婚姻登记档案室管理制度

PAGE婚姻登记档案室管理制度一、总则（一）目的为加强婚姻登记档案的科学管理，确保婚姻登记档案的完整与安全，充分发挥婚姻登记档案在婚姻管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《婚姻登记条例》及国家有关档案管理的规定，结合本婚姻登记档案室实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本婚姻登记档案室对婚姻登记档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：婚姻登记档案由本档案室集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。2.真实完整原则：确保婚姻登记档案内容真实、准确、完整，如实反映婚姻登记过程及相关情况。3.安全保密原则：采取有效措施保障婚姻登记档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用，为婚姻管理工作及社会相关需求提供服务。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置本档案室设档案主管一名，负责全面管理工作；档案管理员若干名，具体承担档案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案主管职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本婚姻登记档案室管理制度，并组织实施。2.负责档案工作的统筹规划和协调，指导档案管理员开展各项工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。4.审核重要档案的整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作符合规定要求。5.负责与上级档案管理部门及其他相关部门的沟通协调，及时汇报档案管理工作情况，争取支持与指导。（三）档案管理员职责1.负责婚姻登记档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常工作，确保档案整理规范、有序。2.按照规定的保管期限和要求，对婚姻登记档案进行妥善保管，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管状况，及时处理发现的问题。3.负责档案的查阅、借阅登记和利用服务工作，严格按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，及时归还档案，并做好利用效果的跟踪反馈。4.协助档案主管做好档案统计工作，准确填报档案统计报表，及时提供档案管理工作所需的数据和信息。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护档案的安全与完整。6.完成档案主管交办的其他相关工作任务。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.婚姻登记机关办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证等业务过程中形成以及从其他部门移交的各类档案材料，包括申请书、声明书、审查处理结果、结婚证（离婚证、补发婚姻登记证）等相关材料。2.婚姻登记工作中形成的各类文件、记录、图表、照片、音像等资料，如婚姻登记工作年度总结、统计报表、宣传资料、工作照片、视频等。3.与婚姻登记档案管理有关的其他材料，如档案交接清单、档案销毁清单、档案利用记录等。（二）档案收集要求1.婚姻登记业务办理过程中产生的档案材料，承办人员应在业务办结后[X]个工作日内，按照档案管理要求进行整理，并及时移交档案室。2.移交档案时，承办人员应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间、移交时间等信息，双方签字确认。3.档案室对接收的档案材料应进行认真核对，如发现档案材料不齐全、不完整或不符合要求的，应及时通知承办人员补齐或更正。（三）档案整理方法1.分类：按照婚姻登记类型，将档案分为结婚登记档案、离婚登记档案、补发婚姻登记证档案等类别。2.编号：为每一份婚姻登记档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。编号可采用年份+流水号的方式，如20XX0001。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、婚姻登记类型、当事人姓名、性别、出生日期、登记日期、档案页数等信息，目录应清晰准确，便于查阅。4.装订：对档案材料进行装订，确保材料整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。四、档案保管（一）保管场所1.本婚姻登记档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案存放方式1.档案应按照类别、年度、编号顺序排列存放，并建立档案存放索引，便于快速查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。3.对重要的婚姻登记档案应采取备份存储措施，备份存储介质应与原始档案分开存放，并定期进行检查和更新，确保备份数据的完整性和可用性。（三）档案保管期限婚姻登记档案的保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案包括：涉及国家重大利益、重要历史事件或具有长期查考利用价值的婚姻登记档案。婚姻登记机关形成的重要文件、记录、统计报表等档案材料。反映婚姻登记工作发展历程、具有重要纪念意义的档案材料。2.长期保管的档案包括：一般情况下的结婚登记档案、离婚登记档案、补发婚姻登记证档案等，保管期限为[X]年。婚姻登记工作中形成的一般性文件、记录、图表等档案材料，但具有一定查考利用价值的，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案包括：临时性的婚姻登记工作文件、记录、统计报表等档案材料，保管期限为[X]年。婚姻登记工作中形成的仅供短期参考的档案材料，保管期限为[X]年。（四）档案定期检查1.档案管理员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查，对发现的问题及时采取措施进行处理。3.检查情况应详细记录，并存档备查。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案主管，并按照规定进行处理。五、档案利用（一）利用范围1.婚姻当事人及其利害关系人因自身需要查阅本人婚姻登记档案的。2.司法机关、行政执法部门因工作需要查阅婚姻登记档案的。3.在符合国家法律法规和相关规定的前提下，其他单位或个人因特殊情况需要查阅婚姻登记档案的。（二）利用手续1.婚姻当事人及其利害关系人查阅本人婚姻登记档案的，应持有效身份证件，填写档案查阅申请表，经婚姻登记机关审核同意后，方可查阅。2.司法机关、行政执法部门查阅婚姻登记档案的，应出具单位介绍信、工作证及相关法律文书，填写档案查阅申请表，经婚姻登记机关审核批准后，方可查阅。3.其他单位或个人查阅婚姻登记档案的，应提供充分的理由和相关证明材料，填写档案查阅申请表，经婚姻登记机关审核并报上级主管部门批准后，方可查阅。4.档案查阅申请表应注明查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅档案范围等信息，并由查阅人签字确认。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案室现场进行，查阅人不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理员同意，并按照规定办理相关手续。2.司法机关、行政执法部门因工作需要借阅婚姻登记档案的，应填写档案借阅申请表，经婚姻登记机关审核批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续，但最长不得超过[X]个工作日。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案材料，到期应及时归还档案。3.婚姻当事人及其利害关系人如需利用婚姻登记档案办理相关证明或手续的，档案室可根据实际情况出具婚姻登记记录证明等相关材料，并加盖婚姻登记机关档案专用章。（四）利用登记1.档案管理员应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案主管应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案主管、档案管理员及相关业务人员。2.档案鉴定小组根据档案保管期限的规定，结合档案的实际情况，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定工作应认真细致，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值等因素，确保鉴定结果准确合理。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报上级主管部门批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁日期、档案名称及编号、数量、销毁方式等信息，记录由档案主管及销毁人员签字确认后存档。七、档案统计与信息化管理（一）档案统计1.档案管理员应按照规定及时准确地填报档案统计报表，统计内容包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等。2.档案统计报表应定期上报档案主管，档案主管对统计数据进行审核分析，为档案管理决策提供依据。3.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录，并定期进行核对，确保统计数据的准确性。（二）档案信息化管理1.推进婚姻登记档案信息化建设，建立婚姻登记档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.对婚姻登记档案进行数字化扫描，扫描图