行政部档案精益管理制度

PAGE行政部档案精益管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部各类档案的管理，包括但不限于文件、合同、报告、会议纪要、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动和业务往来，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案资料，保证档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据清晰，表述规范。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对于涉及公司机密的档案，严格遵守保密规定，限制查阅和使用范围。6.便利性原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）行政部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导各部门做好档案收集、整理、归档等工作。3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、存储、保管、查阅、借阅等。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。6.负责向公司内部和外部提供档案查阅、借阅服务，并按照规定做好登记和审批工作。7.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交行政部集中管理。3.配合行政部做好档案的清查、盘点和信息化建设等工作。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、保管等。3.建立档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、查阅、借阅等情况。4.做好档案的安全保密工作，定期检查档案存储环境，确保档案实体安全和信息安全。5.积极为公司各部门提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。6.协助行政部负责人做好档案管理制度的贯彻执行和监督检查工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件等。2.合同协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。3.报告报表，如财务报告、业务报告、统计报表等。4.会议纪要，包括公司例会、专题会议、项目会议等会议记录。5.人事档案，涵盖员工入职资料、培训记录、考核评价、薪资福利等相关材料。6.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.项目档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目文档、验收报告等。8.其他具有保存价值的资料，如公司荣誉证书、宣传资料、客户资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。4.档案收集过程中，应做好记录，注明档案名称、来源、日期、份数等信息。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类。例如，可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。编号方式可采用数字编号、字母编号或数字与字母组合编号等。3.装订：对于纸质文件，应进行整齐装订，去除金属物，确保文件牢固、平整。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。四、档案归档与存储（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交行政部进行归档。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.行政部对接收的档案进行审核，确保档案符合归档要求。对于不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、名称等信息。（二）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应存放在档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照分类编号建立文件夹，文件夹名称应与纸质档案对应，便于查找和管理。3.声像档案：如照片、录音、录像等，应按照类别和时间顺序整理，并进行数字化存储。存储方式可参照电子档案的要求进行。（三）存储环境管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.控制库房温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.安装防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。4.档案库房应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到行政部办理查阅手续。2.行政部档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出查阅室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.查阅涉及公司机密的档案，应严格按照公司保密制度的规定进行审批，查阅人员应签署保密承诺书。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还行政部，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意，报行政部负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因工作需要确需复制档案，应按照规定办理审批手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（三）外部查阅与借阅1.外部单位或个人查阅公司档案，应持有单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经公司相关部门负责人和行政部负责人审批后，方可查阅。2.外部单位或个人借阅公司档案，应按照公司对外提供档案的相关规定办理审批手续，并签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.行政部应按照审批意见，为外部单位或个人提供档案查阅或借阅服务，并做好登记和记录工作。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值与公司实际需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由行政部负责人、档案管理人员及相关部门业务骨干组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定标准根据档案的形成时间、内容、重要性、完整性等因素，综合判断档案的保存价值。对于已失去保存价值的档案，可予以销毁。保存价值的判断标准如下：1.永久保存：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展具有长远利用价值的档案，应永久保存。如公司成立文件、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期保存：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应长期保存。保存期限一般为[X]年。如一般性业务文件、年度报告、中期财务报表等。3.短期保存：在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，可短期保存。保存期限一般为[X]年。如临时性文件、一般性会议记录等。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经行政部负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程中，应进行现场监督，并在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案管理人员应及时将档案销毁清单归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务质量。（二）信息化系统建设1.选择适合公司档案管理需求的信息化管理软件，确保软件功能满足档案管理的各项业务流程。2.对档案信息化管理系统进行定制化开发，根据公司档案分类体系和管理要求，设置相应的模块和功能，如档案录入、查询、借阅、统计分析等。3.建立档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化录入，确保数据的准确性和完整性。（三）数据安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒入侵，保障档案数据的安全。4.制定数据安全应急预案，定期进行演练，确保在数据安全事件发生时能够及时采取措施，减少损失。（四）信息化培训与应用1.组织档案管理人员和相关部门人员参加档案信息化培训，使其熟悉档案信息化管理系统的操作流程和功能应用。2.鼓励公司员工积极利用档案信息化管理系统查询和利用档案信息，提高工作效率。3.定期对档案信息化管理系统的运行情况进行评估和优化，根据实际需求不断完善系统功能。八、监督与考核（一）监督检查1.行政部定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、存储、查阅、借阅等环节的执行情况。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责