贫困村扶贫档案管理制度

PAGE贫困村扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强贫困村扶贫档案管理，确保扶贫工作资料的完整、准确、系统和有效利用，为扶贫工作决策、考核评估、经验总结提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贫困村扶贫工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于扶贫项目申报、实施、验收资料，贫困对象识别、帮扶、退出资料，扶贫资金使用管理资料，以及其他与扶贫工作相关的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映扶贫工作实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理扶贫工作各环节形成的资料，确保档案资料的完整性。3.规范性原则：档案管理应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，做到格式规范、分类科学、编号有序。4.保密性原则：对涉及贫困对象个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案整理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）扶贫工作领导小组职责1.负责审定贫困村扶贫档案管理制度和工作方案。2.定期检查扶贫档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.对扶贫档案管理工作进行监督和考核。（二）档案管理部门职责1.制定和完善扶贫档案管理制度、工作流程和操作规范。2.组织开展扶贫档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对扶贫档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理业务水平。4.负责扶贫档案信息化建设，实现档案信息的数字化存储和共享利用。（三）各扶贫工作业务部门职责1.负责本部门扶贫工作档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理要求，规范本部门档案资料的形成和积累，确保档案资料的质量。3.配合档案管理部门做好扶贫档案的整理、归档、利用等工作，提供必要的协助和支持。（四）扶贫档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理法律法规和本制度，做好扶贫档案的日常管理工作。2.负责扶贫档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.妥善保管扶贫档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用工作，为扶贫工作提供及时、有效的档案信息服务。5.定期对扶贫档案进行清查和统计，及时向上级报告档案管理情况。三、档案收集与整理（一）收集范围1.贫困对象基础信息档案，包括贫困户申请书、家庭情况调查表、身份证复印件、户口本复印件、收入证明等。2.扶贫项目档案，包括项目申报书、可行性研究报告、项目实施方案、项目招投标文件、项目合同、项目验收报告等。3.扶贫资金档案，包括资金申请报告、资金下达文件、资金使用计划、资金拨付凭证、资金审计报告等。4.贫困对象帮扶档案，包括帮扶计划、帮扶措施记录、帮扶责任人工作记录、帮扶成效评估等。5.贫困对象退出档案，包括退出申请书、民主评议记录、公示资料、退出审批表等。6.其他与扶贫工作相关的文件、资料、记录，如会议纪要、培训资料、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应原件为主，如无法提供原件，应提供复印件，并注明原件保存处。3.档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。4.对收集的档案资料应进行初步审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照扶贫工作的不同类别和阶段，将档案资料分为贫困对象档案、扶贫项目档案、扶贫资金档案、帮扶档案、退出档案等类别。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。4.装订：对档案资料进行装订，确保资料的整齐和牢固。装订时应注意保持资料的原貌，不得随意裁剪或折叠。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照档案分类和编号顺序，对移交的档案资料进行核对和登记，确保档案资料的准确和完整。3.归档的档案资料应编制归档清单，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存。（二）保管期限1.扶贫档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括贫困对象基础信息档案、扶贫项目重大决策文件、扶贫资金审计报告等。3.长期保管的档案包括扶贫项目档案、扶贫资金使用档案、贫困对象帮扶档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括贫困对象退出档案、一般性会议纪要、培训资料等，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。五、档案利用与借阅（一）利用范围扶贫档案主要用于扶贫工作决策、项目管理、考核评估、经验总结、政策研究等方面。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供查阅。查阅档案时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）借阅归还1.借阅者应按时归还档案，如因特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及贫困对象个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，不得泄露。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。3.查阅、借阅档案资料应在指定地点进行，不得将档案带出档案库房。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施。4.对档案资料的电子数据应进行加密存储，设置访问权限，防止数据被非法获取或篡改。（二）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、设施的安全管理。2.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改。做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案资料的安全。3.对档案管理人员进行安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案资料的安全。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立贫困村扶贫档案信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对扶贫档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发扶贫档案信息化管理系统，实现档案的分类管理、目录检索、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全：采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.及时将新形成的档案资料进行数字化录入，保证电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。4.加强对档案信息化管理系统的维护和更新，不断完善系统功能，提高系统的安全性和稳定性。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的扶贫档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。3.对涉及重要事项、具有历史价值或仍有利用价值的档案，应延长保管期限或转为永久保管。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应填写档案销毁申请表，报扶贫工作领导小组批准。2.档案销毁申请表应注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.批准后的档案销毁申请表应作为档案销毁的依据，档案