护理院档案工作管理制度

PAGE护理院档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强护理院档案工作的规范化、科学化管理，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，更好地服务于护理院的各项工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于护理院各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所指档案是护理院在医疗、护理、管理、教学、科研等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：护理院档案工作实行集中统一领导，由综合档案室归口管理全院档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案内容必须真实反映护理院各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集护理院在各个工作环节中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善护理院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理护理院各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计等日常管理工作，确保档案的安全和完整。4.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，为档案利用提供便利。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.定期对档案进行鉴定，剔除无保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.负责对护理院各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理要求对本部门档案进行分类整理，编制档案目录，建立本部门档案台账。3.严格遵守档案管理制度，做好本部门档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.积极配合综合档案室的工作，按时将整理好的档案移交综合档案室，并协助综合档案室开展档案的查询、借阅等工作。5.负责向本部门员工宣传档案管理知识，提高员工的档案意识，督促员工及时将工作中形成的档案材料移交归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.护理院行政管理类档案：包括护理院的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案、设备档案等。2.医疗护理类档案：包括病历、护理记录、医嘱单、检查检验报告、手术记录、护理评估等。3.教学科研类档案：包括教学计划、教案、课件、科研项目申报书、研究成果、学术论文等。4.其他类档案：包括护理院与外部单位签订的合同协议、招投标文件、宣传资料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时收集。2.档案形成部门应在工作结束后及时将档案材料整理归档，不得积压或拖延。3.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。4.对于重要的档案材料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案信息的一致性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录和卷内文件目录。2.医疗护理档案：按照病历号顺序进行排列整理，建立病历档案索引。3.教学科研档案：按照项目类别或学科分类进行整理，建立项目档案清单和成果目录。4.其他档案：根据档案性质和特点，采用相应的分类方法进行整理，确保档案的系统性和规范性。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应进行装订、编目、装盒等整理工作，确保档案的整齐规范。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选用质量可靠、耐久性强的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.对特殊载体档案（如声像档案、实物档案等）应根据其特性采取相应的保管措施，确保档案的安全和完整。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括护理院的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要合同协议、财务审计报告等。3.长期保管的档案期限为16年至50年，主要包括一般性的行政管理文件、医疗护理业务档案、教学科研成果等。4.短期保管的档案期限为5年以下，主要包括临时性的文件材料、一般性的工作记录等。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查工作应包括档案数量、保管状况、利用情况等方面的检查，对发现的问题应及时进行处理，并做好记录。3.对清查中发现的破损、变质等档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和护理院档案管理制度，确保档案利用的合法性和安全性。2.本着方便利用、服务工作的原则，为护理院内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格履行审批手续，按照规定进行利用。（二）利用方式及程序1.查阅：护理院内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅重要档案或涉及多个部门的档案，需经档案管理部门负责人批准。外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经护理院主管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在综合档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.借阅：护理院内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅重要档案或涉及机密的档案，需经护理院主管领导批准。外部单位借阅档案，应按照上述程序办理，并缴纳一定的押金。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如档案在借阅期间发生损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅或借阅期限、归还时间等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则。2.以国家有关法律法规和护理院档案管理制度为依据，结合护理院的实际情况，对档案的保存价值进行科学评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，了解其在护理院工作中的作用和地位，确定其保存价值。3.效益评估法：从档案对护理院工作的现实效益和潜在效益出发，评估其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报护理院主管领导批准。2.批准后的档案销毁申请，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应包括档案名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁方式、监销人等内容，销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的护理院档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为护理院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对护理院现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：选用适合护理院档案管理需求的信息化管理软件，建立档案管理系统，实现档案的分类、编号、整理、编目、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。3.数据安全管理：采取有效的数据安全防护措施，如数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和