财务报告等进行分类整理，装入档案盒。建立财务档案索引，便于查找和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在业务办结后及时归档。3.人事档案应在人员离职或档案材料变更后及时归档。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门整理立卷，保管一年期满后移交档案管理部门。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，文件材料齐全、完整、规范。2.编制归档文件目录，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。3.填写档案移交清单，双方签字确认。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.业务档案的保管期限根据业务性质和相关规定确定，一般不少于10年。3.人事档案的保管期限按照干部人事档案管理的有关规定执行。4.财务档案的保管期限按照会计档案管理的有关规定执行。（四）保管方式1.档案管理办公室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，并定期进行检查和维护。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。（五）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时记录并报告。3.对清查结果进行总结分析，针对存在的问题采取相应的改进措施。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则。严格按照国家有关法律法规和本制度的规定提供档案利用服务。2.方便快捷原则。优化利用流程，提高利用效率，为利用者提供便利。3.保密安全原则。确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。（二）利用范围1.本编办工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位因工作需要查阅档案，须经编办领导批准。3.司法机关因办案需要查阅档案，须持有效证件和相关法律文书，经编办领导批准。（三）借阅手续1.本编办工作人员借阅档案，须填写借阅申请表，经科室负责人签字同意后，到档案管理办公室办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案，须持单位介绍信，填写借阅申请表，经编办领导批准后，到档案管理办公室办理借阅手续。3.司法机关借阅档案，须持有效证件和相关法律文书，填写借阅申请表，经编办领导批准后，到档案管理办公室办理借阅手续。4.借阅申请表应注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。5.档案管理人员应对借阅申请表进行审核，符合要求的予以办理借阅手续，并登记借阅档案的相关信息。（四）借阅期限1.本编办工作人员借阅档案一般不超过10个工作日，如需延期，须办理续借手续。2.外单位人员借阅档案一般不超过7个工作日，如需延期，须经编办领导批准。3.司法机关借阅档案按照相关法律规定执行。（五）借阅要求1.借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换、转借档案。2.借阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。3.档案管理人员应监督借阅人员的查阅行为，确保档案的安全与完整。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题及时报告并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的法律法规和标准。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则。3.确保鉴定工作的公正性、客观性和科学性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实、完整、准确。2.是否反映机构编制工作的历史过程和实际情况。3.是否具有保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法。对每份档案进行逐件审查，判断其价值。2.综合分析法。结合档案的形成背景、保管期限、利用情况等进行综合分析。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的名称来源、日期、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经编办领导审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。5.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告编办领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立海州区编办档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工。对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，建立档案数据库。2.档案管理信息系统建设。开发或选用适合编办档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计等功能的信息化管理。3.信息安全保障。建立健全档案信息化安全管理制度，采取防火墙、加密技术、数据备份等安全措施，确保档