物业工程类档案管理制度

PAGE物业工程类档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业工程类档案的管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和维护，为物业工程管理、决策提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有物业项目工程类档案的管理，包括但不限于工程建设前期文件、工程施工过程文件、工程竣工验收文件、工程设备资料、工程维修与改造文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则物业工程类档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映物业工程建设、维修、改造等实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集物业工程各个环节形成的各类文件资料，确保档案的齐全完整。4.规范性原则档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业相关标准及公司规定，保证档案的规范有序。5.保密性原则对涉及公司机密、业主隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业工程类档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各物业项目工程部门及相关人员做好档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管物业工程类档案，建立档案台账，进行档案的分类、编号、存储等管理工作。4.负责档案的查阅、借阅、归还登记等服务工作，确保档案的安全和正常使用。5.定期对档案进行清查、盘点，对破损、变质等档案及时进行修复和处理。6.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和利用水平。（二）工程部门职责1.负责本部门在物业工程建设、维修、改造等过程中形成文件资料的收集、整理和初步归档工作。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。3.在工程建设、维修、改造等项目结束后，及时将项目全过程形成的完整档案资料移交档案管理部门。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息支持。（三）其他部门职责1.涉及物业工程相关工作的部门，应在工作过程中形成的文件资料及时移交工程部门或档案管理部门。2.协助档案管理部门和工程部门做好档案管理工作，提供与物业工程相关的各类信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程建设前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.工程设计文件初步设计、施工图设计文件、设计变更通知等。3.工程施工过程文件施工组织设计、施工方案、技术交底、工程进度记录、质量检验报告、材料设备检验报告、隐蔽工程验收记录、工程签证单等。4.工程竣工验收文件竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书、竣工图等。5.工程设备资料设备采购合同、设备安装调试记录、设备操作手册、设备维护保养记录等。6.工程维修与改造文件维修改造计划、维修改造方案、维修改造记录、维修改造验收报告等。7.其他与物业工程相关的文件资料，如工程照片、录像、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集相关文件资料，确保档案的完整性和及时性。2.文件资料应真实、有效，签字盖章齐全，字迹清晰，纸张质量符合要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查阅，符合文档一体化管理要求。（四）整理方法1.分类按照物业工程的不同阶段、不同类别进行分类，如工程建设前期、工程施工、工程竣工验收、工程设备、工程维修改造等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年份+项目编号+流水号的方式，如2023001001，表示2023年的第1个项目的第1份档案。3.装订对纸张较小或较散的文件资料进行装订，确保整齐、牢固，便于翻阅和保存。装订时应去除金属物，采用A4纸规格的档案封面和封底。4.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅。四、档案的归档与存储（一）归档要求1.工程部门应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门在接收档案时，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时要求工程部门补充或更正。3.归档的档案应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理要求进行存储。（二）存储方式1.纸质档案采用专用档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类目录建立文件夹结构，进行分类存储。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）存储环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁烟火。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案存储环境的安全和稳定。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.根据档案的密级和重要程度，确定借阅期限，一般不得超过[X]个工作日。如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。如因工作需要复印或摘录档案内容的，应另行填写申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员代为复印或摘录。4.借阅人员在借阅期限届满后，应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应认真检查档案的归还情况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司机密、业主隐私等敏感信息的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司高层领导批准后方可进行。2.外部单位因工作需要查阅或借阅档案的，应持单位介绍信，经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人批准后，按照公司规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅过程中，应有专人陪同，并严格遵守公司的档案管理规定。六、档案的保管期限与鉴定销毁（一）保管期限划分1.永久保管涉及公司重大权益、重要资产、关键技术等具有长期保存价值的档案，如公司成立以来的重要工程建设项目档案中的核心文件、公司产权证书、重要设备的原始资料等。2.定期保管一般工程建设项目档案、工程维修与改造档案等，保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年等。具体保管期限根据档案的重要程度和实际需要确定。（二）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程部门负责人、相关专业技术人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应充分听取各方面的意见，确保鉴定结果的客观、公正。（三）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案鉴定小组组长签字同意后，报公司分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程中，应确保档案信息的彻底销毁，防止信息泄露。3.销毁完毕后，应填写《档案销毁记录》，注明销毁时间、地点、销毁人员等信息，由档案鉴定小组组长和监销人员签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立物业工程类档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供便捷、高效的档案服务。（二）信息化系统功能1.档案录入将纸质档案和电子档案信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案。3.借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理的效率和透明度。4.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.统计分析对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为公司档案管理决策提供数据支持。（三）数据维护1.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应存储